La gestion de projets de subventions est un véritable art. Elle exige un effort considérable, beaucoup de tâches administratives, de la patience et de la coordination. Rationaliser les processus de gestion des projets, c'est réduire les erreurs et les retards, ainsi que le temps perdu à effectuer de petites tâches administratives qui peuvent vous rendre fou. Le but est d'atteindre l'efficacité opérationnelle et, si vous lisez encore, nous savons que c'est aussi votre objectif.
Comme nous fournissons un soutien et des outils techniques pour la gestion des subventions, il est logique de vous donner nos 5 conseils préférés pour rationaliser au mieux la gestion de vos projets de subventions.
#1 Utiliser un calendrier de projet de subvention
La clé de tout projet est de suivre les étapes et de maîtriser chaque échéance à l'aide d'un calendrier. Il en va de même pour la gestion de votre projet de subvention : un calendrier de subventionnement vous aide à organiser vos efforts et vos équipes tout au long de l'année.
Comment s'y prendre ? La méthode la plus courante consiste à utiliser un tableau blanc ou un calendrier interne du bureau. Cependant, ce système manuel a ses limites. Vous vous retrouverez avec un tableau désordonné si vous devez ajouter des notes de dernière minute. Tout comme nous avons déjà expliqué pourquoi Excel n'est pas la meilleure solution, le travail manuel prend beaucoup trop de temps et n'est pas assez efficace. Comme la numérisation offre de nombreuses solutions, c'est aussi un bien meilleur moyen de garder une trace de tout. Un calendrier Outlook et Google partagé garantira un accès commun à tous les membres de votre équipe d'octroi de subventions.
#2 Rationaliser la liste des tâches
Tout en sélectionnant les projets et les causes à soutenir, chaque subventionneur doit suivre ce qui se passe sur le terrain. Pour que votre projet de subvention atteigne ses objectifs, il faut s'assurer que les efforts des équipes sont coordonnés et que les étapes et le budget sont respectés.
Utilisez une liste centrale de tâches pour vous assurer que chaque membre de vos équipes d'octroi de subventions sait ce qu'il doit faire à tout moment.
#3 Centraliser la gestion de vos projets de subventions
Dès le début de vos efforts de subvention, vous allez certainement collecter les demandes, les contacts des demandeurs, le porteur du projet et les informations sur les tiers.
Pour une gestion réussie des projets de subventions, nous vous conseillons vraiment d'utiliser dès le départ un outil central, tel qu'un CRM ou un logiciel dédié à la gestion des subventions. Ce système numérique vous permettra de retrouver facilement toutes les informations de contact, l'historique des messages et les dossiers liés aux projets.
Gardez également à l'esprit que ces données d'octroi sont sensibles. Vous devez vous assurer dès le départ que vous êtes en parfaite conformité avec les nouvelles réglementations en matière de données (GDPR, Can Spam, ...).
#4 Automatiser le traitement des données relatives aux subventions
Le suivi des données relatives à vos projets de subventions est une bonne pratique. La plupart du temps, ces informations sont réparties dans plusieurs documents, ou canaux, ou personnes.
Pour aller plus vite et éviter de perdre votre temps dans la consolidation des données, assurez-vous d'avoir préparé une méthodologie ou un flux de travail qui garantit un traitement "automatique" des données.
L'avantage est évident : plus les données sont traitées automatiquement, plus vous aurez de temps pour travailler à l'amélioration de votre stratégie d'octroi de subventions et de vos résultats. Et, soyons honnêtes : il est de loin préférable pour un subventionneur de travailler sur une stratégie d'octroi de subventions et de créer un impact réel plutôt que de plonger dans excel en permanence !
#5 Utiliser des rapports et des modèles de subventions préétablis
La gestion de votre projet de subvention reposera en grande partie sur les rapports de subvention et les différents audits de subvention.
N'attendez pas que l'accord se rapproche : préparez-vous dès le départ en créant des rapports de subvention et des modèles d'octroi de subventions préconstruits et prêts à l'emploi. Vous pouvez soit utiliser les documents de base de Microsoft ou de Google Suite, soit profiter des rapports de subvention pré-consolidés et experts offerts par un logiciel de subvention dédié.
Parce que nous avons aidé plus de 350 organisations dans le monde, nous savons comment rationaliser les projets de subventions et d'impact social. Nous avons intégré toutes ces astuces dans notre logiciel de gestion des subventions. Il existe des solutions à votre problème, il vous suffit de nous contacter.
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