Un logiciel de gestion des subventions ou une solution interne ?

Vous voulez maximiser vos efforts de financement ? De nombreuses possibilités s'offrent à vous, mais la mise en œuvre d'un système de gestion des subventions est l'une des options les plus rentables. Il peut également vous faire gagner beaucoup de temps grâce à une plus grande automatisation !

Une autre option consiste à créer une solution interne. Cependant, cela peut causer beaucoup plus de problèmes que cela n'en vaut la peine. Les membres de l'équipe ont parfois du mal à s'y retrouver car ils ne se concentrent pas sur une seule tâche. La mise en œuvre est également beaucoup plus difficile et longue que l'externalisation d'une solution. En travaillant avec un fournisseur de logiciels, vous bénéficiez d'une équipe d'experts aux perspectives nouvelles, aux idées nouvelles et aux solutions créatives.

Dans cet article, nous allons examiner les différences entre la mise en œuvre d'une solution logicielle de gestion des subventions et une solution interne afin de trouver la meilleure solution pour vous et votre équipe.

Avantages d'une solution logicielle

1. Gestion des subventions, de l'appel à candidatures à la clôture du projet

Avec une solution logicielle, vous pouvez facilement prendre en charge tous les aspects de la gestion des subventions sur une seule plateforme. Plus besoin de passer des heures et des heures à développer différents systèmes pour les candidatures, le filtrage des candidatures, le rejet et la sélection des candidatures, et le contact avec les candidats. Grâce aux solutions disponibles et établies, vous pouvez gagner du temps en faisant tout cela en un seul endroit, sans aucun développement. 

2. Gestion de l'équipe en un seul endroit

Nous savons tous que la gestion d'une équipe est une tâche stressante. Essayer d'assigner des tâches, de contacter votre équipe, de s'aligner sur des projets et de coordonner des calendriers peut devenir un véritable cauchemar sans un système approprié. Les processus manuels ou la tentative de développer une solution interne peuvent laisser vos équipes informatiques et de gestion s'arracher les cheveux. Heureusement, avec une solution logicielle, vous pouvez faire tout cela sur une seule plateforme. Inutile de passer des heures à essayer de coordonner les membres de l'équipe et les projets lorsque vous pouvez rationaliser ce processus grâce à la technologie !

3. Gain de temps et rentabilité

Économiser du temps et de l'argent est primordial pour survivre dans l'économie actuelle. Il peut être incroyablement frustrant de gaspiller le temps et les ressources de votre entreprise, comme des employés doués ou des investissements, sur des systèmes et des processus qui ne sont pas efficaces. Il est logique, dans ce cas, d'investir dans un logiciel capable d'automatiser ce processus pour vous. Bien que l'investissement initial puisse être supérieur à celui d'une solution interne, il permettra certainement à votre organisation de réaliser des économies substantielles à long terme.

4. Évolutivité

Les processus manuels et les solutions internes sont très bien, jusqu'à ce que vous ayez besoin de faire évoluer vos projets. Souvent, il est long et frustrant de maintenir votre solution pendant que votre projet se développe, surtout si certains aspects de ce projet se déroulent sur différents systèmes (par exemple, Excel pour les budgets, IM pour la communication, etc.) L'adoption d'une solution logicielle élimine ce problème. Le système se développe et s'adapte à l'évolution de vos projets. 

5. Filtrage automatisé

L'un des processus les plus fastidieux de la révision des candidatures consiste à passer en revue chaque demande individuelle et à rechercher l'adéquation parfaite. Avec une solution logicielle, vous pouvez sélectionner et noter les critères qui sont les plus importants pour vous, ce qui vous permet de rejeter et de sélectionner automatiquement les projets et les demandes qui conviennent le mieux à votre organisation. 

6. Sauvegardez et exportez les données comme vous le souhaitez

Avec une application interne, vous êtes souvent limité dans la production de rapports car les données ne sont pas organisées et ne sont exportables que sous Excel. En adoptant une solution logicielle, vous avez la possibilité d'organiser et d'exporter ces données sous la forme que vous souhaitez, comme Excel, CVS, documents Word, graphiques et tableaux, pour n'en citer que quelques-uns. 

7. Conformité au GDPR

Les gestionnaires de subventions sont de plus en plus confrontés au défi de rester en conformité avec les lois GDPR. Avec le bon système logiciel, il n'y a pas à s'inquiéter que les données ne soient pas stockées et sauvegardées conformément au GDPR. 

Comment Optimy peut-il vous aider ?

Avec Optimy, vous avez l'assurance que toutes les activités mentionnées ci-dessus sont regroupées sur une seule et même plateforme. Sur notre plateforme, vous pouvez :

• Gérer tous les aspects du processus de gestion des subventions, depuis l'appel à candidature jusqu'à la notification aux candidats de leur réussite ou non.
• Gérez les tâches, le budget, le calendrier et bien plus encore de votre équipe. 
• Restez en contact avec les candidats et les membres de l'équipe dans le monde entier, tous sur la même plateforme. 
• Économisez du temps et des ressources en centralisant toutes vos tâches et vos données, en automatisant les flux de travail et en créant des rapports facilement exportables. 
• Faites évoluer facilement vos projets à mesure qu'ils se développent.
• Filtrez automatiquement les candidatures en fonction de critères prédéterminés et notés et répondez automatiquement aux candidats.
• Soyez assuré que vos données sont en sécurité, sauvegardées et conformes au GDPR sur notre système basé sur le cloud, qui est surveillé 24/7. 

Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Optimy peut vous être utile ? Contactez-nous dès aujourd'hui ou demandez une démonstration!

Vous n'êtes pas sûr de l'intérêt pour votre organisation de passer de processus manuels ou de solutions internes à Optimy ? Consultez cet article de Capital Power au Canada et découvrez comment l'entreprise a gagné du temps et des ressources en adoptant l'outil Optimy !