Comment Capital Power a réduit de moitié son processus d'examen des demandes !

Capital Power est un producteur d'électricité dont le siège social est situé en Alberta, au Canada, et qui possède des installations de production d'électricité dans toute l'Amérique du Nord. L'entreprise s'est engagée à croître afin d'offrir une valeur à long terme, de protéger l'environnement et d'aider les communautés locales. Ses actifs thermiques et renouvelables représentent une capacité de production d'environ 6 500 MW qui est bien positionnée pour soutenir le système énergétique à faible émission de carbone.

Résultat : 50% de temps gagné sur les tâches administratives !

Lorsque Capital Power a commencé à rechercher des solutions alternatives, Optimy s'est imposé comme le premier choix. Optimy avait déjà fait l'objet d'une démonstration, de sorte qu'ils étaient déjà conscients de son potentiel. L'une des caractéristiques de l'outil qui intéressait le plus Capital Power était la possibilité d'apporter des modifications aux formulaires par eux-mêmes, ainsi que la simplicité de l'outil. En outre, la possibilité pour les employés et les partenaires communautaires de pré-remplir des informations à partir de demandes précédentes était également attrayante. 

Lindsay Cooper mentionne que même s'ils appréhendaient un peu le décalage horaire entre l'Amérique du Nord et l'Europe, ils ont parlé avec plusieurs références qui leur ont assuré que le décalage horaire ne posait aucun problème. Après une évaluation approfondie de plusieurs outils de gestion de la RSE, Capital Power était convaincu que l'outil Optimy répondrait le mieux à ses besoins.  

Capital Power gère maintenant quatre formulaires Optimy différents. Alors que ces formulaires auraient pu être créés par Capital Power elle-même, elle a choisi de faire appel à Optimy pour les créer. De plus, Optimy les a aidés à importer 10 ans de leurs données historiques. Les formulaires publics externes ont été mis en ligne de manière transparente en novembre 2019 et les formulaires internes des employés en février 2020. 

"Travailler avec Optimy a été très facile et j'ai apprécié tout le soutien qu'ils ont fourni pendant le développement de nos formulaires. Ils ont constamment proposé des solutions pour répondre à nos besoins et ont développé un produit que nos employés et nos partenaires communautaires trouvent facile à utiliser. Ce que je préfère dans l'outil, c'est la possibilité d'apporter des modifications par moi-même, en quelques minutes, plutôt que d'attendre des mois que quelqu'un d'autre le fasse pour moi", a déclaré Lindsay Cooper. 

Avec Optimy, Capital Power a simplifié son processus d'investissement communautaire. Des fonctionnalités telles que la gestion des tâches et le flux de travail automatisé ont eu un impact considérable sur le travail quotidien de l'équipe. Capital Power dispose actuellement de 9 flux de travail automatisés différents qui transforment des projets complexes en une gestion de projet facile à suivre. 

Selon M. Cooper, la rationalisation du flux de travail a aidé la productivité de l'équipe dans son ensemble : "Il y a moins d'e-mails et nous avons une meilleure gestion des projets". Elle explique également que le temps consacré à l'examen de chaque demande a considérablement diminué, passant d'une moyenne de 7 minutes par demande à 3 minutes, tout cela grâce aux fonctions de gestion des tâches. Avec une telle augmentation de l'efficacité, l'équipe peut consacrer plus de temps à travailler avec des partenaires dans les communautés locales pour fournir un meilleur impact et un meilleur soutien.