Est-il temps de commencer à utiliser une solution de gestion des subventions ?

Partout dans le monde, les entreprises jouent de plus en plus un rôle transformateur dans la société. L'ancienne pratique consistant à faire un chèque pour une bonne cause ne suffit plus. Les marques d'aujourd'hui doivent épouser les valeurs qu'elles affichent et s'y tenir.

Repenser leur rôle dans le monde d'aujourd'hui conduit les organisations à créer des fondations d'entreprise. Au cours des dernières années, ces fondations se sont transformées en moteurs stratégiques et efficaces du changement social. Cependant, les fondations d'entreprise ont de nombreux défis à relever.

L'un des plus importants est la complexité croissante des programmes d'impact social qui doivent s'aligner sur les valeurs de la fondation, combinée à la nécessité de respecter les quotas de décaissement. Une solution logicielle pour gérer vos subventions peut vous aider à gérer cette complexité et à être à la hauteur de votre objectif tout en soutenant des projets à fort impact.

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment votre fondation d'entreprise peut bénéficier d'un outil de gestion des subventions. 

Comment une solution de gestion des subventions peut-elle aider à pallier le manque de financement?

Demandez à n'importe quel gestionnaire de subventions quel est son plus grand défi et il vous répondra sans hésiter : le manque de financement. D'après l'étude Game Changers: Corporate Foundations in a Changing World , il s'agit de la préoccupation la plus fréquente des directeurs généraux de fondations d'entreprise. De nombreuses organisations souffrent également d'un manque d'adhésion de la part de la société mère.  

Aujourd'hui, donner plus en soi ne satisfait pas les critiques - plus les entreprises donnent, plus la société attend des choses d'elles. Il est difficile, voire impossible, pour les dirigeants de justifier les dépenses de bienfaisance en termes de bénéfices nets. En outre, une entreprise peut ne pas avoir la capacité de budgétiser des montants constants pour les dons d'entreprise, que les années soient bonnes ou mauvaises. Les conseils d'administration finissent par réduire les budgets des projets de RSE, ce qui a un impact sur le travail des fondations.  

Mais on pourrait dire que le principal défi des fondations d'entreprise n'est pas le manque de financement, mais la manière d'allouer le budget. Le manque de suivi interne et les difficultés à mesurer l'impact social des activités ont conduit les organisations à prendre de mauvaises décisions.

Pourquoi une solution de gestion des subventions est-elle importante pour la mesure d'impact ? 

Mesurer le retour sur investissement (ROI) va de pair avec un financement durable et sain. Les fondations d'entreprise qui comprennent et démontrent leur impact à court et à long terme peuvent continuellement filtrer les meilleurs bénéficiaires pour se concentrer sur les domaines où leur expertise, leur expérience et leurs ressources sont les plus efficaces. Mais pour viser un impact social élevé, ces fondations doivent disposer des bons outils pour mesurer les résultats.

Pourtant, il est rare que les fondations d'entreprise donnent la priorité à ces outils. Elles concentrent leur intérêt sur les programmes gratuits basés sur le cloud et ne correspondent souvent pas aux activités des fondations d'entreprise. Elles fondent principalement leur choix sur le prix ou l'absence de prix. Mais ce que les PDG de nombreuses fondations n'ont pas encore compris, c'est que les soi-disant "outils gratuits" coûtent en fait beaucoup d'argent. 

Souvent, le personnel n'est pas formé à l'utilisation du logiciel libre et aucun flux de travail adéquat n'est établi. Ce problème ne concerne pas uniquement le secteur des fondations d'entreprise. Tout récemment, The Guardian a fait état d'une erreur d'Excel qui a entraîné la perte de 16 000 résultats de tests. Cela montre qu'un outil gratuit et simple à utiliser peut ne pas être si simple, ni si gratuit. 

Que devez-vous attendre d'un logiciel de gestion des subventions ?

Le processus de gestion des dons et des subventions aux entreprises peut être assez complexe. Même les subventionneurs ayant des années d'expérience peuvent se trouver dépassés par le nombre de candidats et les multiples personnes évoluant dans le processus de décision. 

C'est pourquoi les logiciels de gestion des subventions sont si essentiels : les gestionnaires de subventions peuvent être au courant de tout et éviter de gaspiller de l'argent. Un excellent logiciel de gestion des dons d'entreprise devrait rationaliser vos opérations d'octroi de subventions et mesurer vos efforts de dons en éliminant tous les obstacles qu'une fondation peut rencontrer lorsqu'elle redonne à la société.  

OptimyPar exemple, l'outil flexible et convivial d'EDC vous permet de trier automatiquement les demandes reçues en fonction des critères que vous avez choisis, afin de sélectionner les bons bénéficiaires et d'obtenir un retour sur investissement plus important. En présentant l'impact des activités de mécénat de votre fondation à l'aide de nos outils de reporting faciles à utiliser, vous pouvez vous assurer du soutien de la société mère et des membres du conseil d'administration. En outre, Optimy vous aide à allouer et à suivre rapidement tous les budgets de vos projets. Ainsi, vous restez au fait de vos résultats et gardez le contrôle de tous vos coûts.

En résumé, le bon logiciel de gestion de projets de subventions vous permettra de disposer du temps, des données et des ressources nécessaires pour amplifier l'impact social de votre entreprise. 

13 caractéristiques qu'une bonne solution de gestion des subventions devrait avoir :

Plateforme de soumission en ligne: Vous pouvez créer une plateforme de soumission souple et personnalisable pour recueillir les candidatures par voie numérique.

Formulaires intelligents : La structure des questionnaires comporte plusieurs parties, de sorte que les demandeurs de subventions reçoivent des questions différentes en fonction de leurs réponses précédentes.  

Filtrage et notation automatiques : L'automatisation du processus d'examen des candidatures est essentielle pour gagner du temps et se concentrer sur les candidatures qui correspondent à vos critères. 

Importation de données : Un bon outil de gestion des subventions vous permet d'importer des données antérieures dans la plateforme, telles que des contacts, des demandes et des fichiers Excel. 

Un tableau de bord convivial : Une interface interactive et facile à utiliser pour trouver rapidement les informations essentielles au premier coup d'œil. 

Gestion des contacts : La vie est plus facile lorsque vous pouvez centraliser, organiser et gérer tous les contacts en un seul endroit ; votre outil RSE doit donc vous permettre de le faire. 

Réponse automatique : L'envoi d'un message manuel à chaque demandeur peut être fatigant. Une bonne solution de gestion des subventions devrait envoyer automatiquement des réponses aux demandeurs de subventions qui ne répondent pas à vos critères. 

Gestion d'équipe : Vous pouvez accroître votre efficacité en créant différents rôles d'équipe et en déléguant des responsabilités à chacun d'eux. 

Flux de travail automatisés : Concevez et mettez en place des flux de travail automatisés pour organiser le suivi de vos projets. Cette fonctionnalité peut également être utile pour créer automatiquement des tâches pour les membres de l'équipe. 

Suivi budgétaire : Rester au sommet de vos résultats et garder le contrôle de vos dépenses est certainement important lorsque vous gérez des projets de subventions. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez voir combien d'argent a été alloué pour chaque tâche et vous assurer que vous respectez votre budget. 

Calendrier de paiement : Le suivi des paiements de vos activités de subvention peut être délicat. Mais le processus peut être sans douleur avec un bon logiciel de gestion des subventions. Cette fonction vous permet de gérer et de suivre facilement tous vos paiements. 

Graphiques : Il est essentiel de rendre compréhensibles toutes les données contenues dans l'outil. La fonction de graphiques peut contribuer à rendre votre rapport plus axé sur les données tout en restant rapide à lire et à comprendre. 

Exportation de données : Toutes les personnes impliquées dans votre processus d'octroi de subventions n'utiliseront pas le logiciel de gestion des subventions. Il est donc essentiel de télécharger et de partager des documents avec les non-utilisateurs, tels que les membres du conseil d'administration et les personnes extérieures. 

Sécurité : Pour votre sécurité, l'outil doit être capable de rechercher les virus dans les fichiers avant que les utilisateurs ne les téléchargent. 

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