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Bien que la rédaction d'un rapport puisse être simple, il nous arrive de passer à côté d'informations cruciales. Pourquoi est-il important de disposer de toutes les informations requises dans le rapport, demandez-vous?
Imaginez que vous soyez une personne qui reçoit le rapport. Si vous êtes prêt à investir votre temps, vous vous attendez à ce que le contenu ait de la valeur.Afin de ne pas perdre l'attention de votre lecteur, chaque information que vous fournissez dans chaque section doit avoir une valeur ajoutée. Cet article de blog va vous montrer un guide étape par étape pour vous assurer que votre rapport est rempli d'informations qui aideront les lecteurs à comprendre ce que vous voulez souligner.
AVOIR TOUTES LES INFORMATIONS PRÊTES
Prenons l'exemple suivant : si votre organisation a besoin d'un rapport sur le résultat de l'événement ou de la campagne de parrainage qu'elle a sponsorisé(e), vous voudrez savoir comment s'est déroulé l'événement ou la campagne que vous avez sponsorisé(e) parce qu'il/elle faisait partie du budget de votre organisation et s'il/elle a atteint l'objectif que vous aviez fixé.
Mais comment trouver les réponses à cette question ? Il est utile d'avoir un flux de travail et voici pourquoi :
- Avant que votre organisation n'investisse dans le parrainage d'un événement, vous auriez déjà eu un objectif basé sur le budget de l'événement, car lorsque vous décidez d'investir, vous voulez être certain que cet événement contribuera à atteindre vos objectifs.
- Vous sauriez ce que vous et votre organisation attendez de l'événement.
- Vous auriez communiqué avec un organisateur d'événement parce que vous le parrainez et que vous vous assurez de travailler avec lui pendant toute la durée de l'événement.
- Vous ferez rédiger des plans d'action afin d'atteindre vos objectifs.
Le fait de disposer d'un flux de travail permet de s'assurer que tout est fait correctement et que les délais sont respectés, ce qui vous permettra d'atteindre votre objectif et d'avoir du contenu à partager dans votre rapport.
DES INFORMATIONS PRÉCISES
Si vous deviez choisir un conseil dans cet article, choisissez celui-ci. Le résultat est évident à l'œil, il ne peut donc être ni inventé ni estimé. Cela peut également expliquer pourquoi il est important d'avoir un flux de travail, car il peut vous aider à raconter une histoire du début à la fin dans l'ordre :
- Objectif
- Budget
- Flux de travail et processus
- Résumé
- Le résultat
Vous aurez un avantage si vous disposez d'un logiciel car il suivra votre flux de travail, votre processus et votre progression. Lorsque vous produirez le rapport, vous saurez du début à la fin comment tout s'est déroulé.
ADAPTÉ AU PUBLIC
Cette section dépend de la personne à qui vous voulez présenter ce rapport. S'il s'agit de votre organisation, la situation idéale serait le résultat. S'il s'agit de votre équipe responsable de l'événement de parrainage, vous voudrez connaître le processus, ce qui s'est bien passé, ce qui s'est mal passé, ce qui peut être amélioré afin d'améliorer les résultats des projets futurs, et bien sûr, le résultat lui-même.Si vous voulez que les lecteurs s'engagent dans votre rapport, vous devez les laisser voir les choses qu'ils veulent voir, et non ce que vous pensez qu'ils veulent voir.
Mettez-vous à leur place et demandez-vous si chacune des informations que vous leur présentez dans le rapport leur serait utile ou leur a été utile et qu'ils devraient savoir.
CONFIANCE DANS LA TECHNOLOGIE
Cela s'applique à vous si vous souhaitez faire passer vos projets de parrainage au niveau supérieur. Un logiciel vous aidera automatiquement à planifier votre processus depuis le début et à vous assurer que tout se déroule sans heurts. Non seulement il vous aidera à vous concentrer sur les tâches les plus importantes, mais il peut aussi vous donner le résultat de l'endroit où vous passez le plus de temps - de cette façon, vous pouvez surveiller votre productivité et changer votre stratégie si nécessaire.
Avec Optimy, nous avons une fonction qui vous permet d'envoyer une enquête à l'organisateur de l'événement pour lui demander le résultat de l'événement. Vous pouvez également analyser les résultats en interne. Toutes ces fonctionnalités vous aideront à rédiger un rapport exceptionnel qui non seulement impressionnera votre public, mais vous permettra également de déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas afin de financer de meilleurs projets à l'avenir.---Allez plus loin avec votre parrainage.Essayez notre logicielGestion du sponsoring : obtenez une démo gratuite de Optimy ici.
