Les responsables des subventions, que faites-vous ?

Les subventionneurs sont des philanthropes, non ? Mais ce n'est pas toujours le cas. Vous pensez que les subventionneurs sont des personnes chargées de rédiger les subventions. Et ce poste est étroitement lié à la philanthropie. Alors évidemment, il est facile de penser qu'ils sont surtout des philanthropes.

Pouvez-vous imaginer, cependant, ce que ce travail implique, pour de vrai ? Les fonds gérés par les subventionneurs peuvent être assez lourds. Il est assez fastidieux de s'occuper des subventions pendant une certaine période de temps. Les tâches sont nombreuses. Quelqu'un doit s'occuper de la visualisation des données sur les budgets. Mais aussi de la collecte de données sur les demandes de subventions. Et comment fait-il cela, me direz-vous ? Eh bien, souvent, la seule solution est d'utiliser plusieurs feuilles de calcul. Pas très efficace, cependant.

De plus, les tâches ne s'arrêtent pas là. Il y a aussi les discussions constantes avec l'équipe de gestion des subventions. Les bénéficiaires et les parties prenantes jouent également un rôle important. Nous pouvons donc dire que ce travail implique de nombreux moments forts tout au long de l'année. Ces périodes sont assez intenses. La routine est plutôt chaotique. Qu'il s'agisse de rechercher divers documents ou d'organiser des dossiers, en tant que gestionnaire de subventions, vous avez du pain sur la planche. Heureusement, il existe des outils qui vous aident à tout gérer sur une seule plateforme. Sans compter que vous pouvez l'utiliser en interne et qu'il est très facile à utiliser. Oui, nous parlons de Optimy.

Dans la peau d'un subventionneur

Vous allez au bureau et vérifiez votre emploi du temps de la journée. Il existe un calendrier commun à toute l'équipe. Assez pratique. Vous pouvez donc voir tout ce qui se passe ce jour-là, des entretiens aux réunions, en passant par les notes. Ensuite, évidemment, vous vérifiez vos e-mails. Jusqu'à présent, tout va bien. Vous devez évidemment répondre aux courriels les plus urgents (généralement ceux des bénéficiaires de subventions ou des rapports budgétaires). Et puis il faut étiqueter les documents des bénéficiaires. Il est également urgent de mettre à jour certains d'entre eux, et de répondre aux questions aléatoires de l'équipe chargée des subventions. L'une des tâches qui prennent le plus de temps est celle où l'on vous demande de créer un rapport. Quand on voit les demandes qui arrivent, on peut dire que la pression est là pour rester. C'est parti pour un tour de montagnes russes de tâches ennuyeuses. Mettre à jour la feuille de calcul du budget, suivre chaque dépense, etc.

Et puis vient le temps de la soumission des candidatures. Il est temps de scanner les courriels mais aussi de les importer dans Google Drive. Puis de les étiqueter et de les lier à la feuille de calcul avec les critères de sélection.

Oui, ces tâches semblent répétitives. Mais il est obligatoire de s'assurer que tout est traité. Certaines parties du travail peuvent être effectuées à distance, mais pour d'autres, vous êtes sur place. Sommes-nous proches ?

Les gestionnaires de subventions sont désormais des spécialistes des données

Exact, parce que vous devez comprendre les données pour savoir ce que vous pouvez faire avec elles. Et ensuite, vous devez être capable de les analyser pour améliorer votre processus d'octroi de subventions.

Il y a eu un changement naturel dans ce rôle. D'un travail administratif et opérationnel, il est désormais davantage axé sur les données. De plus, vous pouvez maintenant être inclus dans les décisions stratégiques d'allocation des fonds. Données sur le processus ou combien de temps il vous faut pour mettre en place la subvention, de la planification au lancement.

Les financeurs ont besoin d'un aperçu de divers éléments, via les données de subventionnement. Dans ce portefeuille, vous pouvez en savoir plus sur le type de soutien nécessaire, la durée et d'autres données. L'objectif est d'aider la fondation à mieux comprendre le qui, le quoi et le où de son financement.

L'époque dans laquelle nous vivons exige un réel sentiment d'engagement. Une volonté passionnée de savoir "comment" résoudre un problème. Il est impossible d'échapper au monde VUCA. VUCA signifie Volatilité, Incertitude, Complexité et Ambiguïté. Cela vous dit quelque chose, n'est-ce pas ? La bonne nouvelle est que nous n'avons pas à réinventer la roue. Votre organisation n'est pas la seule à chercher des solutions. Il vous suffit de découvrir l'approche qui correspond à vos besoins. Comme vous faites partie d'un organisme de financement, vous avez besoin d'un processus. Un processus vous aidera à gérer les différentes couches, à créer facilement des solutions et à voir ce qui est nouveau et ce qui manque.

Aujourd'hui, les professionnels des fondations sont à la tête du changement. Les processus de subvention évoluent vers plus de diversité, d'inclusion et d'équité.

Redécouvrez votre rôle

Votre rôle, votre missiondoit correspondre aux besoins du moment. Vous devez être conscient de ce qui se passe autour de vous et vous adapter. Vous combinez différents rôles, vous avez plusieurs casquettes. Mais il ne s'agit pas de votre position ou de votre titre d'emploi. En raison d'une certaine situation, vous devrez peut-être vous adapter. Peut-être à un autre comportement ou à un autre projet. Ou peut-être avez-vous besoin d'un retour sur les raisons du rejet d'une proposition de subvention. Vous ajoutez et supprimez continuellement des rôles. Vous changez de fonction. Tout cela pour répondre à un besoin spécifique tout en gardant à l'esprit votre rôle plus large au sein de l'organisation.

Et puis, il existe de nombreux outils de gestion de la RSE et de l'impact social qui peuvent vous aider à gagner du temps... Pour que vous puissiez faire encore plus de bien !