4 conseils pour rationaliser votre processus de parrainage

La plupart des entreprises reçoivent un grand nombre de demandes de parrainage. Ce seul fait peut être difficile à gérer, mais le fait que des bureaux situés dans des endroits différents suivent le même flux de travail peut constituer un défi encore plus grand. Avec l'aide du logiciel de parrainage d'entreprise Optimy, les organisations peuvent atteindre leur objectif de rationaliser chaque étape du processus de parrainage.

Sur Optimy, nous nous efforçons de vous fournir les bons outils et les bonnes ressources pour réduire le fardeau administratif quotidien. Trop souvent, les entreprises s'appuient sur des processus manuels qui entraînent des erreurs, ce qui, combiné à l'absence d'un processus interdépartemental rationalisé, peut aboutir à un responsable du parrainage débordé qui n'a pas le temps de s'acquitter de toutes les tâches qui lui incombent.

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Les blocages dans le processus de parrainage

Une grande partie de la journée de travail d'un responsable du sponsoring est consacrée à essayer de tout maîtriser et à rassembler des informations, à demander aux candidats le montant exact dont ils ont besoin pour un événement, à demander des mises à jour de l'état d'avancement ou à demander quelles autres marques seront impliquées dans le projet. Pourtant, peu de responsables du sponsoring utilisent un outil permettant de centraliser toutes leurs demandes en un seul endroit et de manière organisée. La plupart d'entre eux reçoivent les demandes de sponsoring par courrier électronique et souffrent de l'absence de données dans un va-et-vient incessant d'e-mails. C'est encore plus vrai lorsque l'organisation a des bureaux dans différentes régions, et que chacun d'entre eux exige des informations spécifiques de la part du demandeur de parrainage.

Un autre grand défi dans le processus de parrainage est de choisir les bons candidats. Souvent, différents groupes de personnes sont impliqués dans la prise de décision, et la communication est un grand défi. Parfois, les critères exacts utilisés pour choisir les événements à parrainer ne sont pas clairs pour toutes les personnes impliquées dans le processus, ce qui peut entraîner des frustrations pour toutes les parties.

L'uniformisation du processus de parrainage dans les différentes régions est, une fois de plus, un défi de taille pour les sociétés à succursales multiples. De nombreux collègues ne sont impliqués dans le processus de parrainage que quelques fois par an et peuvent avoir du mal à se souvenir du cadre qu'ils doivent suivre. Les responsables du parrainage peuvent ne pas savoir quoi faire après avoir accepté la demande de parrainage. Doivent-ils demander un contrat ? Doivent-ils mettre en place le paiement ? De quels autres documents ont-ils besoin ?

Le vrai combat : la budgétisation du parrainage

Tous ces processus sont des points douloureux courants pour les responsables du sponsoring, mais celui qui empêche la plupart des professionnels du sponsoring de dormir la nuit est, bien sûr, la budgétisation. Traiter avec différentes régions qui ont des budgets de parrainage différents peut être encore plus troublant.

De nombreuses entreprises utilisent une combinaison de différents outils pour résoudre les problèmes susmentionnés. Mais un problème majeur demeure : la plupart des plateformes ne sont pas compatibles entre elles, ce qui entraîne une dispersion des données et une confusion chez les responsables du parrainage. Cependant, tout cela peut disparaître avec un bon système Gestion du sponsoring .

C'est ce qu'un système Gestion du sponsoring peut faire pour vous :

Collecte aisée des demandes

Une société à succursales multiples peut commencer à rationaliser le processus de parrainage avec les formulaires de Optimy. Elle peut recevoir toutes les demandes de parrainage en un point central et poser toutes les questions pertinentes pour son processus de décision au moyen de formulaires en ligne. Un grand nombre de ces questions peuvent être rendues obligatoires, ce qui permet de disposer de toutes les informations nécessaires. En outre, le logiciel de Optimypermet aux utilisateurs en amont de voir si quelqu'un a commencé à remplir une demande, même s'il ne l'a pas encore soumise. Cela permet au gestionnaire de parrainage d'identifier les questions bloquantes et même de contacter les candidats pour répondre à leurs questions.

Les gestionnaires de parrainage peuvent également ajouter des questions différentes en fonction de l'endroit où se trouve le candidat, puisque Optimy permet aux administrateurs de diviser les formulaires en plusieurs parties ; ainsi, les questions posées aux candidats diffèrent en fonction de leur réponse aux questions précédentes.

Gagner du temps dans la sélection des applications

Avec Optimy, les gestionnaires de parrainage peuvent établir des critères clairs grâce aux fonctions de notation automatique, de délégation automatique et de filtrage automatique. Voici comment fonctionne la notation automatique : vous ajoutez au formulaire une question demandant aux candidats s'ils peuvent bénéficier d'une exclusivité dans le parrainage d'événements, par exemple. Les demandeurs de parrainage qui répondent "oui" à cette question obtiennent un score plus élevé que ceux qui répondent "non". Ces critères peuvent guider les bureaux dans différents endroits afin qu'ils puissent mieux choisir les candidats et maintenir une qualité constante des projets de parrainage.

La fonction de filtrage automatique est un autre automatisme qui permettra de rationaliser les projets de parrainage des sociétés à succursales multiples. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous recevez de nombreuses demandes de parrainage pour des événements qui ne correspondent pas à votre public cible. Imaginez la situation suivante : vous passez des heures à examiner une demande pour découvrir, en fin de compte, que le demandeur de subvention ne correspond pas au profil recherché. Ainsi, en plus de perdre votre temps à lire la demande, vous devez encore envoyer un courriel informant le demandeur de subvention qu'il ne répond pas aux critères. Grâce à cette fonctionnalité, les gestionnaires de parrainage peuvent disposer d'un modèle de déclin standard dans la solution Optimyet envoyer automatiquement des courriels lorsqu'une demande de parrainage ne correspond pas aux besoins de l'entreprise.

Ne laissez aucune tâche derrière vous

La fonction de délégation automatique peut être pratique lorsqu'une demande de parrainage spécifique est automatiquement déléguée au membre de l'équipe chargé de gérer cette région spécifique. Cela permet de s'assurer qu'aucune demande ne reste sans réponse et que les responsables de parrainage ne s'impliquent que dans les projets qui les concernent.

Les gestionnaires de parrainage peuvent également voir leur flux de travail facilité par Optimy. Une fois que le flux de travail exact est établi dans l'outil, le tableau de bord de Optimyvous indique ce que vous devez faire grâce à la fonction Tâches. Une fois chaque tâche accomplie, le système déclenche la suivante, ce qui permet de s'assurer que les tâches telles que les paiements, la mise en place des stands et la réception des logos sont toutes effectuées dans le cadre du processus de parrainage.

Les administrateurs peuvent également suivre toutes les tâches pour tous les utilisateurs, en s'assurant que toutes les étapes sont suivies dans toutes les branches.

Économisez de l'argent grâce à un budget intelligent

Comme indiqué précédemment, la gestion des budgets est le principal casse-tête des gestionnaires de parrainage, et Optimy peut être un allié de taille pour gérer les budgets de parrainage.

Cette fonctionnalité vous permet de fixer des montants spécifiques pour des régions précises, en étant capable de tout suivre en temps réel, afin de savoir quelle part du budget reste à allouer. Vous pouvez même établir des sous-catégories. Cela signifie que chaque région peut disposer d'un budget spécifique pour différents types d'activités de parrainage, telles que des événements de hockey, des ateliers sur la santé et des séminaires éducatifs. Et le responsable des activités de parrainage peut facilement voir et suivre toutes les données de la région dans un tableau de bord convivial.

Dernières réflexions

Grâce à l'outil Optimy, une entreprise à succursales multiples peut améliorer son flux de travail à chaque étape de son processus de parrainage. Vous n'avez plus de problèmes de normalisation du processus de parrainage entre les différents bureaux et sites. Toutes les demandes de parrainage sont collectées, sélectionnées, gérées et signalées via Optimy, ce qui rend le processus cinq fois plus rapide que lorsqu'il est suivi avec Excel.

Selon un responsable du parrainage ayant des bureaux dans plusieurs endroits, Optimy change la donne : "Maintenant, notre personnel se sent habilité à prendre des décisions fondées sur des données grâce à Optimy. Je suis un grand fan de cet outil. Optimy est propre, organisé et facile à utiliser. C'est une solution qui peut être utilisée par n'importe quelle entreprise, petite ou grande. Vous vous demandez de quelle autre manière Optimy peut aider votre organisation ? Nous serions ravis de connaître votre avis, alors poursuivons la conversation ici.