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Anche se scrivere un rapporto può essere semplice, a volte ci perdiamo delle informazioni cruciali. Perché è importante avere tutte le informazioni richieste nel rapporto, vi chiederete?
Immaginate di essere una persona che riceve il rapporto. Se siete disposti a investire il vostro tempo, vi aspettereste un valore nel contenuto. Per non perdere l'attenzione del vostro lettore, ogni informazione che fornite in ogni sezione deve aggiungere valore. Questo post del blog vi mostrerà una guida passo dopo passo per assicurarsi che il vostro rapporto sia ricco di informazioni che aiuteranno i lettori a capire ciò che volete sottolineare.
AVERE TUTTE LE INFORMAZIONI PRONTE
Prima di avere tutte le informazioni pronte, devi sapere chi è il tuo pubblico e quali informazioni vuoi che conoscano dopo averle lette; prendi questo come esempio, se la tua organizzazione richiede un rapporto sul risultato dell'evento/campagna di sponsorizzazione che la tua organizzazione stava sponsorizzando, vorresti sapere come è andato l'evento/campagna che hai sponsorizzato perché faceva parte del budget della tua organizzazione e se ha raggiunto l'obiettivo che hai fissato.
Ma come si fa a trovare le risposte alla domanda? Avere un flusso di lavoro aiuta ed ecco perché:
- Prima che la vostra organizzazione investisse nella sponsorizzazione di un evento, avreste già avuto un obiettivo basato sul budget dell'evento, perché quando decidete di investire, volete essere certi che questo evento aiuterà a raggiungere i vostri obiettivi.
- Sapreste cosa voi e la vostra organizzazione vi aspettate dall'evento.
- Avresti comunicato con un organizzatore di eventi perché li stai sponsorizzando e ti assicuri di lavorare con loro durante tutto l'evento.
- Avreste dei piani d'azione scritti per raggiungere i vostri obiettivi.
Avere un flusso di lavoro assicurerà che tutto sia fatto correttamente e che le scadenze siano rispettate, questo aiuterà a garantire che tu raggiunga il tuo obiettivo e che tu abbia contenuti da condividere nel tuo rapporto.
INFORMAZIONI ACCURATE
Se dovessi scegliere un consiglio da questo articolo, scegli questo. Il risultato è evidente all'occhio, quindi non può essere inventato né stimato. Questo può anche aggiungere al perché avere un flusso di lavoro è importante perché può aiutarvi a raccontare una storia dall'inizio alla fine in ordine:
- Obiettivo
- Bilancio
- Flusso di lavoro e processo
- Riassunto
- Risultato
Avrete un vantaggio se avete un software, in quanto terrà traccia del vostro flusso di lavoro, del processo e dei progressi. Quando produrrete il rapporto, saprete dall'inizio alla fine come è andato tutto.
ADATTO AL PUBBLICO
Questa sezione dipende da chi volete presentare questo rapporto. Se si trattasse della vostra organizzazione, allora la situazione ideale sarebbe il risultato. Se si trattasse del vostro team responsabile dell'evento di sponsorizzazione, allora vorreste sapere il processo, cosa è andato bene, cosa è andato male, cosa può essere fatto meglio per migliorare i risultati futuri del progetto, e ovviamente, il risultato stesso.Se volete che i lettori siano coinvolti nella vostra relazione, dovete fargli vedere le cose che vogliono vedere, non quello che voi pensate vogliano vedere.
Mettetevi nella loro posizione e pensate se ogni informazione che state presentando loro nella relazione sarebbe di beneficio o ha beneficiato loro e che dovrebbero sapere.
FIDUCIA NELLA TECNICA
Questo vale per voi se volete portare i vostri progetti di sponsorizzazione al livello successivo. Un software vi aiuterà automaticamente a pianificare il vostro processo fin dall'inizio e a far sì che tutto fili liscio. Non solo ti aiuterà a concentrarti sui compiti che contano di più, ma può darti il risultato di dove spendi principalmente il tuo tempo - in questo modo, puoi monitorare la tua produttività e cambiare la tua strategia se necessario.
Con Optimy, abbiamo una funzione che vi permetterà di inviare un sondaggio all'organizzatore dell'evento chiedendogli i risultati dell'evento. Potete anche analizzare i risultati internamente. Optimy Tutte queste funzioni vi aiuteranno a redigere un rapporto eccezionale che non solo impressionerà il vostro pubblico, ma vi permetterà di capire cosa funziona e cosa non funziona, in modo da finanziare progetti migliori in futuro.
