La maggior parte dei sovventori esperti ve lo dirà: usare 2-3 fogli Excel per gestire un programma di sovvenzioni è una vera e propria lotta con un orizzonte condannato. Poiché una strategia di sovvenzioni di successo si basa fortemente su dati, scadenze, rapporti e processi, avete bisogno di un software di gestione delle sovvenzioni dedicato software di gestione delle sovvenzioni per aiutarvi in questo percorso.
Con un software digitale e online accessibile 24/7, il vostro programma di sovvenzioni riceve un aiuto serio. La domanda è: come scegliere il miglior sistema di gestione delle sovvenzioni che si adatta veramente alle vostre esigenze?
Elenca i tuoi bisogni
Questo sembra ovvio come primo passo, ma è necessario identificare chiaramente le vostre esigenze. Diversi consigli per farlo in modo efficiente:
- Fai un sondaggio tra i tuoi team di sovvenzione. Sono quelli sul campo e direttamente coinvolti nei progetti di sovvenzione, quindi potrebbero avere una buona indicazione degli strumenti di cui hanno bisogno.
- disegnare il tuo attuale processo di sovvenzione. Quando hai molti progetti di sovvenzione in corso, non ti prendi il tempo necessario per avere una visione d'insieme. Disegnare il tuo processo di sovvenzione ti aiuterà a identificare le azioni che esegui quotidianamente.
- Concentrati sui punti dolenti della tua sovvenzione. Devono essere punti tangibili, come "costruire un modulo di sovvenzione", "raccogliere le richieste di email in arrivo", ecc.
- pensare al futuro. Bisogna immaginare i diversi scenari possibili: team in crescita, più progetti, più richieste di rapporti...
Idealmente, una volta passati attraverso questi passi, avrete una chiara lista di punti. Il vostro miglior sistema di gestione delle sovvenzioni sarà quello che li affronterà tutti.
I punti dolenti comuni delle sovvenzioni da affrontare
Ogni organizzazione di sovvenzionamento è diversa e ha esigenze diverse. Tuttavia, in tutte le nostre indagini, questi sono i punti dolenti ricorrenti che abbiamo identificato, e che possono aiutarvi a fare la vostra lista.
- Moduli di sovvenzione: questo è il cuore della raccolta delle richieste di sovvenzione. I moduli devono essere completi, chiari, facili da usare e includere tutti i criteri necessari. Fate attenzione all'editor dei moduli di sovvenzione quando testate un sistema di gestione delle sovvenzioni: questo editor deve essere intuitivo, flessibile e potente.
- Progetti di sovvenzione: per sostituire i tuoi soliti fogli di calcolo, assicurati che il tuo prossimo sistema di gestione delle sovvenzioni includa un potente motore di gestione dei progetti (compiti, calendari, squadre, rapporti...).
- Elaborazione dei dati: assicurati che il tuo prossimo sistema faciliti e ottimizzi l'elaborazione dei dati. Una piattaforma digitale può aiutarti a centralizzare tutti i dati delle tue sovvenzioni, e ad aiutarti automaticamente a filtrare, ordinare e selezionare i dati giusti.
- Comunicazioni: i vostri progetti di sovvenzione sono materiali vivi, e richiedono un'eccellente comunicazione con i vostri team e i titolari dei progetti. Assicurati che il tuo prossimo software di gestione delle sovvenzioni includa un solido centro di messaggistica.
- Sicurezza: dai un'occhiata a ciò che è incluso nel tuo prossimo sistema di gestione delle sovvenzioni in termini di sicurezza. Caratteristiche come la conformità al GDPR, hosting sicuro, backup regolari, crittografia e SSO, audit trail sono fondamentali.
- Interfaccia utente: assicuratevi che il vostro prossimo sistema sia facile da capire e piacevole da usare quotidianamente. La migliore indicazione per questo è la sensazione che si ha durante una demo. I migliori software sono quelli che ti appaiono "naturali" a prima vista.
- Budget e scalabilità: poiché i progetti di sovvenzione sono in continua evoluzione, fai attenzione ai limiti. La maggior parte dei sistemi permette la scalabilità, ma il costo è spesso enorme. Ti consigliamo di selezionare un sistema di gestione delle sovvenzioni con limiti comodi (numero di progetti, richieste, ...) e abbastanza flessibile da poter scalare in qualsiasi momento.
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Speriamo che questo aiuti!
E se siete arrivati a questo punto, vi invitiamo a scoprire il nostro sistema di gestione delle sovvenzioni, Optimy. Abbiamo costruito il nostro sistema per risolvere tutti i punti dolenti del processo di concessione delle sovvenzioni, snellirli e automatizzare i progetti di sovvenzione.
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