Quattro motivi per cui la razionalizzazione dei processi di sponsorizzazione è un must per le società multi-filiali

Quando si lancia un programma di sponsorizzazione, la maggior parte delle aziende riceve un gran numero di richieste. Questa è già una sfida da gestire. Ma può essere ancora più difficile se hanno uffici in sedi diverse. Questa storia vi ricorda qualcosa?

L'importanza sta nel dotarvi degli strumenti e delle risorse giuste per ridurre il carico amministrativo quotidiano. Sappiamo che molte aziende si affidano a processi manuali. Tuttavia, il lavoro manuale porta ad errori. Se lo si combina con la mancanza di un processo interdipartimentale snello, il risultato è quasi certamente un manager di sponsorizzazione sopraffatto che non ha il tempo di svolgere tutti i suoi compiti.

Le vostre sfide

Fateci sapere se vi sono familiari: 

1. Hai passato la maggior parte delle tue giornate cercando di essere in cima a tutto e raccogliendo informazioni. Chiedendo ai richiedenti l'importo esatto di cui avrebbero bisogno per un evento, chiedendo aggiornamenti sullo stato, o chiedendo quali altri marchi saranno coinvolti nel progetto. La maggior parte riceve le richieste di sponsorizzazione via e-mail e soffre di dati mancanti in un interminabile filo di e-mail avanti e indietro.
2. Avete difficoltà a scegliere i candidati adatti. Spesso, diversi gruppi di persone sono coinvolti nel processo decisionale, e la comunicazione è una grande sfida. A volte, i criteri esatti usati per scegliere quali eventi sponsorizzare non sono chiari a tutte le persone coinvolte nel processo, il che può portare alla frustrazione di tutte le parti. 
3. Dato che lavorate per un'azienda con più filiali, standardizzare il processo di sponsorizzazione nelle varie regioni è una grande sfida. Molti colleghi vengono coinvolti nel processo di sponsorizzazione solo poche volte all'anno e possono avere difficoltà a ricordare il quadro da seguire. Quindi si è confusi su cosa fare dopo aver accettato la richiesta di sponsorizzazione. Dovreste chiedere un contratto? Dovresti organizzare il pagamento? Di quali altri documenti avreste bisogno? 
4. Dato che hai a che fare con regioni diverse, hanno budget di sponsorizzazione diversi.  
5. Per tutti i punti dolorosi menzionati sopra, vi destreggiate con diversi strumenti. Ma questi strumenti non sono compatibili l'uno con l'altro, con il risultato di diffondere i dati... e di essere più confusi e frustrati che mai. 

Ed eccoci qui a consigliarvi di scegliere la piattaforma all-in-one per semplificarvi la vita. Naturalmente, non ci fermiamo qui. Abbiamo quattro motivi fondamentali per cui dovreste scegliere uno strumento online per gestire i vostri progetti di sponsorizzazione.

#1 Raccogliere facilmente le domande 

Non vogliamo vantarci, ma i nostri moduli vi salveranno la vita. Potete ricevere tutte le richieste di sponsorizzazione in un punto centrale e porre tutte le domande rilevanti per il processo decisionale tramite moduli online. Sì, puoi rendere queste domande obbligatorie, in modo da essere sicuro di avere tutte le informazioni necessarie. 

Inoltre, il software di Optimy consente agli utenti del back-end di vedere se qualcuno ha iniziato a compilare una domanda, anche se non l'ha ancora inviata. In questo modo, è possibile identificare rapidamente le domande bloccanti e persino contattare i candidati per rispondere alle loro domande.

E dato che abbiamo parlato di essere situati in diverse regioni, potrebbe essere essenziale menzionare che si possono aggiungere ulteriori domande a seconda della posizione del candidato. In questo modo, le domande dei candidati saranno diverse a seconda delle loro risposte alle domande precedenti. 

#2 Risparmiare tempo nella selezione delle applicazioni

Abbiamo caratteristiche come il punteggio automatico, la delega automatica e il filtraggio automatico per aiutarti a risparmiare tempo nel tuo processo di selezione. 

Per esempio, se passate ore e ore a esaminare una domanda per poi scoprire, alla fine, che il richiedente non soddisfa il profilo, la perdita di tempo è piuttosto irritante. Inoltre, dovrete inviare un'e-mail al richiedente della sovvenzione per informarlo che non soddisfa i criteri. Tuttavia, grazie all'automazione, potete avere un modello standard di rifiuto all'interno della vostra piattaforma Optimy e inviare automaticamente le e-mail quando una richiesta di sponsorizzazione non corrisponde alle esigenze dell'azienda.

#3 Non lasciare indietro nessun compito.

Anche in questo caso, grazie all'automazione e soprattutto alla funzione Automatic Delegation, è possibile delegare rapidamente e automaticamente al membro del team responsabile della gestione di una regione specifica .

Una volta impostato il flusso di lavoro all'interno dello strumento, il cruscotto di Optimy indica le attività da svolgere tramite la funzione Tasks. Dopo aver completato ogni attività, il sistema attiva quella successiva, assicurando che commissioni come i pagamenti, il personale degli stand dell'evento e la ricezione dei loghi vengano eseguite nel processo di sponsorizzazione.

#4 Risparmiare denaro con un bilancio intelligente.

Se anche voi sognavate di impostare importi specifici per determinate regioni, di poter monitorare tutto in tempo reale, di tenere traccia di quanto budget dovete ancora stanziare o persino di stabilire delle sottocategorie per un'area specifica, il vostro sogno è diventato realtà. Optimy L'innovativa funzione di budgeting cambierà la vostra vita in meglio.

Sappiamo che potrebbe essere spaventoso buttarsi nella mischia. Ma il bello di Optimy è (tra le altre cose) il supporto personalizzato che riceverete dal nostro eccellente team di Customer Success. Contattateci per saperne di più e iniziate a ottimizzare i vostri processi di sponsorizzazione!