Die Verwaltung von Zuschussprojekten ist eine wahre Kunst. Sie erfordert einen enormen Aufwand, viele Verwaltungsaufgaben, Geduld und Koordination. Die Straffung aller Prozesse bei der Verwaltung von Projekten bedeutet weniger Fehler und Verzögerungen, weniger Zeitverschwendung für kleine Verwaltungsaufgaben, die Sie in den Wahnsinn treiben können. Das Ziel ist es, operative Effizienz zu erreichen, und wenn Sie noch lesen, wissen wir, dass Sie das auch anstreben.
Da wir Unterstützung und technische Tools für die Verwaltung von Fördermitteln anbieten, ist es sinnvoll, Ihnen unsere 5 Lieblingstipps zu geben, mit denen Sie die Verwaltung Ihrer Fördermittelprojekte optimal gestalten können.
#1 Verwenden Sie einen Kalender für Förderprojekte
Der Schlüssel zu jedem Projekt ist es, die Meilensteine im Auge zu behalten und alle Fristen mit einem Kalender zu bewältigen. Das Gleiche gilt für die Verwaltung von Förderprojekten: Ein Förderkalender hilft Ihnen, Ihre Förderbemühungen und Teams über das ganze Jahr hinweg zu organisieren.
Wie kann man das machen? Die gängigste Methode ist die Verwendung eines Whiteboards oder eines internen Bürokalenders. Dieses manuelle System hat jedoch auch seine Grenzen. Wenn Sie Notizen in letzter Minute hinzufügen müssen, wird die Tafel unübersichtlich. Genau wie wir bereits erklärt haben, warum Excel nicht die beste Lösung ist, ist die manuelle Arbeit viel zu zeitaufwändig und nicht effizient genug. Da die Digitalisierung eine Vielzahl von Lösungen bietet, ist sie auch eine viel bessere Möglichkeit, den Überblick zu behalten. Ein gemeinsamer Outlook- und Google-Kalender garantiert einen gemeinsamen Zugang für alle Mitglieder Ihres Fördermittelvergabeteams.
#2 Straffen Sie die Liste der Aufgaben
Bei der Auswahl der zu unterstützenden Projekte und Anliegen muss jeder Fördermittelgeber den Überblick über die Vorgänge vor Ort behalten. Wenn Sie Ihr Förderprojekt zu Ihren Zielen führen wollen, müssen Sie sicherstellen, dass die Bemühungen der Teams koordiniert sind und die Meilensteine und das Budget eingehalten werden.
Verwenden Sie eine zentrale Aufgabenliste, um sicherzustellen, dass jedes Mitglied Ihres Förderteams zu jeder Zeit weiß, was es zu tun hat.
#3 Zentralisieren Sie Ihr Fördermittelprojektmanagement
Zu Beginn Ihrer Bemühungen um die Gewährung von Finanzhilfen werden Sie sicherlich Anträge, Kontaktpersonen der Antragsteller, Projektträger und Informationen über Dritte sammeln.
Für eine erfolgreiche Verwaltung von Förderprojekten empfehlen wir Ihnen, von Anfang an ein zentrales Tool wie ein CRM oder eine spezielle Software für die Fördermittelverwaltung zu verwenden. Mit diesem digitalen System können Sie alle Kontaktinformationen, die Historie der Nachrichten und Dateien im Zusammenhang mit den Projekten leicht finden.
Denken Sie auch daran, dass solche Förderdaten sensibel sind. Sie müssen von Anfang an sicherstellen, dass Sie die neuen Datenschutzbestimmungen (GDPR, Can Spam, ...) vollständig einhalten.
#4 Automatisieren Sie die Verarbeitung Ihrer Förderdaten
Die Verfolgung von Daten über Ihre Förderprojekte ist eine gute Praxis. Meistens sind diese Informationen auf mehrere Dokumente, Kanäle oder Personen verteilt.
Um schneller voranzukommen und Zeitverschwendung bei der Datenkonsolidierung zu vermeiden, sollten Sie eine Methodik oder einen Arbeitsablaufvorbereiten, der eine "automatische" Datenverarbeitung gewährleistet.
Der Vorteil liegt auf der Hand: Je mehr Daten automatisch verarbeitet werden, desto mehr Zeit haben Sie, um an der Verbesserung Ihrer Förderstrategie und Ihrer Ergebnisse zu arbeiten. Und seien wir ehrlich: Es ist viel besser für einen Fördermittelgeber, an einer Förderstrategie zu arbeiten und eine echte Wirkung zu erzielen, als sich ständig mit Excel zu beschäftigen!
#5 Vorgefertigte Förderberichte und Vorlagen verwenden
Ihr Zuschussprojektmanagement wird sich in hohem Maße auf die Zuschussberichte und verschiedene Zuschussprüfungen stützen.
Warten Sie nicht, bis das Geschäft näher rückt: Bereiten Sie sich von Anfang an vor, indem Sie vorgefertigte und einsatzbereite Förderberichte und Vorlagen für die Fördermittelvergabe erstellen. Sie können entweder die grundlegenden Microsoft- oder Google-Suite-Dokumente verwenden oder die vorkonsolidierten und fachkundigen Förderberichte nutzen, die von einer speziellen Fördermittelsoftware angeboten werden.
Da wir mehr als 350 Organisationen weltweit geholfen haben, wissen wir, wie man Zuschuss- und Sozialprojekte rationalisiert. Wir haben all diese Tipps in unsere Fördermittelverwaltungssoftware integriert. Es gibt Lösungen für Ihr Problem, Sie müssen nur mit uns Kontakt aufnehmen.
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