Software zur Verwaltung von Finanzhilfen oder eine interne Lösung?

Möchten Sie Ihre Finanzierungsbemühungen maximieren? Es gibt viele Möglichkeiten für Sie, aber die Implementierung eines Fördermittelverwaltungssystems ist eine der kostengünstigsten Optionen. Außerdem können Sie durch mehr Automatisierung viel Zeit sparen!

Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine eigene Lösung zu entwickeln. Dies kann jedoch mehr Probleme verursachen, als es wert ist. Manchmal fällt es den Teammitgliedern schwer, sich zurechtzufinden, da sie sich nicht auf eine einzige Aufgabe konzentrieren können. Außerdem ist die Implementierung viel schwieriger und zeitaufwändiger als das Outsourcing einer Lösung. Wenn Sie mit einem Softwareanbieter zusammenarbeiten, profitieren Sie von einem Expertenteam mit frischen Perspektiven, neuen Ideen und kreativen Lösungen.

In diesem Artikel werden wir die Unterschiede zwischen der Implementierung einer Softwarelösung für die Verwaltung von Fördermitteln und einer internen Lösung untersuchen, um die beste Lösung für Sie und Ihr Team zu finden.

Vorteile einer Softwarelösung

1. Verwaltung der Finanzhilfen von der Aufforderung zur Einreichung von Anträgen bis zum Projektabschluss

Mit einer Softwarelösung können Sie alle Aspekte der Stipendienverwaltung problemlos auf einer einzigen Plattform abwickeln. Sie müssen nicht mehr stundenlang verschiedene Systeme für die Bewerberbewerbung, das Filtern der Bewerbungen, die Ablehnung und Auswahl der Bewerbungen und die Kontaktaufnahme mit den Bewerbern entwickeln. Dank verfügbarer und etablierter Lösungen können Sie Zeit sparen, indem Sie all dies an einem Ort erledigen, ohne dass eine Entwicklung erforderlich ist. 

2. Teammanagement an einem einzigen Ort

Wir alle wissen, dass Teammanagement eine anstrengende Aufgabe ist. Die Zuweisung von Aufgaben, die Kontaktaufnahme mit Ihrem Team, die Abstimmung von Projekten und die Koordinierung von Kalendern kann ohne ein geeignetes System ein absoluter Alptraum sein. Manuelle Prozesse oder der Versuch, eine interne Lösung zu entwickeln, können dazu führen, dass sich Ihre IT- und Managementteams die Haare raufen. Zum Glück können Sie mit einer Softwarelösung all dies auf einer Plattform erledigen. Sie müssen nicht mehr stundenlang versuchen, Teammitglieder und Projekte zu koordinieren, wenn Sie diesen Prozess mit Technologie rationalisieren können!

3. Zeitsparend und kosteneffizient

Um in der heutigen Wirtschaft zu überleben, ist Zeit- und Geldersparnis das A und O. Die Verschwendung von Zeit und Ressourcen Ihres Unternehmens, wie z. B. talentierte Mitarbeiter oder Investitionen, für Systeme und Prozesse, die nicht effizient sind, kann unglaublich frustrierend sein. In diesem Fall ist es sinnvoll, in eine Software zu investieren, die diesen Prozess für Sie automatisiert. Auch wenn die anfängliche Investition höher sein mag als bei einer Inhouse-Lösung, wird Ihr Unternehmen auf lange Sicht sicherlich einen erheblichen Betrag einsparen.

4. Skalierbarkeit

Manuelle Prozesse und interne Lösungen sind gut und schön, bis Sie Ihre Projekte ausweiten müssen. Oft ist es ein zeitaufwändiger und frustrierender Prozess, Ihre Lösung zu pflegen, während Ihr Projekt wächst, insbesondere wenn Aspekte des Projekts in verschiedenen Systemen stattfinden (z. B. Excel für Budgets, IM für die Kommunikation usw.). Die Einführung einer Softwarelösung beseitigt dieses Problem. Das System wächst und passt sich an die Entwicklung Ihrer Projekte an. 

5. Automatisierte Filterung

Einer der mühsamsten Prozesse bei der Überarbeitung von Bewerbungen besteht darin, jede einzelne Bewerbung durchzugehen und nach der perfekten Eignung zu suchen. Mit einer Softwarelösung können Sie die für Sie wichtigsten Kriterien auswählen und bewerten. So können Sie automatisch Projekte und Bewerbungen ablehnen und auswählen, die am besten zu Ihrer Organisation passen. 

6. Daten speichern und exportieren, wie Sie möchten

Mit einer internen Anwendung sind Sie bei der Berichterstattung oft eingeschränkt, da die Daten unorganisiert sind und nur in Excel exportiert werden können. Mit einer Softwarelösung haben Sie die Möglichkeit, diese Daten in jeder gewünschten Form zu organisieren und zu exportieren, z. B. in Excel, CVS, Word-Dokumenten, Grafiken und Diagrammen, um nur einige zu nennen. 

7. Einhaltung der GDPR

Manager von Fördermitteln sehen sich zunehmend mit der Problemstellung konfrontiert, um die GDPR-Gesetze einzuhalten. Mit dem richtigen Softwaresystem müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Ihre Daten nicht gemäß der DSGVO gespeichert und gesichert werden. 

Wie kann Optimy Ihnen helfen?

Mit Optimy können Sie sicher sein, dass alle oben genannten Aktivitäten auf einer einzigen Plattform zusammengefasst sind. Auf unserer Plattform können Sie:

• Verwaltung aller Aspekte des Fördermittelverwaltungsprozesses, von der Aufforderung zur Bewerbung bis hin zur Benachrichtigung der Bewerber, ob sie erfolgreich waren oder nicht.
• Verwalten Sie die Aufgaben Ihres Teams, Ihr Budget, Ihren Kalender und vieles mehr. 
• Bleiben Sie mit Bewerbern und Teammitgliedern auf der ganzen Welt in Kontakt, und zwar über dieselbe Plattform. 
• Sparen Sie Zeit und Ressourcen, indem Sie alle Ihre Aufgaben und Daten zentralisieren, Arbeitsabläufe automatisieren und leicht exportierbare Berichte erstellen. 
• Skalieren Sie Ihre Projekte mit Leichtigkeit, wenn sie wachsen.
• Filtern Sie Bewerbungen automatisch nach vorher festgelegten und bewerteten Kriterien und antworten Sie den Bewerbern automatisch.
• Sie können sicher sein, dass Ihre Daten in unserem cloudbasierten System, das rund um die Uhr überwacht wird, sicher, gesichert und GDPR-konform sind. 

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Optimy für Sie arbeiten könnte? Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf oder fordern Sie eine Demo an!

Sie sind sich nicht sicher, welche Vorteile der Wechsel von manuellen Prozessen oder internen Lösungen zu Optimy für Ihr Unternehmen hat? Lesen Sie diesen Artikel von Capital Power in Kanada und erfahren Sie, wie das Unternehmen durch die Einführung von Optimy Zeit und Ressourcen gespart hat!