In diesem Artikel befassen wir uns mit einem Kunden von uns. Dieses weltweit tätige Unternehmen verschwendete viel Zeit mit der Verwendung mehrerer Software-Tools. Das Team war auf der Suche nach einer Lösung, mit der es seine Prozesse rationalisieren und beschleunigen konnte. Dank Optimy konnten sie Zeit sparen und effizienter arbeiten - und das alles auf einer einzigen Plattform.
Ein paar Worte zu dieser globalen Unternehmensorganisation
Dieser Kunde, ein internationales Unternehmen, das sich auf die Unterstützung von Gemeinden auf der ganzen Welt spezialisiert hat, war auf der Suche nach einer Lösung zur Rationalisierung seiner Social-Impact-Projekte. Mit mehr als 4 aktiven Aufrufen zur Vergabe von Zuschüssen, 2 Aufrufen zum Sponsoring und der Absicht, ein Mitarbeiter-Spendenprogramm für verschiedene internationale Teams zu starten, war das Unternehmen in hohem Maße auf manuelle Prozesse angewiesen. Hinzu kam, dass dieser Kunde für jede regionale Niederlassung seiner Organisation und für verschiedene Aspekte der Verwaltung von Projekten mit sozialer Wirkung separate Plattformen verwendete, wie z.B. eine Software für die Budgetierung, Excel-Tabellen für die Berichterstattung, eine HRM-Software für das Teammanagement innerhalb einer einzelnen Region und separate CSR-Plattformen für Sponsoring- und Fördermittelaktivitäten. Wie Sie sich vorstellen können, wurde das ständige Wechseln zwischen all diesen Plattformen und manuellen Prozessen sowie die Notwendigkeit, die Mitarbeiter darin zu schulen, während sie versuchten, Anwendungen und alltägliche Aufgaben zu verwalten, ermüdend und frustrierend. Dies führte dazu, dass die Organisation folgende Lösung entdeckte Optimy: eine All-in-One-Plattform, die all diese Aktivitäten auf internationaler Ebene verwalten konnte.
Mit Optimy konnten sie Anträge für Zuschüsse und Sponsoring mithilfe von anpassbaren Formularen anzeigen und filtern, ihre Teams verwalten und Aufgaben zuweisen, Budgets für ihre Projekte erstellen, Daten für Berichte organisieren, speichern und exportieren und vieles mehr. All dies auf einer einzigen Plattform, auf die ihr Team überall auf der Welt zugreifen kann.
Warum ist es für Organisationen wichtig, sich auf soziale Auswirkungen zu konzentrieren?
Organisationen, die soziale Projekte in ihre Unternehmenskultur einbeziehen, haben zahlreiche Vorteile. Sie spiegeln nicht nur die Kultur und die Werte Ihres Unternehmens für Ihre Stakeholder wider, sondern ziehen auch Talente an, die sich mit Ihren Anliegen identifizieren. Darüber hinaus können Projekte mit sozialer Wirkung, die sich mit Themen befassen, die Ihren Mitarbeitern wichtig sind, die Zufriedenheit am Arbeitsplatz und die Bindung an das Unternehmen fördern. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über Millennials und Corporate Volunteering!
Die Herausforderungen für dieses globale Unternehmen
Einer der Hauptprobleme dieses weltweit tätigen Unternehmens war die Verwendung mehrerer Plattformen für verschiedene Aspekte des Managements seiner sozialen Projekte. Es wurden Stunden damit verbracht, Daten von den verschiedenen Plattformen für die Berichterstattung zu sammeln und zu organisieren. Das war ein akribischer Prozess, da die Plattformen diese Daten nicht filtern konnten. Darüber hinaus mussten die Mitarbeiter für jede einzelne Plattform geschult werden, um ihre Arbeit effizient erledigen zu können, was einen viel längeren Einarbeitungsprozess bedeutete. Das größte Problem Problemstellung war jedoch die Skalierung der Programme mit Hilfe von Excel-Tabellen, wenn das Unternehmen wuchs. All diese Probleme machten es unmöglich, den sozialen Einfluss zu messen und die sozialen Projekte zu verwalten.
Verwendung von Optimy
Optimy löste alle Probleme dieser Organisation mit dem CSR-Projektmanagement und der Messung der sozialen Auswirkungen. Auf einer einzigen Plattform konnten sie:
- Sammeln Sie Daten von ihren Stakeholdern mit anpassbaren Formularen und ihrer eigenen öffentlichen Website und zentralisieren Sie alle Förderanträge auf der Plattform Optimy , einschließlich früherer Offline-Anträge, CSV- und Excel-Dateien.
- Prüfen und wählen Sie ganz einfach die besten Projekte mit sozialer Wirkung für ihre Organisation aus. Sie können auch automatisch eine Rangfolge der Bewerbungen anhand ihrer eigenen Projektbewertungskriterien erstellen, über ein zentrales Dashboard über alle Projekte und Bewerbungen auf dem Laufenden bleiben und eingehende Bewerbungen automatisch filtern.
- Verwalten Sie Ihre Projekte, indem Sie den Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und den Überblick über das Projekt behalten, mit allen Beteiligten durch Nachrichten klar kommunizieren und alle projektbezogenen Dokumente an einem Ort zentralisieren.
- Berichten Sie über das Projekt mithilfe des Datenexports. Sie können Ihre Daten in einem beliebigen Format exportieren, mit automatischen und anpassbaren Diagrammen unter Verwendung der in die Plattform eingegebenen Daten. Sie können auch Budgets, Karten und Kalender verfolgen.
Was hat ihnen sonst noch an Optimy gefallen?
- Kundenservice: Ein engagierter Kundenbetreuer war da, um alle Probleme zu lösen oder Fragen zu beantworten, die sie hatten. Hilfreiche persönliche Beratung nach dem Wechsel von mehreren Plattformen zu Optimy.
- Möglichkeit zur Anpassung der Plattform: Damit Sie nicht in mehrere Plattformen investieren müssen.
- Rationalisierte Aufgaben: Bewerbungsprozesse und Projektmanagement-Aktivitäten in mehr als der Hälfte der Zeit
- Verlässlichkeit: Zuverlässiges Software-Tool mit leicht zugänglichem Kundendienst
- Einfach zu benutzen: Jeder kann es benutzen. Sie müssen keine Programmiersprachen beherrschen.
