Conformité aux conditions d'octroi des subventions : prouver que les fonds ont été utilisés conformément aux accords et être en mesure de le démontrer
La conformité des subventions consiste, pour le bailleur de fonds, à s'assurer que chaque subvention respecte ses obligations légales, réglementaires et internes — éligibilité, documentation, utilisation autorisée des fonds, rapports et conservation des documents — et que les justificatifs puissent être fournis sur demande.
La conformité s'évalue sur la base des documents, et non des intentions. Une décision judicieuse mais non documentée échouera à un audit au même titre qu'une décision qui n'a jamais fait l'objet d'une vérification.
Foire aux questions
Termes associés
Parmi les nouveaux termes que nous avons ajoutés, ce sont les mots « équipes chargées des subventions », « parrainage » et « RSE » qui reviennent le plus souvent.
Après l'attribution du marché
La phase post-attribution correspond à la période du cycle de vie d'une subvention qui suit la décision d'octroi : versement des fonds, suivi de leur utilisation, collecte des rapports des bénéficiaires, évaluation des résultats par rapport aux objectifs fixés au départ et clôture de la subvention.
C'est après l'octroi de la subvention que l'impact se concrétise ou se perd. Un bailleur de fonds dont l'attention s'arrête au versement des fonds a dépensé l'argent sans pouvoir dire ce que cela a permis d'accomplir.
Avant l'attribution du marché
La phase préalable à l'octroi correspond à la première étape du cycle de vie d'une subvention : publication de l'appel à projets, réception des candidatures, vérification de l'éligibilité, évaluation et présélection — c'est-à-dire toutes les étapes qui précèdent l'engagement des fonds.
La phase préalable à l'attribution détermine le niveau de sélectivité d'un bailleur de fonds. C'est au cours de cette phase que se décide le nombre de candidatures non éligibles qui parviendront aux évaluateurs humains, ainsi que la cohérence de la notation des candidatures éligibles ; ces aspects ne peuvent plus être corrigés lors de la phase suivante.
Responsabilité en matière de dépenses
La « responsabilité en matière de dépenses » désigne l'ensemble des démarches qu'une fondation privée américaine doit effectuer lorsqu'elle octroie une subvention à un organisme qui n'est pas un organisme caritatif public : une enquête préalable à l'octroi de la subvention, un accord écrit limitant l'utilisation des fonds, une comptabilité distincte tenue par le bénéficiaire, des rapports sur l'utilisation des fonds, ainsi que la publication de ces informations dans la déclaration fiscale de la fondation.
L'obligation découle du mouvement des fonds, et non de la bonne foi du bénéficiaire. Le fait d'omettre une étape constitue un manquement aux obligations réglementaires, même si les fonds ont permis d'atteindre exactement l'objectif visé par les deux parties.
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