Conformité aux conditions d'octroi des subventions : prouver que les fonds ont été utilisés conformément aux accords et être en mesure de le démontrer

Qu'est-ce que la conformité aux subventions ?

La conformité en matière de subventions consiste à s'assurer que chaque attribution est justifiable : le bénéficiaire remplissait les conditions d'éligibilité, la décision a été prise conformément à la procédure établie, les fonds ont été affectés à l'usage convenu et les dépenses ont fait l'objet d'un rapport et d'un contrôle.

Cela vaut autant pour le bailleur de fonds que pour le bénéficiaire. Une fondation doit rendre des comptes à son conseil d'administration et à son autorité de contrôle sur la manière dont elle a sélectionné les bénéficiaires, et pas seulement sur le comportement de ces derniers.

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Ce qu'un bailleur de fonds doit être en mesure de prouver

Concrètement, quatre éléments. Que le bénéficiaire ait fait l'objet d'une vérification avant l'octroi de la subvention — le dossier de diligence raisonnable. Que la décision ait respecté les critères publiés et ait été prise par des personnes ne présentant aucun conflit d'intérêts. Que l'utilisation des fonds ait été encadrée par écrit, par le biais de la convention de subvention. Et que le bénéficiaire ait rendu compte de ses dépenses, les rapports ayant été conservés.

Chacun de ces éléments est un document, conservé pendant une durée déterminée, accessible sans avoir à le reconstituer de mémoire ou à partir de la boîte de réception de quelqu'un.

Les bailleurs de fonds européens sont soumis à une exigence supplémentaire. Les demandes de subvention contiennent systématiquement des données à caractère personnel, ce qui soumet le processus d'attribution à des obligations en matière de protection des données ; par ailleurs, les chiffres relatifs à l’impact communiqués au marché peuvent relever des règles de reporting en matière de développement durable, telles que la directive CSRD.

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Les points où la conformité fait généralement défaut

Rarement au moment de la décision. Tout s'effondre : une vérification d'éligibilité effectuée par e-mail et jamais classée, une révision budgétaire convenue oralement, un rapport final qui est bien arrivé mais qui n'a jamais été lu, contrairement à ce qui avait été promis.

Les programmes multinationaux connaissent des échecs de différentes natures. Une même attribution peut relever de la routine dans un pays et nécessiter une vérification supplémentaire dans un autre ; or, un processus global unique appliqué de manière uniforme s'avérera trop complexe dans la plupart des cas et insuffisant dans quelques-uns.

L'autre cause fréquente d'échec est le temps. Les obligations de conformité survivent aux personnes qui ont géré le programme ; ainsi, un processus qui repose sur la mémoire individuelle plutôt que sur des archives est voué à disparaître à terme.

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Conformité aux subventions sur une plateforme dédiée aux subventions

Une plateforme logicielle de gestion des subventions fait de la conformité une étape intégrée au flux de travail plutôt qu'une démarche distincte. Les règles d'éligibilité sont appliquées à chaque demande, les accords sont générés à partir de modèles approuvés, et chaque décision, approbation et révision est horodatée et associée au dossier auquel elle se rapporte.

Il en résulte une piste d'audit qui existe parce que le travail a été effectué dans le système, et non parce que quelqu'un l'a constituée a posteriori. Lorsque les instances de contrôle posent des questions, la réponse prend la forme d'une requête plutôt que d'un projet.