Come possiamo gestire l'intero ciclo di vita di una sovvenzione, dalla richiesta alla chiusura, in un unico posto?

La maggior parte dei programmi di sovvenzioni non viene gestita come un unico processo. Vengono invece gestiti come una serie di fasi scollegate tra loro, ciascuna con un proprio strumento, con un passaggio di consegne manuale tra una fase e l’altra.

L'inserimento dei dati avviene in un generatore di moduli. La revisione avviene in un foglio di calcolo. Le approvazioni avvengono via e-mail. I pagamenti avvengono nel reparto finanziario. Il monitoraggio avviene nel calendario di qualcuno. La rendicontazione avviene in una presentazione a fine anno. Ogni fase funziona, ma è proprio nei punti di passaggio tra una fase e l'altra che le cose vanno perse: una sovvenzione approvata per la quale non viene mai programmato un pagamento, un progetto finanziato di cui nessuno tiene traccia della scadenza per la rendicontazione.

L'intero ciclo di vita della sovvenzione va dal periodo precedente all'assegnazione fino a ben oltre tale data:

• Fase preliminare all’aggiudicazione: individuazione dei fornitori, presentazione della domanda, requisiti di ammissibilità e valutazione.
• Premio: la decisione, l’accordo e l’erogazione.
• Fase successiva alla concessione del finanziamento: monitoraggio rispetto alle tappe fondamentali, rendicontazione da parte del beneficiario e chiusura del progetto.

Quando ogni fase è gestita in un sistema separato, si verificano due problemi ricorrenti. Innanzitutto, i dati vengono reinseriti ad ogni passaggio di consegne, il che è lento e fonte di errori. In secondo luogo, la catena che va dal “perché abbiamo finanziato questo progetto” al “quali risultati ha prodotto” è interrotta, per cui al momento della rendicontazione o della revisione contabile è necessario ricostruire il quadro d’insieme attingendo da fonti sparse.

Questo aspetto è legato all'abbandono del foglio di calcolo, ma ha una portata più ampia. Sostituire il foglio di calcolo risolve il problema della fase di revisione; gestire il ciclo di vita significa collegare tutte le fasi, dalla fase precedente all'aggiudicazione fino alla chiusura, in modo che nulla sfugga al controllo.

I team che gestiscono questo processo in modo efficiente considerano il ciclo di vita come un unico flusso di lavoro integrato in un unico sistema. Una domanda approvata diventa automaticamente un record di aggiudicazione; l’aggiudicazione programma i pagamenti; l’erogazione avvia la fase di monitoraggio e rendicontazione. Ogni fase alimenta quella successiva, invece di ripartire da zero.

Il vantaggio è la continuità. Nulla va perso durante il passaggio di consegne, ogni fase eredita i dati di quella precedente e la cronologia completa di ogni sovvenzione, dalla prima domanda alla relazione finale, è conservata in un unico luogo verificabile. Una piattaforma di gestione delle sovvenzioni serve proprio a tenere insieme l’intera catena.