Come possiamo rendere il nostro processo di valutazione delle richieste di sovvenzione più coerente ed equo?

L'equità nell'assegnazione delle sovvenzioni spesso viene meno in modi che nessuno avrebbe mai previsto.

Un valutatore tiene a mente i criteri e assegna i punteggi d’istinto. Un altro scrive commenti ma non attribuisce voti. Un terzo è più severo il martedì. Nessuno di loro agisce in malafede. Ma il risultato è che il successo di un candidato può dipendere tanto dalla persona che, per caso, ha letto la sua pratica quanto dai meriti del progetto stesso.

La situazione diventa un vero e proprio problema nel momento in cui una decisione viene messa in discussione, sia da un candidato non selezionato, sia da un membro del consiglio di amministrazione, sia da un revisore. A quel punto il team non è in grado di spiegare, in modo coerente, perché un progetto sia stato finanziato e uno simile no.

Si riscontra anche il rischio opposto. Ci sono team talmente preoccupati di giustificare le proprie decisioni da documentarle in modo eccessivo in modo informale, disseminando le motivazioni in e-mail e appunti personali che in seguito risulta impossibile ricomporre.

Le squadre che riescono a farlo bene adottano le seguenti strategie:

• Fornire a ogni valutatore la stessa griglia di valutazione, con criteri ponderati in base agli obiettivi del programma.
• Registra ogni punteggio e la relativa motivazione nell’ambito del flusso di lavoro, non nelle caselle di posta in arrivo.

Laddove si ricorre all’intelligenza artificiale, questa può assegnare un punteggio preliminare o segnalare eventuali incongruenze rispetto a quella stessa griglia, per velocizzare il lavoro dei revisori. Tuttavia, la griglia e la decisione finale spettano al team.

I vantaggi sono duplici. I candidati vengono valutati in base agli stessi criteri e ogni risultato può essere giustificato con prove concrete.