Sponsorizzazione di eventi: finanziamento di un evento in cambio di diritti definiti

Che cos’è la sponsorizzazione di un evento?

La sponsorizzazione di un evento consiste nel finanziare un evento in cambio di un pacchetto definito di diritti. L’evento può essere una conferenza, un festival, una manifestazione sportiva, una serata di premiazione o una giornata dedicata alla comunità, e i diritti concessi comprendono solitamente visibilità, accesso e ospitalità.

Ciò che la distingue da una donazione è lo scambio. Lo sponsor si aspetta in cambio qualcosa di specifico e concretamente realizzabile, motivo per cui la sponsorizzazione di un evento viene negoziata, valutata e regolata da un contratto, anziché essere semplicemente concessa.

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In che cosa differisce dal sostenere un’organizzazione?

La differenza sta nella natura dell’impegno. La sponsorizzazione di un evento ha dei limiti ben definiti: una data fissa, un pubblico ben preciso, un pacchetto che viene fornito o meno nel giro di pochi giorni. La sponsorizzazione di un’organizzazione, di una squadra o di una stagione è invece un impegno continuativo, e il valore si accumula nel corso dei mesi.

Questo cambia il modo in cui ciascuno di essi viene gestito. Una partnership continuativa può essere modificata nel corso del tempo quando qualcosa non funziona, mentre un evento no. Tutto ciò che determina se la sponsorizzazione di un evento sia redditizia deve essere definito prima dell’apertura delle porte, motivo per cui la preparazione riveste qui un’importanza maggiore rispetto a qualsiasi altra forma di sponsorizzazione.

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Cosa determina se la sponsorizzazione di un evento è redditizia

Tre cose, e la tariffa non è tra queste.

Il primo è l’attivazione. I diritti di per sé garantiscono solo la presenza del logo su uno striscione. È la campagna costruita attorno ad essi che trasforma la semplice presenza in coinvolgimento, e la spesa per l’attivazione supera regolarmente il costo dei diritti stessi.

Il secondo fattore è la qualità del pubblico, piuttosto che la sua dimensione. Un evento con un pubblico più ristretto ma ben mirato otterrà solitamente risultati migliori rispetto a uno più grande, frequentato da persone che lo sponsor non ha alcun motivo di raggiungere, e i dati relativi all’affluenza complessiva nascondono completamente questa differenza.

Il terzo punto riguarda l’accordo sui dati. I dati relativi alle presenze, ai profili demografici, alla copertura mediatica e al coinvolgimento appartengono all’organizzatore, e uno sponsor che non abbia inserito l’obbligo di rendicontazione nel contratto di sponsorizzazione finirà per richiederli solo dopo che il team sarà già passato all’evento successivo.

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Gestione delle sponsorizzazioni degli eventi su una piattaforma

Una piattaforma di gestione delle sponsorizzazioni raccoglie in un unico record la richiesta, la decisione, i risultati concordati nel contratto e i risultati post-evento, compresi i contributi in natura che altrimenti non sarebbero visibili nella panoramica del budget.

Il valore emerge al momento del rinnovo. Un’azienda che sponsorizza venti eventi all’anno può confrontarli in base al costo totale e a quanto effettivamente realizzato, anziché rinnovare quelli i cui organizzatori si trovano per primi a richiederlo.