Come possiamo sostituire i fogli di calcolo nella gestione delle domande di sovvenzione?

Quasi tutti i team che accogliamo arrivano con un foglio di calcolo "master" e provano una certa ansia al riguardo.

All’inizio era un semplice strumento di monitoraggio. Poi, scheda dopo scheda, è diventato la colonna portante dell’intero programma. Il problema non è il foglio di calcolo in sé, ma il fatto di utilizzarlo come sistema di registrazione per un processo di finanziamento soggetto a regolamentazione.

È proprio lì che inizia a non funzionare:

• Si blocca non appena due persone provano a modificarlo contemporaneamente.
• La cronologia delle versioni scompare, quindi nessuno può dire quale sia la versione attuale.
• Le formule vengono sovrascritte per sbaglio e nessuno se ne accorge finché, mesi dopo, un numero non sembra sbagliato.

E questa è la lacuna più grave di tutte: quando un revisore o un membro del consiglio di amministrazione chiede «chi ha deciso di finanziare questo progetto e su quali basi?», il foglio di calcolo non è in grado di rispondere. La decisione è stata presa in una conversazione via e-mail che ormai è andata persa.

Di solito c'è una sola persona che ha una visione d'insieme dell'intero progetto. Questo rende il programma vulnerabile. Quando questa persona è in ferie, il programma di fatto si blocca.

Raggruppare la raccolta delle domande, le verifiche dei requisiti, l’assegnazione dei punteggi e le decisioni in un unico flusso di lavoro configurato non significa rinunciare alla struttura. Significa piuttosto che la struttura viene finalmente applicata, documentata e resa condivisibile. Il foglio di calcolo può rimanere uno strumento personale per prendere appunti, ma smette semplicemente di essere la sede principale del programma.