Quali indicatori chiave di prestazione (KPI) dovremmo monitorare per un programma di sovvenzioni aziendali?

Quando chiediamo a un nuovo team quali dati monitorino attualmente, la risposta è quasi sempre: le metriche relative alle attività. Domande ricevute, sovvenzioni concesse, importo totale erogato.

Non è sbagliato, ma è incompleto. Quei numeri descrivono quanto fosse intenso il programma, non quali risultati abbia ottenuto.

Il divario emerge la prima volta che un membro del consiglio di amministrazione o un responsabile CSR pone una domanda sui risultati alla quale i dati relativi alle attività non possono rispondere:

• Quante persone abbiamo effettivamente raggiunto?
• Quanto ci è costato ciascun risultato?
• Stiamo finanziando le iniziative che avevamo definito priorità strategiche?

Inserire queste risposte a posteriori è complicato, poiché i dati necessari per calcolarle non sono mai stati raccolti né in fase di applicazione né in fase di rendicontazione.

Le squadre che evitano questo errore scelgono, già in fase di progettazione, una serie ristretta e ben ponderata di KPI, articolati su tre dimensioni:

1. Portata: beneficiari, organizzazioni o comunità che ricevono sostegno.
2. Efficienza: costo per risultato, tempo necessario per prendere una decisione, rapporto tra costi amministrativi.
3. Allineamento: la quota di finanziamenti destinata alle cause o alle regioni prioritarie indicate dal programma.

La sfida sta nel mantenere il set sufficientemente ridotto da poter essere effettivamente gestito e nel definire ogni parametro in modo sufficientemente chiaro affinché venga misurato sempre allo stesso modo in ogni ciclo.

Se si affronta la questione nel modo giusto sin dall’inizio, la rendicontazione degli impatti diventa una conseguenza naturale della gestione del programma. Se invece si commette un errore, ogni rapporto si trasforma in un nuovo progetto di “archeologia dei dati”.