Come possiamo monitorare la spesa delle sovvenzioni e garantire la conformità alle norme relative all’utilizzo dei fondi?

Erogare i fondi è solo metà della responsabilità di un finanziatore. L’altra metà consiste nel riuscire a dimostrare che i fondi sono stati spesi per gli scopi per cui erano stati stanziati, ed è proprio qui che molti programmi si trovano in difficoltà.

Una sovvenzione raramente è un assegno in bianco. Di solito è vincolata a uno scopo, a un budget e, talvolta, a una restrizione sull’utilizzo dei fondi. Tuttavia, una volta erogati i fondi, spesso non viene più verificato se la spesa effettiva sia stata conforme a tali condizioni. L’impegno viene registrato; l’adempimento no.

Ciò diventa un problema in alcune situazioni ricorrenti:

• Un beneficiario effettua una spesa su una voce di bilancio diversa da quella finanziata, e nessuno se ne accorge fino al momento della rendicontazione.
• I fondi vincolati destinati a uno scopo vengono utilizzati di nascosto per un altro, determinando una violazione delle norme di conformità.
• Al momento della chiusura dei conti, il team non riesce a far quadrare quanto è stato assegnato, quanto è stato pagato e quanto è stato effettivamente speso, trasformando una chiusura di routine in un’operazione di analisi approfondita.

La distinzione da tenere presente è che ciò non equivale a monitorare la ripartizione del proprio budget tra i vari programmi. In quel caso si tratta di verificare se rimangono fondi da destinare. Qui invece si tratta di verificare se il beneficiario abbia utilizzato i fondi come concordato, il che è una questione di conformità, non di contabilità.

Le squadre che rispettano le norme integrano il controllo nel flusso di lavoro anziché aggiungerlo a posteriori:

• Ogni esborso è collegato a una linea di bilancio e a una destinazione d’uso autorizzata, pertanto la spesa viene valutata in base ai termini stabiliti sin dall’inizio.
• Gli impegni, i pagamenti e le spese vengono monitorati in tempo reale, in un unico posto, utilizzando i dati di bilancio aggiornati in tempo reale anziché un'esportazione mensile.
• I beneficiari rendicontano le spese in un formato strutturato, in linea con quanto da loro previsto, in modo che eventuali scostamenti emergano tempestivamente, anziché solo al momento della chiusura del progetto.

Gestita in questo modo, la conformità smette di essere una corsa contro il tempo che si ripete ogni anno e diventa una conseguenza naturale della gestione del programma. Quando un revisore o il consiglio di amministrazione chiede se i fondi siano stati utilizzati come previsto, la risposta è già documentata.