Notifica di aggiudicazione: come gli enti finanziatori comunicano ai richiedenti le decisioni relative alle sovvenzioni

Che cos’è la notifica di aggiudicazione?

La notifica di concessione è la comunicazione formale con cui si informa un richiedente che la sua domanda è stata approvata. Essa conferma l’importo concesso, le eventuali condizioni a cui è subordinata la concessione e le successive procedure che il beneficiario deve seguire per ricevere il finanziamento.

Segna il passaggio dalla fase di valutazione a quella di instaurazione del rapporto: il momento in cui un candidato selezionato diventa beneficiario della sovvenzione. La notifica serve a comunicare la decisione, a differenza dell’erogazione del finanziamento, che rappresenta la fase distinta dell’effettivo versamento dei fondi.

‍

Cosa deve contenere una notifica di aggiudicazione?

Una notifica completa non si limita a comunicare l’approvazione. Indica l’importo concesso, specifica eventuali condizioni o obblighi di rendicontazione, fa riferimento all’accordo di sovvenzione da firmare e illustra i passi concreti da compiere e le tempistiche per ricevere i fondi.

La chiarezza in questa fase evita confusione in seguito. Quando i termini e le aspettative vengono esposti in modo chiaro al momento dell’assegnazione, il beneficiario avvia il rapporto sapendo esattamente cosa gli viene richiesto, il che riduce i continui scambi di comunicazioni e il mancato adempimento degli obblighi in seguito.

‍

Perché anche le decisioni relative ai candidati non selezionati sono importanti?

La comunicazione non riguarda solo i candidati selezionati. Il modo in cui un ente finanziatore comunica con i candidati non selezionati – in modo tempestivo, chiaro e rispettoso – influisce sulla percezione del programma e sulla decisione dei candidati più validi di presentare nuovamente la propria candidatura nelle prossime edizioni.

Decisioni tempestive e coerenti, in entrambi i casi, contribuiscono alla reputazione di un ente finanziatore. I candidati che attendono mesi per ricevere una risposta vaga o che non ricevono alcuna risposta sono meno propensi a presentare nuovamente la domanda, indipendentemente dalla qualità del programma stesso.

‍

Automatizzazione delle notifiche di assegnazione in una piattaforma dedicata alle sovvenzioni

Una piattaforma software per la gestione delle sovvenzioni genera notifiche uniformi sia per i richiedenti selezionati che per quelli non selezionati, ricavando gli importi e le condizioni direttamente dal verbale della decisione. Le sovvenzioni approvate vengono trasferite nell’accordo di sovvenzione e successivamente all’erogazione dei fondi, mantenendo l’intero processo in un unico luogo.