Come si fa a gestire un programma di sovvenzioni con un team molto ridotto?

È sorprendente il numero di fondazioni aziendali che gestiscono budget consistenti con un solo collaboratore. Un coordinatore, magari affiancato da un collega part-time nei periodi di maggiore attività.

Il limite non è mai l’ambizione o l’impegno. È il numero di ore nella giornata. E le ore non vanno dove vorresti. Vengono consumate dalle parti meccaniche del ciclo:

• Conferma di ricezione delle domande.
• Invio di promemoria.
• Raccolta dei documenti mancanti.
• Preparazione di un elenco ristretto da sottoporre all’approvazione.
• Compilazione manuale del rapporto di fine anno.

Il lavoro vero e proprio della missione, ovvero parlare con i beneficiari dei finanziamenti e capire cosa funziona, si accontenta di ciò che resta. Il che spesso è ben poco.

In questo caso sussiste anche un rischio legato alla resilienza. Quando tutto dipende dalla routine manuale di una sola persona, una vacanza o un’assenza possono bloccare l’intero programma, e non esiste una procedura documentata che consenta a un sostituto di subentrare.

Le squadre che ottengono ottimi risultati a questo livello fanno due cose:

1. Standardizzano il processo di ricezione, in modo che ogni richiesta arrivi completa e comparabile, eliminando del tutto il continuo scambio di comunicazioni.
2. Automatizzano le fasi ripetitive e soggette a scadenze (promemoria, aggiornamenti sullo stato, compilazione dei rapporti), in modo che il tempo dedicato dal personale possa essere riservato alle valutazioni e alle relazioni.

L'obiettivo non è fare di più, ma impedire che il programma si trasformi silenziosamente in un secondo lavoro a tempo pieno per il quale nessuno è stato assunto.