Come si gestisce un programma di sovvenzioni che coinvolge più paesi, valute e lingue?

Gestire un programma di sovvenzioni in un solo Paese è già abbastanza difficile. Gestirne uno in dieci Paesi, con diverse valute e lingue, è proprio il punto in cui la maggior parte dei progetti fallisce silenziosamente.

Il modello più comune è quello di un programma che si è sviluppato paese per paese. Ogni regione ha scelto il proprio modo di operare: un foglio di calcolo qui, un modulo locale là, approvazioni via e-mail, importi in valuta locale. Presi singolarmente, funzionano. Nel loro insieme, però, non forniscono affatto un quadro d’insieme.

Il dolore si manifesta in punti prevedibili:

• Mancanza di una visione d'insieme. La dirigenza chiede a quanto ammontano i finanziamenti erogati dall'azienda a livello mondiale quest'anno, e rispondere a questa domanda significa dover esaminare ogni singola regione e riconciliare manualmente i dati in diverse valute.
• Procedura incoerente. Un richiedente in un paese vive un’esperienza diversa e viene sottoposto a criteri di valutazione diversi rispetto a un richiedente in un altro paese.
• Barriere linguistiche. I candidati non possono presentare la propria candidatura con facilità nella propria lingua e i valutatori non possono effettuare un confronto equo.
• Conformità a livello locale. Le norme in materia di protezione dei dati e di rendicontazione variano a seconda della giurisdizione e la frammentazione degli strumenti disponibili rende impossibile garantirne l'applicazione a livello centrale.

Le squadre che operano a livello globale senza questo caos centralizzano il programma su un’unica piattaforma, pur mantenendo l’esecuzione a livello locale. In pratica ciò significa:

• Un unico sistema di riferimento, in cui ogni regione opera all’interno dello stesso flusso di lavoro strutturato.
• Supporta nativamente più valute, in modo che gli importi rimangano precisi e vengano sommati in un'unica cifra.
• Un'esperienza d'uso disponibile nelle lingue locali, senza la necessità di uno strumento specifico per ogni mercato.
• Una rendicontazione consolidata a livello di tutte le regioni, integrata dai dettagli locali necessari a ciascuna entità.

Il risultato è l’equilibrio di cui un finanziatore globale ha effettivamente bisogno: standard coerenti e un’unica fonte di riferimento al centro, con la flessibilità necessaria affinché ogni paese possa gestire autonomamente le proprie attività di erogazione delle sovvenzioni sul campo. Una piattaforma di gestione delle sovvenzioni progettata appositamente a questo scopo elimina l’onere di riconciliazione che le configurazioni manuali, paese per paese, impongono silenziosamente.