Conditions d'utilisation

Article 1. Définitions

Aux fins du Contrat:

• "Bon de commande" désigne tout type de document commercial interne délivré par le Client à Optimy indiquant les types, les quantités et les prix convenus pour les Services à exécuter par Optimy conformément au Contrat et qui pourrait être requis à des fins de facturation.
  
• "Commande" désigne soit un Formulaire de commande (“Order Form” en anglais) soit un Contrat de service, signé, indiquant explicitement une date de début, des périodes de reconduction, et faisant explicitement référence aux Conditions générales de service en vigueur.
  
• “Conditions générales de service”: le présent document et les clauses qui y sont décrites.
• "Frais supplémentaires" : les frais liés aux services supplémentaires.
• "Contrat" : le présent contrat de service entre les parties, composé de tous les documents mentionnés dans le formulaire de commande sous la rubrique "Conditions générales".
• "Date anniversaire" : chaque date anniversaire de l'accord, calculée à partir de la date de début.
• L'expression "utilisateur autorisé" désigne le(s) employé(s) et/ou consultant(s) du client qui sont autorisés à accéder à la plateforme et à l'utiliser, à des fins commerciales internes du client et en relation avec la marque et le territoire convenus.
• "Lois sur la protection des données" désigne toutes les lois et réglementations applicables relatives au traitement des données à caractère personnel, y compris, mais sans s'y limiter, la directive sur la protection des données des communications électroniques (2002/58/CE) et le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE (2016/679/CE), ainsi que toutes les lois et réglementations locales les mettant en œuvre et toute modification ou remise en vigueur de celles-ci.
  Les termes "contrôleur", "données à caractère personnel", "traitement", "sous-traitant" et "autorité de contrôle" ont le sens qui leur est donné dans le RGPD.
• Le terme "jours" désigne les jours calendaires, sauf indication contraire dans l'accord.
• Date de fin" ou "Date de fin de l'Accord" ou "Date de fin de l'Accord"" : la fin de l'Accord suite au non-renouvellement de la dernière période de renouvellement ou la fin de l'Accord suite aux conditions prévues à l'article 23. Résiliation anticipée. La date de fin déclenche la fin de l'utilisation de la Plateforme. 
• On entend par"cas de force majeure" un événement qui n'est pas prévisible par la partie concernée au moment de la signature de l'accord, qui est inévitable et qui échappe au contrôle raisonnable de la partie concernée, pour autant que celle-ci ne puisse pas surmonter cet événement en dépit de tous les efforts raisonnables et qu'il empêche la partie concernée d'exécuter ses obligations.
  La force majeure comprend, sans s'y limiter, tout acte de guerre (déclarée ou non), émeute, insurrection, révolution, guerre civile, attaque terroriste, grève (non déclenchée par les employés d'une partie), épidémie et pandémie, inondation, incendie, tremblement de terre, tempête ou autre cas de force majeure, acte de restriction gouvernementale.
• "Frais de mise en œuvre" : les frais payés ou à payer par le client en contrepartie de la mise en œuvre et de la personnalisation (le cas échéant) de la plate-forme, comme convenu par les parties.
• "Politique de sécurité de l'information" signifie la documentation de sécurité applicable à la Plateforme et aux Services achetés par le Client, telle que mise à jour de temps à autre, telle que mise raisonnablement à la disposition du Client par Optimy. 
• "Durée initiale" : la durée initiale fixe du contrat avant tout renouvellement.
• La "propriété intellectuelle" désigne les créations immatérielles de l'esprit qui sont protégées par les lois sur la propriété intellectuelle, telles que les œuvres littéraires et artistiques, les inventions, les dessins et les symboles, les noms et les images utilisés dans le commerce.
• Le terme "lois" désigne toute loi, réglementation, règle, ordonnance ou décision d'un gouvernement étranger, fédéral, étatique ou local, y compris, mais sans s'y limiter, les lois relatives au transfert de données, aux droits de propriété intellectuelle et à la protection de la vie privée.
• "Frais de licence" : les frais annuels récurrents payés ou à payer par le client en contrepartie du droit d'accès et d'utilisation de la plate-forme, comme convenu par les parties.
• On entend par "notification de refus" toute notification formelle envoyée à Optimy par laquelle le client s'oppose aux conditions de service modifiées. Cette notification de refus doit être reçue au plus tard 15 (quinze) jours après la notification par Optimy de ces modifications.
• On entend par "notification de résiliation" toute notification formelle par une partie à l'autre de sa volonté de résilier l'accord.
• Par "bon de commande" , on entend un bon de commande ou un accord de service signé, indiquant explicitement une date de début, un engagement sur des périodes annuelles et faisant explicitement référence aux conditions de service en vigueur.
• Le terme "plate-forme" a la signification définie dans les considérations introductives des conditions de service.
• Par "bon de commande", on entend tout type de document commercial interne émis par le client à l'intention de Optimy , indiquant les types, les quantités et les prix convenus pour les services à fournir par Optimy conformément au contrat, et pouvant être nécessaire à des fins de facturation.
• On entend par "services supplémentaires récurrents" tous les services supplémentaires qui sont fournis pendant plus d'un an et qui sont expressément définis comme récurrents dans la liste des prix du site Optimy.
• On entend par "frais supplémentaires récurrents" les frais relatifs à l'un des services supplémentaires récurrents.
• "Date de renouvellement" : le jour suivant le dernier jour de la période initiale ou d'une période de renouvellement, et le premier jour où l'accord est renouvelé pour une période de renouvellement. 
• On entend par "périodes de renouvellement" les périodes de renouvellement consécutives de l'accord, dont la première commence immédiatement après la fin de la période initiale et chaque période a une durée de trois ans.
• On entend par "services" les services standard et les services complémentaires.
• On entend par "services standard" la fourniture des services décrits à l'article 4 des conditions d'utilisation.
• "Date de début" ou "Date de début du service" : la date d'entrée en vigueur du contrat, c'est-à-dire le premier jour de la période initiale, dûment spécifiée dans le bon de commande en tant que "date de début de la commande".
• Le terme "durée" désigne la durée initiale ou toute durée de renouvellement.
• "Territoire" désigne le ou les pays à partir desquels la Plateforme est utilisée par le Client et les Services sont exécutés, comme indiqué dans le Bon de commande.

Article 2. Introduction

2.1 Les présentes conditions de service définissent les règles et les lignes directrices que les clients doivent suivre pour accéder à la plate-forme et aux services et les utiliser. 

2.2 L'accès et l'utilisation de la Plateforme par le Client sont conditionnés par son acceptation et son respect des présentes Conditions de service. Les présentes conditions de service s'appliquent à tous les clients, utilisateurs autorisés et autres personnes qui accèdent à la plate-forme ou l'utilisent.

2.3 En accédant à la plate-forme ou en l'utilisant, vous acceptez d'être lié par les présentes conditions d'utilisation. Si vous n'êtes pas d'accord avec une partie de ces conditions de service, vous ne pouvez pas accéder à la plate-forme.

2.4 Les présentes conditions d'utilisation ont été mises à jour pour la dernière fois le 17 juillet 2023.

Article 3. Mise à jour des conditions de service

3.1.Optimy se réserve le droit de modifier les présentes Conditions de service à tout moment. Dans ce cas, Optimy informera préalablement le Client de la mise à jour (l'"Avis de mise à jour") en utilisant les coordonnées de la personne désignée comme "le Contact principal" dans le Formulaire de commande. Si le Client souhaite recevoir l'Avis de mise à jour sur une autre adresse électronique, il devra en informer Optimy à l'adresse legal@optimy.com. Dans le cas où le client ne recevrait pas un avis de mise à jour envoyé par Optimy en raison d'une négligence à l'égard de cette obligation, l'avis de mise à jour ne sera pas considéré comme invalide.

3.2 Si le client souhaite s'opposer aux modifications mentionnées dans l'avis de mise à jour, il doit informer Optimy de son intention dans les 15 (quinze) jours calendaires suivant la réception de l'avis de mise à jour, par courrier électronique à legal@optimy.com ou par écrit par lettre recommandée ("avis de refus"). Le client doit prouver que les modifications apportées par Optimy affectent matériellement les droits du client de manière préjudiciable, dans un délai de 15 (quinze) jours calendaires à compter de la date de l'avis de refus. Dans ce cas, les conditions de service alors en vigueur resteront applicables jusqu'au prochain renouvellement du contrat, sauf accord contraire des parties. Si aucune preuve n'est fournie dans ce délai, la mise à jour des conditions de service s'appliquera à compter du 15e jour suivant l'avis de mise à jour.

3.3 Si le client n'envoie pas d'avis de refus dans le délai et les conditions mentionnés au paragraphe 3.2, il est réputé avoir accepté la nouvelle version des conditions de service. À compter de 15 (quinze) jours après l'avis de mise à jour, la nouvelle version des conditions de service sera applicable en tant que partie intégrante de l'accord actuel.

3.4 Si des dispositions du bon de commande contredisent en tout ou en partie des dispositions des conditions de service, les dispositions du bon de commande prévalent.

3.5 Les conditions contractuelles spécifiques énumérées dans le formulaire de commande ne peuvent être modifiées par une modification des conditions générales de service et ne peuvent être modifiées que par un accord écrit entre les parties.

Article 4. Description de la plate-forme et des services standard

4.1 La Plateforme est constituée d'un ensemble de services logiciels sous licence et de modules complémentaires, conçus pour permettre au Client de gérer son impact social. Les fonctionnalités de la Plateforme comprennent, sans s'y limiter, des options telles que la mesure de la responsabilité sociale de l'entreprise, l'élargissement de sa portée philanthropique et l'établissement de liens avec sa communauté.

4.2 Dans le cadre des Services Standard, Optimy héberge la Plateforme, le logiciel et les données du Client et fournit la Plateforme en tant que plateforme web hébergée dans le nuage. Le Client a accès à la Plateforme à tout moment, à l'exception des périodes de maintenance programmées, dans les conditions définies dans l'Accord de niveau de service auquel il est fait référence dans le Formulaire de commande.

4.3.Optimy n'assure la compatibilité de la Plateforme qu'avec les versions récentes des navigateurs web les plus courants, dont la liste est actuellement Chrome, Edge, Opera, Firefox, Safari et peut évoluer dans le temps.

4.4 Les services standard comprennent les services de maintenance, les mises à jour et les mises à niveau des logiciels. 

4.5 Les modules complémentaires peuvent être demandés par le client à tout moment moyennant le paiement de frais supplémentaires. Optimy se réserve le droit de modifier la liste des modules complémentaires disponibles et la tarification associée.

4.6 L'API de la plateforme peut être mise à disposition par Optimy pour des connexions externes à la demande du client, mais il est entendu entre les parties qu'elle ne fait pas partie des services standard et qu'elle peut être soumise à des frais supplémentaires payables.

Article 5. Renouvellement de l'accord

5.1. Sans préjudice des articles 21 à 23 des conditions de service, après la période initiale, l'accord est renouvelé automatiquement tous les 3 (trois) ans pour de nouvelles périodes successives de 3 (trois) ans ("périodes de renouvellement"), sauf si l'une des parties notifie par écrit à l'autre partie la résiliation de l'accord par lettre recommandée ou par courrier électronique officiel au moins 3 (trois) mois avant la date du prochain renouvellement.

5.2. Dans le cas où le client souhaite transmettre un courriel officiel comme avis de résiliation à Optimy, ce courriel officiel doit être adressé à l'adresse électronique legal@optimy.com pour être considéré comme valide.

Article 6. Accès à la plate-forme et utilisation de celle-ci

6.1.Optimy accorde au Client un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d'accès et d'utilisation de la Plateforme pour la Marque et le Territoire conformément aux termes du Contrat.

6.2. L'accès et l'utilisation de la Plateforme sont strictement personnels et ne peuvent être utilisés par les utilisateurs autorisés que pour les besoins du Client, en relation avec la marque et le territoire convenus entre les Parties.

6.3 Le client ne peut, sans l'accord écrit préalable de Optimy

(i) autoriser des sociétés affiliées, des sous-traitants ou des tiers à utiliser la plate-forme,

(ii) utiliser la plate-forme au nom ou au bénéfice de tiers,

(iii) inclure tout ou partie de la plate-forme dans les logiciels ou services offerts par le client à ses propres clients,

(iv) transférer ou sous-licencier de toute autre manière l'un quelconque de ses droits au titre de l'accord.

6.4 Si le Client a l'intention d'utiliser la Plateforme pour d'autres marques, d'autres objectifs ou activités, d'autres territoires ou dans d'autres conditions, les modalités de cette utilisation doivent être convenues par écrit entre les Parties au préalable.

6.5 L'accès à la Plateforme est accordé au Client pour la durée du Contrat et est non exclusif. Le Client doit utiliser la Plateforme de manière raisonnable, conformément aux instructions fournies par Optimy directement ou disponibles dans le Centre d'aide Optimy .

6.6 Le Client ne peut pas accéder aux codes sources de la Plateforme et ne peut pas modifier la Plateforme.

6.7 Le client n'utilisera pas la plate-forme d'une manière qui enfreint une loi applicable. En outre, le Client ne doit pas permettre ou aider un utilisateur autorisé ou un tiers à :

(i) utiliser la Plateforme à d'autres fins que celles définies dans l'avant-propos du Bon de commande ;

(ii) sauf conformément aux dispositions des présentes, accorder à des tiers l'autorisation d'utiliser la plate-forme ou revendre, transférer, mettre en gage, louer ou partager les droits du client en vertu de l'accord ;

(iii) modifier, supprimer ou amender le nom ou le logo de Optimy, mettre à jour, reproduire, dupliquer, copier tout ou partie de la Plateforme ou des Services ;

(iv) mettre la Plateforme, les Services ou le contenu généré par la Plateforme et les Services à la disposition de toute personne autre que les employés et les consultants du Client pour une utilisation à son profit comme prévu dans le Contrat, ou utiliser la Plateforme et les Services au profit de toute entité autre que le Client ; 

(v) accéder ou tenter d'accéder aux systèmes, programmes ou données de Optimyqui ne sont pas mis à la disposition du public, ou tenter de contourner les dispositifs de sécurité et de gestion du trafic ;

(vi) utiliser la plate-forme ou les services à des fins d'analyse comparative ou de développement d'un produit concurrentiel par rapport à l'offre de produits de Optimy ;

(vii) décompiler, désassembler ou faire de l'ingénierie inverse ou tenter de reconstruire ou de découvrir tout code source, code objet ou idées sous-jacentes, structure, savoir-faire, algorithmes, formats de fichiers ou interfaces de programmation ou d'interopérabilité concernant la plate-forme ou les services ou tout logiciel, documentation ou données liés à la plate-forme ou aux services, par quelque moyen que ce soit. 

Article 7. Comptes d'utilisateurs

7.1 Lorsque le Client crée un compte pour ses utilisateurs autorisés sur la Plateforme, il doit fournir des informations exactes, complètes et à jour à tout moment. Le non-respect de cette obligation constitue une violation de l'Accord.

7.2 Le client et ses utilisateurs autorisés sont responsables de la protection des mots de passe utilisés pour accéder à la plate-forme et de toutes les activités ou actions sur la plate-forme auxquelles ils accèdent par le biais de ces mots de passe. Le client et ses utilisateurs autorisés acceptent de ne pas divulguer leur mot de passe à un tiers. Le client doit informer Optimy immédiatement dès qu'il a connaissance d'une violation de la sécurité ou d'une utilisation non autorisée de son compte.

7.3 Le client et ses utilisateurs autorisés ne peuvent pas utiliser comme nom d'utilisateur le nom d'une autre personne ou entité ou un nom qui n'est pas légalement disponible pour l'utilisation, un nom ou une marque qui est soumis aux droits d'une autre personne ou entité autre que le client ou les utilisateurs autorisés sans autorisation appropriée, ou un nom qui est autrement offensant, vulgaire ou obscène.

Article 8. Développements supplémentaires

8.1. Sous réserve d'un accord entre les parties sur la portée, le prix et la durée du développement, Optimy peut, à la demande du client, accélérer le développement de certaines fonctionnalités supplémentaires ou développer de nouvelles fonctionnalités pour le seul usage du client.

8.2. Tous les droits sur ces fonctionnalités supplémentaires, y compris les droits de propriété intellectuelle, resteront la propriété exclusive de Optimy. Les décisions relatives à la commercialisation, au développement, au déploiement, à la modification, à la suppression et à l'utilisation de ces développements seront prises à la seule discrétion de Optimy. 

Article 9. Sauvegardes

9.1 Le Client reconnaît que Optimy effectue des sauvegardes régulières. En définitive, toute sauvegarde est définitivement supprimée au plus tard 1 (un) an après la fin du jour où elle a été effectuée.

9.2 Bien que des sauvegardes régulières de la plate-forme soient effectuées, Optimy ne peut pas garantir qu'il n'y aura pas de perte ou de corruption de données. Des points de sauvegarde corrompus ou invalides peuvent être causés, sans limitation, par un contenu qui est corrompu avant d'être sauvegardé ou qui change pendant qu'une sauvegarde est effectuée.

9.3.Optimy fournira une assistance et tentera de résoudre tout problème connu ou découvert susceptible d'affecter les sauvegardes de contenu décrites dans l'accord de niveau de service. Le client reconnaît que Optimy n'est pas responsable de l'intégrité du contenu ou de l'impossibilité de restaurer le contenu dans un état utilisable.

9.4 Le Client accepte de conserver une copie complète et exacte de tout contenu dans un endroit indépendant de la Plateforme.

Article 10. Tests de sécurité

10.1 Le Client peut réaliser un balayage automatisé afin d'assurer la sécurité de la Plateforme sur une réplique de la Plateforme et conformément au service de balayage automatisé offert par Optimy, qui est soumis à des frais supplémentaires payables.

10.2 Si le client souhaite effectuer un balayage automatisé, il s'assurera de l'option payante du balayage automatisé auprès de Optimy, en suivant les meilleures pratiques de Optimy.

10.3 Le Client ne doit pas lancer d'attaque ou de test de pénétration contre les serveurs de production hébergeant les clients. De même, Optimy ne permet pas la réalisation de pentest sur la Plateforme.

Article 11. Honoraires

11.1. En contrepartie de l'utilisation de la Plateforme et de la fourniture de services par Optimy, le Client paiera les frais suivants : 

(i) des frais uniques pour la mise en place de la plate-forme, les "frais de mise en œuvre", et 

(ii) les "frais annuels récurrents", y compris (a) les "frais de licence", pour l'utilisation de la plate-forme et la fourniture par Optimy des services standard, qui ne couvrent pas l'activation ou la fourniture par Optimy de tout service supplémentaire ; (b) les "frais supplémentaires récurrents" pour l'utilisation de tout service supplémentaire récurrent, y compris, mais sans s'y limiter, les éventuels modules complémentaires, dont l'activation a été demandée par le client au cours de la période en cours ;

(iii) les frais relatifs à tout autre service additionnel qui n'est pas un service additionnel récurrent.

11.2. Les honoraires pour les services pour lesquels le client a opté initialement sont déterminés dans le bon de commande signé entre les parties.

11.3. Les frais supplémentaires récurrents sont facturés à partir de l'activation des services supplémentaires récurrents concernés, au prix en vigueur à ce moment-là, au prorata temporis de la période restant à courir jusqu'à la prochaine date anniversaire. 

11.4 Après la première facturation lors de l'activation, les frais supplémentaires récurrents seront inclus dans toutes les factures annuelles récurrentes suivantes jusqu'à la fin de la durée, indépendamment de toute désactivation éventuelle des services supplémentaires récurrents avant la fin de la durée en cours.

11.5. Les frais de mise en œuvre et les frais annuels récurrents pour la première année du contrat sont facturés à la date de début. À la fin de la première année de l'accord, d'autres frais annuels récurrents sont facturés 30 (trente) jours avant chaque date anniversaire afin de couvrir l'utilisation de la plateforme, les services standard et les éventuels services supplémentaires récurrents pour l'année suivante.  

11.6 Les frais annuels récurrents seront adaptés conformément à la clause d'indexation de l'article 12 des Conditions de service. 

11.7 Les frais pour les services supplémentaires, autres que les services supplémentaires récurrents, seront facturés à la date à laquelle Optimy commence à fournir ces services supplémentaires, comme convenu entre les parties.

Article 12. Facturation et tarification

12.1. Tous les frais bancaires sont à la charge exclusive du client.

12.2. Tout module complémentaire est facturé au moment de l'activation, au prix alors applicable, au prorata temporis de la durée restante de la période en cours et est ensuite inclus dans la facture récurrente suivante.

12.3. Optimy se réserve le droit d'ajuster les redevances, sans préjudice de tout autre mécanisme d'ajustement, chaque année à la date anniversaire de la signature de l'accord et pour la première fois un an après l'entrée en vigueur de l'accord, selon la formule suivante :

Où ?

P = les frais ajustés.

P0 = les redevances initiales à la date d'entrée en vigueur de l'accord.

S0 = Salaire horaire de référence majoré des cotisations sociales des secteurs d'Agoria (moyenne nationale) tel que reconnu par le Service public fédéral belge Économie, PME, Classes moyennes et Énergie et publié par AGORIA à la date d'entrée en vigueur de l'Accord.

S = Même référence à la date d'ajustement de la redevance.

12.4 Indépendamment de l'augmentation annuelle basée sur l'inflation, Optimy peut modifier ses prix à tout moment. Toutefois, ces modifications ne changeront pas le prix applicable à la période en cours et ne s'appliqueront qu'à partir de la prochaine période de renouvellement.

Article 13. Impôts et taxes

13.1 Toutes les redevances s'entendent hors TVA et autres charges, taxes ou impôts applicables, qui doivent être supportés par le client.

13.2 Si Optimy n'est pas en mesure de récupérer tout ou partie de la retenue à la source prélevée par le client en application d'une loi applicable obligatoire, le client effectuera un paiement supplémentaire à Optimy pour le montant total de la retenue à la source, de sorte que Optimy reçoive un paiement net égal au montant qui aurait été perçu en l'absence de retenue à la source.

Article 14. Délais de paiement et retard de paiement

14.1 Tous les paiements effectués par le client en vertu du contrat sont dus dans un délai de 30 (trente) jours à compter de la date de la facture, par virement bancaire électronique uniquement.

14.2 Chaque jour de retard de paiement peut être facturé avec des intérêts de retard en application de la loi belge du 2 août 2002 sur les retards de paiement dans les transactions commerciales, calculés comme suit :

Où ?

• BCE% est le taux officiel de la Banque centrale européenne (BCE) s'il est positif, ou 0,00% si le taux de la BCE est négatif ;
• D est le nombre de jours de retard de paiement ;
• A est le montant de la facture en souffrance, toutes taxes comprises.

Les retards de paiement sont donc assortis d'un intérêt annuel fixé par la Banque centrale européenne (BCE), majoré de 8 % (huit pour cent).

14.3 En outre, Optimy a droit à un montant de 150 (cent cinquante) euros à titre d'indemnité forfaitaire pour les frais de recouvrement, ainsi qu'à une indemnité raisonnable pour tout autre frais de recouvrement causé par le retard de paiement, en vertu de la loi belge du 2 août 2002 sur les retards de paiement dans les transactions commerciales.

Article 15. Confidentialité, droits des données et sécurité

15.1 Les parties conviennent de garder confidentielles toutes les informations non publiques reçues l'une de l'autre ("informations confidentielles") et de ne pas les utiliser à d'autres fins que celles spécifiées dans le présent document. Aucune information confidentielle ne peut être transmise à un tiers, sauf si cela est nécessaire à l'exécution de l'accord.

15.2 Les parties conviennent de préserver la confidentialité des informations confidentielles et de mettre en œuvre les mesures de sauvegarde appropriées pour préserver la confidentialité pendant une période de 3 (trois) ans après la fin de l'accord. 

15.3.Optimy peut accéder et utiliser les données du Client et les données relatives à l'utilisation de la Plateforme à des fins statistiques et d'amélioration de la Plateforme et de ses services, sans toutefois divulguer les informations confidentielles du Client et sans préjudice des obligations relatives aux données personnelles. Optimy peut divulguer des statistiques anonymes à des tiers.

15.4 Le Client est responsable de la confidentialité et de la sécurité de son/ses compte(s) et doit s'assurer que ses utilisateurs autorisés accèdent à la Plateforme par le biais d'ordinateurs correctement sécurisés. 

15.5 Les données soumises par le Client et celles relatives aux utilisateurs autorisés restent la propriété du Client.

15.5.1 Le client doit exporter et conserver des copies ou des sauvegardes adéquates de ses données en plus des sauvegardes effectuées par Optimy.

15.5.2.Optimy peut, à la demande du Client uniquement et pour la fourniture des Services, modifier les données du Client sur la Plateforme. En aucun cas, une modification effectuée par Optimy ne saurait altérer la propriété exclusive du Client sur ses données.

15.6 Le Client peut à tout moment exporter ses données au format CSV avant la fin du Contrat en utilisant les fonctionnalités d'exportation de la Plateforme. Le Client peut demander l'assistance de Optimy pour personnaliser l'exportation des données, qui sera facturée sur devis proportionnellement à la quantité de données et à la quantité de travail nécessaire.

15.7 Sans préjudice du contenu de l'article 9 relatif à la conservation des sauvegardes pour une durée maximale de 1 (un) an, Optimy supprimera les données du Client hébergées sur la Plateforme après 1 (un) mois à compter de la date de fin du Contrat.

Article 16. Protection des données

16.1.Optimy peut traiter des données à caractère personnel dans le cadre de l'exécution du Contrat. Lorsque Optimy traite des données à caractère personnel pour le compte du Client et non pour ses propres besoins, Optimy agit en qualité de sous-traitant (article 16.2.). Lorsque Optimy traite des données à caractère personnel pour ses propres besoins, Optimy agit en tant que responsable du traitement (article 16.3).

16.2. Optimy s'acquitte de ses obligations en tant que sous-traitant de données à caractère personnel conformément à l'article 28 du RGPD. Les obligations incombant aux Parties sont énoncées dans l'Accord sur le traitement des données auquel il est fait référence dans le Formulaire de commande.

16.3.Optimy agit en tant que Contrôleur de données lorsqu'il traite les données personnelles des employés et représentants du Client à des fins de facturation et d'administration, et des utilisateurs autorisés du Client, appelés Personnes concernées, pour créer leur compte et offrir les services liés à la Plateforme, y compris l'analyse de leur utilisation générale de la Plateforme afin d'améliorer cette dernière, pour entreprendre ou organiser des activités de marketing et mener ou organiser des études de marché, ou pour remplir des obligations légales telles que spécifiées dans la politique de confidentialité de Optimy. Le Client reconnaît que la politique de confidentialité de Optimyest disponible sur le site web de Optimy.

Les catégories de données à caractère personnel traitées par Optimy en tant que responsable du traitement sont les suivantes :

• Nom, titre, fonction de la personne de contact
• Coordonnées professionnelles (nom de l'entreprise, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone...)
• Données de facturation
• Utilisation de la plate-forme et des services connexes
• Autres informations liées à l'accord : relations contractuelles, informations de connexion, préférences concernant le produit et intérêt pour le produit ou les services.

Le traitement est justifié par les intérêts légitimes de Optimy, c'est-à-dire l'exécution du contrat avec le client et la fourniture du meilleur service possible au client, tout en ayant un impact limité sur les intérêts et les droits des personnes concernées.

En outre, Optimy s'efforce d'améliorer continuellement ses services et, à cette fin, peut prendre contact avec les personnes concernées, à condition qu'elles aient donné leur consentement explicite préalable, pour connaître leur impression sur la plate-forme Optimy et les développements futurs.

Le Client reconnaît et accepte que Optimy puisse transférer les données de contact des Professionnels à des sous-traitants ou à d'autres prestataires de services afin de fournir la Plateforme. Certains de ces destinataires peuvent être situés en dehors de l'Espace Economique Européen mais assurent un niveau de protection adéquat des données personnelles, tel que requis par le GDPR, notamment par la conclusion de Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne entre Optimy et ces tiers.

Optimy ne traite pas les données à caractère personnel pendant une durée plus longue que celle nécessaire au regard de son intérêt légitime et, en tout état de cause, pas plus de 5 (cinq) ans après la cessation des services.

Les personnes concernées ont le droit de demander à Optimy, sous réserve que les conditions légales soient remplies :

1. l'accès à leurs données personnelles en cours de traitement,
2. la rectification ou l'effacement de leurs données à caractère personnel,
3. le droit à la limitation du traitement, ainsi que le droit de s'opposer au traitement de leurs données à caractère personnel.

Les personnes concernées ont également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données.

Le Client s'engage à informer ses utilisateurs autorisés des activités de traitement de Optimyci-dessus et à les informer de leurs droits en tant que personnes concernées. 

Article 17. Propriété intellectuelle

17.1 La Plateforme ainsi que les sites web de Optimy, la structure de la base de données, les marques commerciales, les noms de produits et les marques, y compris toute personnalisation, modification ou amélioration de ceux-ci, sont protégés par des droits de propriété intellectuelle. 

17.2 Hormis la licence limitée accordée par les présentes pour l'utilisation de la plate-forme conformément aux dispositions de l'accord, et sauf accord écrit contraire des parties, tous les droits sur les codes, les textes, la mise en page, les dessins, les photographies, les films, les graphiques et les autres éléments sont conservés par Optimy. Toute copie, adaptation, traduction, arrangement, communication au public, location ou autre utilisation, modification de tout ou partie des éléments appartenant à Optimy sous quelque forme et par quelque moyen que ce soit, électronique, mécanique ou autre, est strictement interdite.

17.3 Le Client informera immédiatement Optimy de toute réclamation réelle ou présumée selon laquelle la Plateforme et les Services enfreignent les droits d'auteur sur les programmes informatiques ou les droits sur les bases de données d'une tierce partie. Le Client donnera à Optimy le plein contrôle de la défense et Optimy défendra et indemnisera le Client contre une telle réclamation. S'il s'avère que la Plateforme ou les Services portent atteinte à des droits d'auteur sur des programmes informatiques ou des droits sur des bases de données d'un tiers, Optimy doit soit obtenir le droit pour le Client de continuer à utiliser la Plateforme, soit modifier la Plateforme et les Services afin de mettre fin à l'atteinte. Si aucune de ces solutions n'est possible dans des conditions commerciales acceptables pour Optimy, Optimy aura le droit de résilier l'accord et remboursera au client tous les frais payés pour la période annuelle en cours, à titre d'unique compensation et de réparation du préjudice subi.

17.4. Le client doit

(i) défendre Optimy contre toute réclamation d'un tiers alléguant que les données du Client, ou l'utilisation par le Client de la Plateforme et des Services en violation de l'Accord, enfreignent les droits de propriété intellectuelle de ce tiers ou violent les lois applicables, 

(ii) en ce qui concerne cette réclamation, indemniser et dégager de toute responsabilité Optimy pour tous les dommages et coûts finalement accordés ou acceptés dans le cadre d'un règlement par le client, y compris, mais sans s'y limiter, les frais raisonnables d'avocat.

Article 18. Référencement du client 

Le client accorde à Optimy le droit d'utiliser son logo et sa marque pour l'historique de Optimy, à des fins de référence et sur le site web de Optimy.

Article 19. Garanties

19.1.Optimy s'acquitte de ses obligations avec les compétences et le soin d'un professionnel. Optimy n'est tenu à aucune obligation de résultat. Optimy s'efforce raisonnablement de garantir que la Plate-forme est disponible, qu'elle n'est pas affectée par des erreurs et qu'elle est protégée contre tout accès non autorisé. Cependant, Optimy ne donne aucune garantie sur l'un ou l'autre de ces éléments. En outre, Optimy ne peut être tenu responsable des défauts de conception ou de matériel si les spécifications ont été préalablement approuvées par le client. La Plateforme est fournie " en l'état " et Optimy décline toute garantie, expresse ou implicite, autre que celles mentionnées dans les présentes Conditions de service. L'utilisation de la Plateforme par le Client se fait sous sa seule responsabilité et à ses propres risques.

19.2 Le client est responsable de la détermination de ses besoins et exigences au moment où il conclut le contrat. Optimy ne fait aucune déclaration concernant l'adéquation de la plate-forme aux besoins ou objectifs prévus du client ou concernant la réalisation par le client de ses objectifs commerciaux, financiers ou opérationnels.

Article 20. Responsabilité

20.1.Optimy n'est responsable que des dommages directs subis par le client à la suite d'un manquement aux obligations de Optimy. Toute demande de dommages directs doit être dûment prouvée par le client. 

20.2 Sauf en cas de fraude, de faute intentionnelle, de négligence grave ou de toute situation pour laquelle la responsabilité ne peut être limitée ou exclue en vertu de la loi, la responsabilité globale de Optimy pour toute cause - contractuelle et extracontractuelle - y compris toute obligation d'indemniser le client, est limitée au montant des frais de licence annuels payés ou dus par le client - hors taxes - pour la période annuelle au cours de laquelle l'événement donnant lieu à la responsabilité se produit.

20.3 Les parties et leurs affiliés, directeurs, employés, propriétaires, agents ou représentants ne sont jamais responsables des dommages accessoires, indirects ou consécutifs, y compris toute perte ou altération de données, toute perte de profit, de chiffre d'affaires, de temps, d'opportunité, toute atteinte à la bonne volonté ou à la réputation, même si ces parties ont été informées de la possibilité de tels dommages. En cas de perte ou d'altération des données, le Client n'aura droit qu'à une restauration des données telles que sauvegardées par Optimy, sans aucune garantie de résultat. Il s'agit de son seul recours.

20.4 Chaque partie défend, indemnise et dégage de toute responsabilité l'autre partie et ses affiliés, dirigeants, administrateurs, employés, actionnaires et partenaires, contre toute réclamation, perte, responsabilité, amende, pénalité, dommage, coût et dépense, y compris, mais sans s'y limiter, les honoraires raisonnables d'avocat, que l'une des parties subit en raison d'actes de négligence, d'erreurs ou d'omissions de l'autre partie dans l'exécution des obligations de l'accord. Le présent article survit à l'expiration ou à la résiliation anticipée de l'accord.

20.5 Pendant toute la durée des obligations d'indemnisation de Optimyau titre de l'accord, Optimy doit, à ses seuls frais, porter et maintenir :

(i) une police d'assurance responsabilité civile des entreprises, comprenant notamment une couverture de la responsabilité du fait des produits et de la responsabilité des employeurs, couvrant un montant cumulé minimal de 2 000 000 $ (deux millions de dollars américains) ;

(ii) et une assurance responsabilité cybernétique spécifique, couvrant un montant cumulé minimum de 1 000 000 $ (un million de dollars américains).

20.6 Les polices d'assurance susmentionnées doivent être souscrites auprès d'une compagnie d'assurance financièrement saine, dont les notations financières sont reconnues comme solides par les organismes de notation d'assurance ; Optimy peut fournir au client son certificat d'assurance responsabilité pour l'assurance requise lors de la signature de l'accord et dans les trente (30) jours suivant toute demande écrite ultérieure du client en vue d'obtenir un certificat actualisé. 

Article 21. Suspension des services

21.1.Optimy se réserve le droit de suspendre l'accès du Client à la Plateforme et de suspendre la fourniture des Services si l'un des événements suivants se produit :

(i) le non-respect par le Client de ses obligations, y compris le retard de paiement de toute somme due à Optimy qui n'est pas corrigé dans les 15 (quinze) jours calendaires suivant la réception d'un rappel de paiement de la part de Optimy;

(ii) une activité anormale sur le compte du client ; une violation présumée ou réelle de la sécurité du compte du client ;

(iii) lorsque Optimy doit effectuer une maintenance d'urgence ;

(iv) en cas de décision judiciaire, à l'initiative d'une agence gouvernementale ou d'une autre autorité compétente.

21.2 Si l'événement à l'origine de la suspension est causé par le client, l'exécution des services reprend après que le client a entièrement remédié à la cause de la suspension et Optimy est autorisé à facturer des frais de reconnexion raisonnables.

Article 22. Force Majeure

22.1 Si une partie (la "partie affectée") est empêchée, entravée ou retardée dans l'exécution de l'une des obligations qui lui incombent en vertu du présent accord en raison d'un cas de force majeure, elle en informe l'autre partie par écrit dans un délai maximum de cinq (5) jours à compter de la date à laquelle le cas de force majeure a commencé à se produire, en fournissant tous les documents disponibles et en prenant toutes les mesures possibles pour résoudre la situation dans les délais les plus brefs.

22.2 Les obligations de la partie affectée sont suspendues pendant la durée du cas de force majeure. Si la durée d'un événement de force majeure dépasse ou est censée dépasser 60 (soixante) jours, chaque partie peut résilier l'accord par notification écrite à l'autre partie, sans qu'aucune indemnité ne soit due par l'une ou l'autre partie. 

Article 23. Résiliation anticipée

23.1. Chaque partie ne peut résilier l'accord par lettre recommandée avec effet immédiat que si l'autre partie : 

(i) commet un manquement grave à une ou plusieurs de ses obligations et ce manquement n'est pas réparable ou n'est pas corrigé dans un délai de 20 (vingt) jours à compter de la mise en demeure,

(ii) cesse d'être autorisé à exercer ses activités - si une telle autorisation est requise - ou cesse ses activités,

(iii) engage une procédure en vertu des lois sur la faillite ou l'insolvabilité, procède à une cession au profit de ses créanciers ou devient insolvable pour d'autres raisons.

23.2. En cas de résiliation de l'accord pour quelque raison que ce soit, le client doit cesser d'utiliser la plate-forme et restituer à Optimy tout matériel propriétaire de Optimy en sa possession. Toute utilisation de la plate-forme en l'absence d'un accord valide en vigueur constitue une violation des droits de propriété intellectuelle de Optimy, en plus d'une violation contractuelle.

23.3 Si le client souhaite résilier l'accord pour des raisons de commodité ("résiliation pour des raisons de commodité"), toutes les redevances impayées pour les parties non expirées de la période initiale ou de la période de renouvellement en cours deviennent immédiatement exigibles et payables, quelles que soient les conditions de paiement prévues dans l'accord. Si le client a prépayé des frais pour une partie de la période, ces frais prépayés ne sont pas remboursables par Optimy.

Article 24. Assistance et vérification

24.1 Dans le cas où le Client a besoin d'assistance pour l'utilisation de la Plateforme, le personnel et les sous-traitants accrédités de Optimy peuvent être amenés à accéder aux données du Client au sein de la Plateforme. 

24.2.Optimy se réserve le droit de vérifier l'utilisation de la Plate-forme par le Client afin de s'assurer de sa conformité avec le Contrat. A cette fin, Optimy peut accéder au(x) compte(s) du Client et auditer les données du Client. Optimy informera par écrit le Client de l'audit prévu au moins 2 jours ouvrables à l'avance.

24.3 Toutes les informations obtenues lors de la vérification ou de l'assistance resteront confidentielles et ne serviront pas à d'autres fins que l'application et l'exécution de l'accord. A la demande de Optimy, le Client remédiera immédiatement à toute non-conformité détectée par Optimy.

Article 25. Avis

25.1 Toute notification, demande ou autre communication devant être adressée à ou effectuée en vertu de l'accord doit être faite par écrit et est réputée dûment remise ou effectuée si elle est livrée ou envoyée

(i) par lettre recommandée au siège de Optimy,

(ii) soit par courrier électronique avec accusé de réception au Customer Success Executive du client et à l'adresse électronique suivante : legal@optimy.com. 

25.2 Une partie peut changer d'adresse aux fins de l'accord en notifiant ce changement à l'autre partie conformément aux dispositions du présent paragraphe. Toute notification, demande ou autre communication envoyée par courrier est réputée avoir été reçue par la partie à laquelle elle a été envoyée à la fin du jour indiqué comme jour de réception sur l'accusé de réception qui l'accompagne. Toute notification, demande ou autre communication remise en main propre est réputée, sauf preuve du contraire, avoir été reçue au moment de sa remise.

Article 26. Divers 

26.1Transfert de droits. Chaque partie peut transférer ses droits et obligations en vertu de l'accord à une autre société de son groupe, à la suite d'un changement de contrôle ou de la vente de la totalité ou d'une partie substantielle de ses actifs, après avoir donné à l'autre partie un préavis écrit d'un (1) mois avant le transfert. Tout successeur s'engage à respecter les obligations qui lui incombent en vertu de l'accord.

26.2Pas de renonciation. Le fait qu'une partie n'exerce pas ou tarde à exercer un droit, un pouvoir ou un privilège ne constitue pas une renonciation, et l'exercice unique ou partiel d'un droit, d'un pouvoir ou d'un privilège n'empêche pas l'exercice ultérieur de ce droit, de ce pouvoir ou de ce privilège.

26.3Divisibilité. Si l'une des dispositions de l'accord devait, pour quelque raison que ce soit, être considérée comme nulle, illégale ou inapplicable, cette nullité, illégalité ou inapplicabilité n'affecterait pas les autres dispositions de l'accord et devrait être remplacée par une disposition efficace, se rapprochant des dispositions d'origine dans ses implications économiques.

26.4Droit applicable. L'accord entre les parties est exclusivement régi par le droit belge. 

26.5. Juridiction compétente. Pour toute réclamation, controverse ou litige de quelque nature que ce soit survenant entre les parties ("litige") et ne pouvant être réglé par voie de négociation dans un délai de 15 (quinze) jours ouvrables, ce litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles, section française.