Comment la Fondation Swiss Re assure un suivi efficace de ses subventions grâce à Optimy
Fondation Swiss Re
La Fondation Swiss Re concentre ses efforts sur les objectifs de développement durable, notamment l’accès à la santé et à des sources de revenus, l’innovation au service de la résilience sociétale, ainsi que la gestion des risques naturels et climatiques. Rien qu’en 2019, la Fondation a collaboré avec 1'769 bénévoles, engagé 6,95 millions de francs suisses et lancé 18 nouveaux projets. L’une de ses branches gère les programmes de bénévolat d’entreprise et de partage de compétences professionnelles au sein de Swiss Re ; l’autre prend des engagements financiers stratégiques en faveur de projets à fort impact, fondés sur des données probantes et durables, en organisant trois appels à projets par an.
pays : Suisse | engagement annuel : plus de 6,95 millions de CHF | bénévoles : 1 769
Il n'existe pas de vue d'ensemble complète des fonds, des indicateurs clés de performance (KPI) ou du cycle de vie des subventions
La Fondation avait besoin d'un outil unique capable de gérer de manière autonome chaque étape du cycle de vie des subventions, tout en offrant à l'équipe une visibilité financière totale et la flexibilité nécessaire pour développer son programme d'appels à projets.
- Il n'existait pas de vue d'ensemble des affectations annuelles des fonds ni de la manière dont les fonds étaient dépensés
- Il n'existe aucun outil capable de gérer à la fois les contrats, les rapports d'avancement, les indicateurs clés de performance (KPI), les étapes clés, les factures et les clôtures
- L'équipe souhaitait bénéficier d'une totale autonomie, c'est-à-dire pouvoir utiliser et configurer l'outil sans dépendre du service informatique.
- Nécessité de disposer d'une certaine souplesse pour élargir les appels à propositions, la Fondation prévoyant de se développer
Une plateforme indépendante et tout-en-un couvrant l'ensemble du cycle de vie des subventions
Optimy à la Fondation Swiss Re un outil flexible et autogéré qui permet de suivre tous les projets soutenus, de gérer les relations avec les bénéficiaires depuis la demande jusqu'au rapport d'activité, et d'assurer à tout moment un contrôle financier complet.
- Suivi complet des fonds et tableau de bord des indicateurs clés de performance (KPI) : une visibilité totale sur la répartition du budget annuel, les flux de fonds et la bonne gestion des fonds, ce qui élimine totalement les approximations.
- Gestion de bout en bout du cycle de vie des subventions : signature des contrats, rapports d'avancement, suivi des indicateurs de résultats, gestion des étapes clés, traitement des factures et clôture des contrats — le tout sur une seule et même plateforme.
- Autonomie de l'équipe : l'équipe de la Fondation peut configurer, gérer et faire évoluer la plateforme sans avoir recours au service informatique — c'est exactement l'autonomie dont elle avait besoin.
- Un accompagnement réactif dédié à la réussite client : l'équipe « Optimy Success » Optimy a été qualifiée, comme toujours, d'excellente : réactive, aimable et pleinement engagée à chaque étape.
Fini les approximations : un contrôle total de chaque franc
La Fondation Swiss Re dispose désormais d'une vue d'ensemble complète et en temps réel de toutes les affectations de fonds et de tous les indicateurs clés de performance (KPI), avec l'assurance que ses fonds sont gérés de manière appropriée. L'équipe fonctionne de manière indépendante et est bien placée pour élargir ses appels à projets à mesure que les ambitions de la Fondation se développent.
CHF 6.95M
Engagé en un an
1,769
Bénévoles mobilisés
3
Appels à propositions par an
18
Nouveaux projets au cours de l'année
Fini les a priori ! Nous avons désormais une vue d'ensemble complète des fonds que nous allouons par an et nous savons si nous gérons correctement l'argent que nous recevons grâce au suivi de nos indicateurs clés de performance.
Gestionnaire de portefeuille senior — Fondation Swiss Re
La Fondation Swiss Re a mis fin aux incertitudes financières grâce à un suivi complet des fonds, à des tableaux de bord des indicateurs clés de performance (KPI) et à une gestion de bout en bout du cycle de vie des subventions — le tout géré en toute autonomie par l'équipe.
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