Comment la Fondation Stanley Thomas Johnson a amélioré la gestion de ses subventions grâce à Optimy
Fondation Stanley Thomas Johnson
La Fondation Stanley Thomas Johnson est une fondation indépendante basée en Suisse qui soutient des projets dans les domaines de la culture, de l'éducation, de l'aide humanitaire et de la recherche médicale. Sa mission est d'améliorer la qualité de vie des personnes et de promouvoir la compréhension culturelle mutuelle. En tant que fondation indépendante, elle adopte une vision à long terme et soutient des domaines négligés par le secteur public et les sponsors privés, en privilégiant les approches innovantes et les partenariats présentant un potentiel à long terme parmi les 750 candidatures reçues chaque année.
pays : Suisse | subventions accordées : environ 150 par an
750 candidatures, des critères variés et un processus d'évaluation complexe
La gestion des demandes de subventions dans quatre domaines distincts — chacun soumis à des critères d'éligibilité différents — ainsi que la mise en œuvre d'un processus d'évaluation rigoureux en trois étapes ont imposé d'énormes contraintes opérationnelles à l'équipe administrative de la fondation.
- 750 demandes par an dans les domaines de la culture, de l'éducation, de l'aide humanitaire et de la recherche médicale
- Critères d'éligibilité variables selon le type de demande (organisations, particuliers, projets spéciaux)
- Un processus d'évaluation en trois étapes (pré-évaluation, examen par des experts, validation par le conseil d'administration) nécessitant un soutien numérique
- Il est nécessaire de s'intégrer au système bancaire de la fondation pour permettre le déblocage semi-automatisé des paiements
Formulaires personnalisés, intégration bancaire et migration en toute fluidité
Optimy choisie comme solution globale pour répondre aux besoins complexes de la fondation en matière de gestion des subventions. Trois formulaires de demande distincts ont été configurés — pour les organisations, les particuliers et le projet spécial « Une seconde chance pour une première formation » —, chacun étant adapté à ses critères spécifiques.
- Trois formulaires de candidature adaptés : des formulaires distincts pour les organisations, les particuliers et les initiatives spéciales — chacun comportant des champs spécifiques et des critères d'éligibilité propres.
- Intégration du système bancaire : un « échange de données » avec la banque de la fondation permet d'effectuer des virements semi-automatisés, réduisant ainsi au minimum la saisie manuelle de données.
- Évaluation intégrée en trois étapes : pré-évaluation, examen par des experts externes et validation par le conseil d'administration, le tout géré au sein Optimy accessible à tous les types d'utilisateurs.
- Une migration transparente avec l'historique complet : six ans d'historique du projet ont été migrés avec succès depuis l'ancienne plateforme — aucune perte de données, aucune interruption.
150 subventions approuvées chaque année, dans le respect d'un contrôle rigoureux et d'une grande rigueur
Depuis son adoption Optimy, la Fondation Stanley Thomas Johnson a mis en place un système de gestion des subventions fiable et évolutif. Les outils de reporting et de contrôle de la plateforme répondent aux exigences de supervision exhaustives de la fondation, et l'équipe continue d'étendre son utilisation des modèles et des rapports.
750
Nombre de candidatures par an (dans quatre domaines distincts et pour trois types de candidats)
150
Subventions approuvées (chaque année, avec traçabilité complète et rapports détaillés)
6
Historique des années (historique complet du projet conservé depuis l'outil précédent)
en 3 étapes
Évaluation (pré-évaluation, examen par des experts, validation par le conseil d'administration — le tout dans Optimy)
Optimy notre processus d'évaluation complexe en trois étapes, garantissant ainsi son accessibilité à tous les utilisateurs, du personnel administratif aux membres du conseil d'administration. Son interface conviviale a simplifié nos procédures, ce qui en fait un outil indispensable à la réussite de notre fondation.
Responsable administratif — Fondation Stanley Thomas Johnson
Un dispositif complexe de subventions couvrant plusieurs domaines, qui reçoit 750 demandes par an, est désormais géré avec précision, en conservant l'historique complet des opérations et en intégrant les paiements bancaires, le tout sur une seule et même plateforme.
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