Comment Mutuelle Intégrance a transformé son processus d'octroi de subventions grâce à Optimy
Mutuelle Intégrance
Depuis plus de 40 ans, la Mutuelle Intégrance accompagne les personnes en situation de vulnérabilité, les personnes en situation de handicap ou de dépendance, ainsi que leurs familles. Engagée à renforcer leur autonomie et à défendre leurs droits, elle propose des produits et services innovants dans les domaines de l’assurance santé, de l’assistance, de la prévoyance et de l’épargne. Sa mission consiste également à co-construire une société plus juste aux côtés des acteurs de l’économie sociale et solidaire, en veillant à ce que les solutions apportées profitent à tous tout au long de la vie — notamment grâce à un programme structuré de subventions destiné à répondre aux demandes d’aide de ses adhérents.
pays : France | norme : certifié ISO 9001
Une lourde charge administrative tant pour les bénéficiaires que pour le personnel
Avant le passage au numérique, les demandes d'assistance impliquaient de lourdes formalités administratives qui constituaient un fardeau particulièrement lourd pour les personnes en situation de handicap. Les normes de qualité ISO 9001 exigeaient un traitement plus rapide, et l'organisation s'était engagée à passer au zéro papier — mais une première tentative de mise en place d'une solution interne s'est avérée trop chronophage pour l'équipe informatique.
- Des procédures administratives complexes, basées sur des documents papier, constituent des obstacles pour les membres en situation de handicap
- Conformité à la norme ISO 9001 nécessitant un traitement accéléré et simplifié
- Échec du développement en interne — trop gourmand en ressources pour l'équipe informatique
- Il n'existe pas de système centralisé permettant de gérer, de trier ou de suivre les demandes d'assistance des membres
Une plateforme conviviale et conforme au RGPD, sélectionnée à l'issue d'un appel d'offres
À l'issue d'un appel d'offres, la Mutuelle Intégrance a choisi Optimy sa facilité d'utilisation, sa rapidité, son interface intuitive, sa conformité au RGPD et son service client multilingue. Les demandes d'aide individuelles sont désormais centralisées et présentées chaque mois à un comité d'aide sociale composé de bénévoles issus du conseil d'administration.
- Gestion centralisée des demandes : toutes les demandes d'aide des membres sont soumises, suivies et examinées sur une seule et même plateforme, accessible aux travailleurs sociaux et aux membres du comité.
- Dépôt assisté pour les membres en situation de vulnérabilité : un système de mot de passe permet aux travailleurs sociaux de déposer des demandes au nom des membres qui ne sont pas en mesure de le faire eux-mêmes.
- Statuts personnalisés et modèles de documents : des outils de suivi sur mesure automatisent la synthèse des demandes et améliorent le tri, le regroupement et la préparation des réunions de commission.
- Archives administratives résilientes : tous les fichiers, e-mails et résumés sont stockés de manière centralisée, ce qui garantit la continuité des activités en cas d'absences, de changements de personnel ou de départs à la retraite.
Un gain de temps considérable et une meilleure intégration des membres
Le passage à Optimy des améliorations tangibles tout au long du cycle de subvention, de la soumission à l'examen par le comité. L'équipe chargée de gérer les demandes d'aide fonctionne désormais avec une efficacité accrue, une meilleure collaboration et s'appuie sur un back-office solide qui garantit la continuité des opérations.
40+
Années d'action (Accompagnement des personnes en situation de handicap et de dépendance)
Mensuel
Examens par la commission (demandes centralisées soumises à la commission bénévole du conseil d'administration)
GDPR
Conforme (respect intégral des normes en matière de protection des données et de qualité)
Zéro
Papier (Passage complet au zéro papier réalisé pour toutes les demandes des membres)
Le choix Optimy un tournant pour Mutuelle Intégrance. Sa simplicité, sa rapidité et son interface intuitive ont considérablement amélioré nos processus liés aux demandes d'assistance, garantissant ainsi une aide rapide à nos adhérents.
Responsable de l'action sociale — Mutuelle Intégrance
Un système entièrement dématérialisé et conforme au RGPD qui facilite l'accès à l'aide pour les personnes vulnérables, tout en permettant à l'équipe chargée de gérer leurs demandes de gagner un temps considérable.
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