Comment la Fondation de la famille Merck a modernisé la gestion de ses subventions grâce à Optimy
Fondation de la famille Merck
La Fondation de la famille Merck est une organisation philanthropique qui se consacre au soutien de projets innovants dans les domaines de l'éducation, de la santé et du développement communautaire. Ayant pour mission de générer un impact durable et mesurable, la fondation intervient tant au niveau national qu'international, en partenariat avec un large éventail d'organisations. Disposant d'une petite équipe chargée de gérer un portefeuille en pleine expansion, la fondation devait moderniser ses processus afin de rester en phase avec ses ambitions stratégiques, sans pour autant augmenter ses effectifs.
Une petite équipe submergée par la complexité des tâches manuelles
Avant d'adopter Optimy, la Fondation de la famille Merck traitait plus de 100 demandes de subvention par an avec une équipe composée de seulement deux personnes, en s'appuyant exclusivement sur des tableurs, des échanges d'e-mails et la saisie manuelle des données.
- Plus de 100 demandes par an traitées manuellement par une équipe de deux personnes
- Traitement des données fastidieux et source d'erreurs, impliquant plusieurs feuilles de calcul
- Il n'existe pas de système transparent permettant de suivre et de rendre compte de l'impact des projets financés
- La rotation du personnel a mis en péril le savoir institutionnel et la continuité
Une plateforme centralisée et automatisée mise en place depuis 2020
La fondation a découvert Optimy consultations menées auprès d'autres fondations et d'experts du secteur. La mise en œuvre a débuté en 2020, avec le soutien total de Optimy tout au long du processus d'intégration.
- Données de projet centralisées : toutes les informations relatives aux demandes et aux projets sont stockées sur une seule et même plateforme, accessible à l'ensemble de l'équipe à tout moment.
- Traitement automatisé des demandes : rationalisation des processus de réception, de saisie des données et de vérification, ce qui permet d'éliminer les tâches manuelles répétitives pour la petite équipe.
- Suivi de l'impact par rapport à des indicateurs prédéfinis : des outils intégrés permettent à l'équipe de suivre et de visualiser les résultats des projets financés de manière cohérente et claire.
- Perpétuation des connaissances malgré les changements de personnel : la centralisation des dossiers garantit qu'aucune connaissance institutionnelle n'est perdue lors du départ de membres de l'équipe.
Retour à une orientation stratégique — allègement de la charge administrative
Depuis qu'elle a adopté Optimy, la Fondation de la famille Merck a transformé son fonctionnement interne. L'équipe consacre désormais moins de temps aux tâches administratives et davantage à ce qui compte vraiment : nouer des relations constructives avec les partenaires bénéficiaires et évaluer l'impact réel de ses actions.
100+
Demandes par an (gérées efficacement par une équipe de deux personnes)
2020
En ligne depuis (mise en place sans heurts avec Optimy complète Optimy )
Accès aux données en temps réel
(Une transparence totale sur chaque projet financé)
Zéro
Perte de savoir-faire (continuité assurée malgré les changements de personnel)
Nous accordons une grande importance au maintien de relations personnalisées avec chacun de nos partenaires bénéficiaires, et ce système nous permet de nous assurer qu'aucun détail n'est négligé. La facilité d'accès et de partage des informations a considérablement amélioré l'efficacité de nos opérations.
Responsable des subventions — Fondation de la famille Merck
L'équipe est passée d'une situation où elle croulait sous la charge administrative à une approche où elle se consacre entièrement aux relations avec ses partenaires et à l'évaluation de l'impact stratégique.
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