Comment la Fondation Hatt-Bucher a numérisé ses processus de gestion des subventions grâce à Optimy
Fondation Hatt-Bucher
La Fondation Hatt-Bucher s'engage à améliorer la qualité de vie des personnes âgées de 65 ans et plus en situation de précarité financière. La fondation propose toute une gamme de services d'accompagnement, notamment la fourniture d'appareils auditifs, une aide financière pour les dépenses quotidiennes, ainsi que le financement d'activités de loisirs et de séjours de vacances. En allégeant le poids des soucis financiers, la fondation vise à apporter bonheur et réconfort à la communauté des seniors — elle traite chaque année des centaines de demandes individuelles grâce à une petite équipe dévouée.
résultat clé : réduction de 40 % de la charge de travail
1 000 demandes sur papier par an… et aucune infrastructure numérique
Avant l'arrivée Optimy, la fondation traitait environ 1 000 dossiers papier par an. Le volume de documents physiques, les pièces justificatives détaillées et le traitement manuel des données poussaient l'équipe à ses limites.
- Environ 1 000 demandes sur papier par an nécessitant un traitement manuel et un stockage physique
- Un travail manuel considérable pour traiter et archiver des pièces justificatives volumineuses
- Il n'existe pas de système unifié permettant de suivre les demandes ou de communiquer les décisions à grande échelle
- Empreinte environnementale élevée due à des activités nécessitant une forte consommation de papier
Une plateforme flexible et économique, choisie à l'issue d'une comparaison rigoureuse
La fondation a choisi Optimy de recommandations enthousiastes émanant d'autres organismes subventionnaires et après une comparaison approfondie avec d'autres solutions. Optimy distingué par sa flexibilité, sa facilité d'utilisation et son rapport qualité-prix. Une formation complète et un accompagnement continu ont permis d'assurer une transition en douceur.
- Traitement entièrement numérique des demandes : fin des formulaires papier et du stockage physique — les candidats déposent désormais leur demande en ligne, ce qui réduit les erreurs et la saisie manuelle des données.
- Enregistrement automatisé des données et des paiements : les résumés fournis par les candidats sont directement intégrés à la plateforme, ce qui allège considérablement la charge administrative du personnel.
- Gestion centralisée des demandes : toutes les demandes sont suivies sur une seule et même plateforme numérique, ce qui facilite le suivi de leur statut et permet d'accéder instantanément aux informations.
- Communications automatisées relatives aux décisions : environ 1 000 e-mails de notification de décision envoyés chaque année via la plateforme, garantissant une communication rapide et cohérente avec les candidats.
Réduction de 40 % de la charge de travail — plus de temps pour ce qui compte vraiment
La mise en œuvre Optimy des résultats impressionnants en termes d'efficacité, de durabilité et de capacité des équipes. Les candidats ont vivement apprécié la facilité d'utilisation du nouveau système, et le personnel a fait état d'une amélioration spectaculaire des opérations quotidiennes.
40%
Réduction de la charge de travail (allègement des tâches administratives, libérant ainsi du temps pour le personnel afin de se consacrer à de nouvelles initiatives)
1,000
Nombre d'e-mails de décision par an (envoyés automatiquement, garantissant une communication en temps opportun avec les candidats)
Zéro
Demandes sur papier (numérisation complète réalisée, réduction de l'empreinte environnementale)
En savoir plus
Capacité d'action (l'équipe est désormais en mesure de se lancer dans de nouveaux projets et initiatives communautaires)
Grâce à Optimy, nous avons réduit notre charge de travail de 40 %, ce qui nous permet de nous lancer dans de nouveaux projets et de mieux répondre aux besoins de notre communauté.
Directeur général — Fondation Hatt-Bucher
Un fonctionnement entièrement dématérialisé permettant de traiter 1 000 demandes par an, avec une réduction de 40 % de la charge administrative et une capacité accrue à répondre aux besoins des personnes âgées.
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