Comment la Fondation Charcot a transformé son processus d'octroi de subventions grâce à Optimy
Fondation Charcot
Créée en 1987, la Fondation Charcot a pour mission de soutenir la recherche scientifique sur la sclérose en plaques. La Fondation finance chaque année plusieurs projets de recherche, dont certains font l'objet de subventions pluriannuelles destinées à financer des programmes scientifiques à long terme. Son action rassemble des universités, des chercheurs et des experts évaluateurs en Belgique et au-delà.
pays : Belgique | année de création : 1987
Un processus entièrement manuel, sur support papier, présentant de réels risques opérationnels
Jusqu’à récemment, toutes les étapes de l’appel à projets de la Fondation se déroulaient par courrier postal — de la publication des appels à la réception des candidatures, en passant par leur transmission aux évaluateurs. Cette approche entraînait des risques logistiques importants et des coûts financiers considérables, tant pour la Fondation que pour les candidats.
- Dossiers déposés exclusivement par courrier — risque de perte des dossiers pendant le transport
- Frais postaux engagés tant par les chercheurs que par la Fondation pour l'envoi et la distribution des exemplaires
- Difficulté à faire respecter les règles de mise en page (nombre de pages maximal, nombre d'exemplaires, etc.)
- Il n'existe pas de méthode simplifiée pour transmettre les candidatures aux membres du jury en vue de leur évaluation
Formulaires numériques, collaboration en ligne et évaluation standardisée
La Fondation Charcot a choisi Optimy numériser l'intégralité de son cycle d'appel à projets, depuis la publication des formulaires en ligne jusqu'à la gestion des candidatures, des rappels et de l'évaluation par le jury. La plateforme a remplacé toutes les étapes postales par un processus numérique sécurisé et accessible.
- Formulaires de candidature en ligne : publiés directement sur le site web de la Fondation — accessibles aux chercheurs, avec des champs standardisés garantissant automatiquement le respect de toutes les règles de soumission.
- Dépôt progressif des candidatures et rappels : les candidats préparent leurs dossiers de manière progressive, grâce à des rappels automatiques des dates limites qui permettent de réduire le nombre de candidatures incomplètes déposées à la dernière minute.
- Distribution numérique des documents aux jurés : les dossiers sont transmis en ligne aux jurés au format PDF — finies les copies papier, les retards postaux et les frais d'envoi.
- Harmonisation des rapports financiers et scientifiques : les bénéficiaires soumettent leurs rapports d'avancement via un Optimy standardisé, avec des exportations Excel disponibles à des fins d'analyse et de reporting aux bailleurs de fonds.
Moins de tâches administratives, aucune perte de fichiers, une sécurité des données renforcée
Optimy la Fondation Charcot de gagner un temps considérable tout au long du cycle de subvention — de la publication de l'appel à propositions au suivi des projets — tout en réduisant considérablement les risques liés à l'ancien processus sur support papier.
Fondée en 1987
Soutenir la recherche sur la sclérose en plaques depuis près de 40 ans
Aucun fichier perdu
Toutes les demandes sont transmises par voie numérique — aucun risque lié à l'envoi postal
Procédure de sélection des jurés en ligne
Les candidatures sont transmises instantanément par voie numérique à tous les évaluateurs
Une sécurité accrue des données
Les données de recherche sensibles sont protégées au sein d'une plateforme sécurisée
Optimy révolutionné notre processus d'octroi de subventions, garantissant ainsi efficacité, collaboration fluide et un parcours plus aisé vers des avancées décisives. Parmi ses atouts, on peut citer l'harmonisation des dossiers de candidature et la réduction du risque de perte de fichiers.
Président-directeur général — Fondation Charcot
Un processus de demande de subventions de recherche entièrement sur support papier a été remplacé par un flux de travail numérique sécurisé, ce qui a permis d'éliminer les pertes de dossiers, de réduire les coûts et de faciliter la collaboration au sein du jury.
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