Comment l'EM Normandie gère ses projets pédagogiques avec Optimy
EM Normandie
EM Normandie est l’une des plus anciennes écoles de commerce de France, avec des campus en France (Caen, Le Havre, Paris), à Oxford et à Dublin — et des campus à Dubaï et au Vietnam qui ouvriront leurs portes dans les années à venir. L’école se concentre sur trois thèmes sociaux majeurs : l’inclusion des personnes en situation de handicap, la lutte contre les violences sexuelles et basées sur le genre, et la politique en faveur de la communauté LGBT. Les étudiants sont encouragés à développer et à mener des projets au sein d’associations, sous la supervision professionnelle d’une équipe dédiée. Ces projets permettent de transposer les connaissances acquises en classe en expériences concrètes — et l’école avait besoin d’une plateforme pour gérer de bout en bout à la fois l’attribution des bourses et les activités d’accompagnement des étudiants.
pays : France (+ Oxford, Dublin) | cas d'utilisation : bourses et projets étudiants | optimy : gestion des subventions et des projets
Trop de tâches, trop peu de temps… et on perd le contact humain
L'équipe d'EM Normandie gérait manuellement les dossiers de bourses des étudiants et le suivi des projets, en utilisant divers outils et fils de discussion par e-mail. À mesure que l'équipe s'agrandissait, le partage d'informations est devenu irrégulier, et la relation individuelle avec chaque étudiant risquait de se perdre.
- Il n'existe aucun outil permettant de partager les dossiers des élèves au sein de l'équipe, ce qui est particulièrement crucial lors des transitions.
- Les e-mails ponctuels ne permettaient pas d'instaurer la relation personnalisée et de confiance que l'école souhaitait établir avec ses élèves
- Les différentes étapes du processus d'attribution des bourses (demande → validation → versement) ne disposaient pas d'un système de suivi unifié
- Le temps perdu en tâches administratives a réduit le temps consacré au travail utile d'accompagnement des élèves
Une plateforme unique pour tout gérer de A à Z — du dossier au paiement
EM Normandie a adopté Optimy plateforme tout-en-un pour la gestion à la fois des projets de bourses et des activités d'orientation des étudiants. Optimy a apporté un accompagnement dédié et mis en place un processus de mise en service transparent, ce qui a permis à l'école de réaliser rapidement des gains de temps considérables.
- Gestion centralisée des dossiers des élèves : toutes les informations relatives aux élèves sont partagées en temps réel au sein de l'équipe — aucune lacune d'information n'est à craindre en cas de changement de personnel ou d'absences.
- Formulaires de candidature détaillés et personnalisables : ces formulaires structurés favorisent un dialogue constructif et personnalisé avec les étudiants, remplaçant ainsi les e-mails génériques envoyés en masse.
- Gestion complète du cycle de vie des bourses : de la soumission de la candidature à la validation par le comité, en passant par le versement des fonds — toutes les étapes sont suivies sur une seule et même plateforme intuitive.
- Gestion budgétaire et messagerie intégrée : le suivi budgétaire et la messagerie directe avec les étudiants sont regroupés dans un seul outil, ce qui permet de réduire la dispersion des communications.
Plus de temps pour les élèves, moins de temps consacré aux tâches administratives
Grâce à Optimy, l'équipe d'EM Normandie gère désormais toutes les activités liées aux bourses et à l'orientation avec une efficacité bien supérieure, ce qui lui permet de consacrer davantage de temps à entretenir avec les étudiants ces relations personnelles et de confiance qui sont au cœur de la mission de l'école.
5 campus et plus
France, Oxford, Dublin, Dubaï, Vietnam
Gestion des bourses d'études de A à Z
Du dossier étudiant au paiement, le tout sur une seule et même plateforme
Partage en temps réel au sein de l'équipe
Toutes les données relatives aux élèves sont accessibles instantanément par l'ensemble de l'équipe
Plus de temps pour les étudiants
La réduction des tâches administratives permet au personnel de se consacrer davantage à un accompagnement de qualité des élèves
Toutes ces petites fonctionnalités vous permettent de tout gérer de A à Z : du dossier de l'étudiant à la validation et au paiement effectif de la bourse.
Responsable du service Équilibre et inclusion — EM Normandie
EM Normandie a remplacé ses outils de gestion des étudiants, jusqu’alors disparates, par une plateforme unique couvrant les bourses, les projets d’orientation et les paiements, tout en préservant la relation personnalisée avec chaque étudiant.
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