Comment la Fondation du Groupe EDF gère des subventions à fort impact et à grande échelle grâce à Optimy
Fondation du groupe EDF
La Fondation du Groupe EDF est la fondation d’entreprise d’EDF dédiée à la philanthropie d’entreprise. Elle intervient dans trois domaines, en France et à l’étranger : l’inclusion, l’éducation et l’environnement, au profit des générations futures et des personnes en situation de précarité. Dotée d’un mandat de quatre ans et d’un budget annuel de 10 millions d’euros, la Fondation a soutenu plus de 469 projets depuis 2016. Compte tenu du volume et de la complexité des demandes de subventions, la Fondation avait besoin d’un outil complet pour gérer les dossiers de manière fiable, assurer le suivi des décisions et mettre rapidement en place des interventions d’urgence en cas de besoin.
pays : France (+ international) | budget annuel : 10 millions d'euros | projets depuis 2016 : plus de 469
Plus de 469 projets — et aucun système fiable permettant un suivi fichier par fichier
Face au volume important de demandes de subventions reçues dans le cadre de trois thèmes stratégiques, la Fondation avait besoin d’un système simplifié de suivi des dossiers et d’une base de données complète et fiable sur les projets, à chaque étape : de la réception à l’échec, en passant par les projets soutenus et en cours.
- Un grand nombre de demandes nécessitant une gestion fichier par fichier avec une traçabilité complète
- La nécessité pour les chefs de projet d'avoir une vision globale de l'organisation tout en conservant une vision individuelle
- Rédaction manuelle des conventions de subvention, des fiches de projet et des documents types — une tâche qui prend beaucoup de temps
- Capacité de réaction en cas de crise requise — capacité à lancer des appels à projets spécifiques dans des délais très courts
Une plateforme complète de gestion des subventions et des documents — offrant une flexibilité adaptée aux situations de crise
Optimy à la fois l'outil de gestion des projets subventionnés et la plateforme de gestion documentaire de la Fondation EDF. La génération automatique de documents types préremplis à partir des données fournies par les chefs de projet a révolutionné la rédaction des fiches de projet et des conventions de subvention.
- Tableau de bord dynamique des subventions : chaque chef de projet peut consulter l'ensemble des projets ou uniquement ceux relevant de son domaine de compétence, ce qui permet à la fois une autonomie et une supervision à l'échelle de l'équipe en temps réel.
- Génération automatique de documents : fiches de projet préremplies et conventions de subvention générées à partir des données fournies par les candidats, ce qui réduit considérablement le temps consacré à la rédaction manuelle.
- Déploiement rapide en situation de crise : en 2020, un formulaire spécial intitulé « Fonds de solidarité » a été mis en ligne en quelques jours seulement — avec des champs spécifiques à la crise et des tableaux de bord régionaux et thématiques permettant de gérer la réponse d'urgence.
- Base de données complète des projets : un registre fiable et consultable de tous les projets — reçus, refusés, soutenus et en cours — relevant des trois axes thématiques de la Fondation.
De meilleures décisions, des documents traités plus rapidement, des opérations prêtes à faire face aux crises
Grâce à Optimy la Fondation EDF prend désormais des décisions plus éclairées et plus sûres en matière d’attribution de subventions Optimy choisissant entre des projets concurrents tout en bénéficiant d’une visibilité totale sur les données. La mise en œuvre du Fonds de solidarité pendant la crise sanitaire de 2020 a démontré la capacité Optimy à s’adapter rapidement à des circonstances exceptionnelles.
Plus de 469 projets soutenus
Depuis 2016, dans les domaines de l'inclusion, de l'éducation et de l'environnement
Budget annuel de 10 millions d'euros
Répartis entre différents projets en France et à l'étranger
Génération automatique de documentation
Conventions de subvention et fiches de projet préremplies à partir des données fournies par le demandeur
Jours de mobilisation en cas de crise
Le formulaire du Fonds de solidarité sera disponible d'ici quelques jours en 2020
Notre objectif est de répartir au mieux l'enveloppe annuelle en faisant des choix, parfois difficiles. Et c'est précisément dans cette tâche Optimy utile !
Fondation du groupe EDF
La Fondation EDF gère plus de 469 subventions réparties en trois thèmes grâce à des documents générés automatiquement, un tableau de bord dynamique et une capacité de déploiement rapide en cas de crise — le tout sur une seule et même plateforme.
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