Comment la fondation Ascend Cares a simplifié la philanthropie grâce à Optimy
Fondation Ascend Cares
La fondation Ascend Cares est la branche philanthropique d’Ascend Performance Materials, un fournisseur de solutions matérielles entièrement intégrées disposant de sites de production à l’échelle mondiale en Amérique du Nord, en Europe et en Asie. Créée il y a environ 12 ans à la suite d’une série de tornades survenues près des sites d’Ascend à Decatur, en Alabama, la fondation s’est initialement concentrée sur l’aide d’urgence aux employés touchés par ces catastrophes. Au fil des ans, elle s'est développée pour devenir une plateforme philanthropique complète proposant des bourses d'études pour les enfants des salariés, des subventions destinées à soutenir les communautés locales, des aides financières en cas de difficultés et des projets sur site — couvrant plusieurs pays et divers groupes de parties prenantes.
société mère : Ascend Performance Materials | couverture géographique : mondiale (Amérique du Nord, Union européenne, Asie) | programmes : subventions, bénévolat, bourses d'études
Un système coûteux et frustrant auquel les parties prenantes ne pouvaient pas faire confiance
L'ancien système de la fondation était en place depuis environ cinq ans, mais il posait plus de problèmes qu'il n'en résolvait. Les coûts avaient presque triplé, les utilisateurs étaient très mécontents et les données qu'il produisait n'étaient pas fiables.
- Une expérience utilisateur médiocre et une navigation peu intuitive ont frustré l'ensemble des parties prenantes
- Rapports insuffisants — les données n'étaient pas fiables pour la prise de décision
- Les coûts liés à la plateforme avaient presque triplé, ce qui a mis à rude épreuve le budget de la fondation
- Impossibilité de gérer en interne le paiement des chèques par l'équipe chargée des comptes fournisseurs
Une plateforme intégrée dédiée aux subventions, au bénévolat et aux versements
Après avoir minutieusement passé en revue les différentes solutions, Ascend Cares a choisi Optimy ses fonctionnalités, son rapport qualité-prix et la réactivité de son service d'assistance. L'un des principaux atouts Optimy résidait dans Optimy capacité à gérer le versement des chèques internes, une fonctionnalité que les autres fournisseurs n'étaient pas en mesure d'offrir.
- Gestion intégrée des subventions et du bénévolat : ces deux programmes sont gérés sur une seule et même plateforme, ce qui simplifie le suivi administratif, même avec des effectifs limités.
- Processus interne de paiement : dès l'approbation d'une subvention, l'équipe chargée des comptes fournisseurs reçoit des notifications automatiques pour traiter les chèques, sans intervention d'un tiers.
- Des processus sur mesure selon le type de subvention : les subventions à impact communautaire, les aides en cas de difficultés financières et les bourses d’études sont chacune gérées selon des processus spécifiques adaptés à leurs exigences.
- Amélioration du processus d'examen et d'approbation : les responsables des comités de chaque site peuvent désormais évaluer et approuver efficacement les demandes, tout en assurant une communication fluide avec les bénéficiaires des subventions.
Transparence, responsabilité et une plateforme conçue pour favoriser la croissance
Grâce à Optimy, la fondation Ascend Cares a transformé à la fois son processus d'évaluation des demandes de subventions et ses flux de travail internes. La fondation fonctionne désormais avec davantage de transparence et de responsabilité, et s'efforce activement d'optimiser encore davantage ses capacités en matière de reporting et de gestion d'événements.
Multi
Types de subventions (subventions communautaires, aides en cas de difficultés financières, bourses d'études — le tout sur une seule et même plateforme)
Mondial
Portée (programmes couvrant l'Amérique du Nord, l'Europe et l'Asie)
Interne
Paiements (chèques traités directement par le service des comptes fournisseurs via Optimy)
Fiable
Données (des rapports fiables permettant une prise de décision en toute confiance)
La mise en place Optimy nous a permis d'observer une évolution radicale en termes d'efficacité et de transparence, ce qui nous a permis de mettre en place facilement des processus de travail solides.
Responsable de programme — Fondation Ascend Cares
La fondation a remplacé un système peu fiable et coûteux par une plateforme unique qui gère les subventions, le bénévolat et les décaissements internes, et dont les données inspirent véritablement confiance aux parties prenantes.
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