Comment eins energie a digitalisé la gestion de son programme de parrainage avec Optimy

L'organisation est née durant l'été 2010 de la fusion de Stadtwerke Chemnitz et d'Erdgas Südsachsen GmbH. Parmi ses activités, le fournisseur d'énergie soutient régulièrement les brigades de pompiers via des dons financiers. Mais pas que: en 2016 et en 2017, un conteneur d'incendie a été loué pour une formation à chaud auprès des pompiers de l'aéroport de Leipzig / Halle. De plus, grâce à leur programme de sponsoring, Eins Energie aborde différents domaines : sport, culture, environnement, questions sociales. Les équipes internes disposent donc de solutions de dons pour soutenir ces activités avec aisance et productivité.

Eins disposait déjà d'un processus de gestion de projet avant d'adopter la solution Optimy. Mais comme nous l'avons expliqué précédemment, l'utilisation d'outils manuels, tels que Excel, peut prendre beaucoup de temps et s'avérer finalement inefficace. Les équipes de Eins Energie ont en effet fini par se rendre compte qu'ils ne pouvaient pas continuer sur cette lancée peu productive. Les frustrations engendrées par le travail manuel ne permettait pas d'instaurer de bonnes conditions de travail, agréable pour tout à chacun. Leur principal défi a donc été de rassembler toutes les informations pertinentes en un seul endroit afin de les sélectionner facilement et d'établir des rapports rapidement. En d'autres termes, pour Eins Energie, l'important était d'obtenir une vue d'ensemble de ces informations et de pouvoir suivre l'avancée des projets.

Rassembler les informations et les documents en un seul endroit

Optimy permet aux équipes de pouvoir accéder facilement et rapidement aux demandes de renseignements entrantes. Avec un formulaire bien structuré, il leur a été très facile d'obtenir un aperçu de toutes les informations requises pour décider du financement des projets. La plateforme Optimy leur a offert la possibilité de rassembler tous les documents dont ils ont besoin en un seul endroit. Elle permet de gagner du temps et de suivre toute l'évolution du processus, depuis les demandes de renseignements jusqu'au budget alloué aux différents projets.

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Une collaboration efficace 

Eins Energie avait besoin d'un outil avec un support et une équipe pour les aider à atteindre leurs objectifs. Comme dans tout projet, la collaboration est clé. Puisqu'Optimy assure un support personnalisé, avec une équipe compétente et disponible, Eins a pu se sentir soutenu, écouté et aidé à chaque étape de son expérience avec Optimy. Optimy soutient également la mise en œuvre de projets spécifiques et les équipes ne sont pas effrayées par les délais parfois courts qui peuvent surgir de manière impromptue. Chacun fait preuve de compréhension et de tolérance, avec un état d'esprit orienté solutions et une attitude positive. De plus, Eins Energie a mis en avant un dernier avantage faisant d'Optimy l'outil idéal pour eux: la plateforme est plus abordable que les autres, elle est basée sur le cloud et sa facilité d'utilisation permet une implémentation facile et un travail journalier agréable.

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Une installation facile et un outil convivial

La mise en place a permis à toute l'équipe de comprendre son fonctionnement "interne", et comme ils l'utilisent très régulièrement, ils ne "perdent pas la main"... Ce qui est le cas aujourd'hui pour chaque membre de l'équipe de communication d'Eins, mais aussi pour l'équipe financière qui a un accès direct aux éléments administratifs demandés aux structures qui déposent des demandes auprès de l'entreprise.