Come gestiamo le richieste di sponsorizzazione che siamo costretti a rifiutare?

Rifiutare è l’azione più frequente nella gestione delle sponsorizzazioni, e quella per cui si è meno preparati. Un’azienda con un marchio di grande visibilità finanzia solo una piccola parte di quanto le viene richiesto, quindi gran parte del lavoro consiste nel dire di no.

Quanto prima vengono definiti i criteri, tanto più facile sarà la selezione. Se i criteri di ammissibilità vengono resi pubblici, indicando l’area geografica, le categorie non finanziate, il periodo minimo di preavviso e i settori esclusi, gran parte delle richieste potrà essere gestita semplicemente in base alle regole. Non entra in gioco alcun elemento soggettivo e nessuno del team dovrà giustificare una propria valutazione.

Per le richieste che soddisfano i requisiti di ammissibilità ma non vengono comunque selezionate, la risposta sincera è che il motivo è la concorrenza, non la qualità. Sono state valutate in base agli stessi criteri di tutte le altre e il budget a disposizione si è esaurito. Affermarlo è più rispettoso che inventare un difetto in una proposta che non ne presentava alcuno.

Ci sono tre elementi che rendono un rifiuto particolarmente sgradevole: il silenzio che lo precede, una motivazione che suona inventata e l’impressione che la decisione sia stata presa da nessuno in particolare. Tutti e tre questi aspetti si risolvono attraverso la procedura piuttosto che con la formulazione delle parole.

La tempistica è l'aspetto che la maggior parte dei team sottovaluta. Un’organizzazione che riceve un “no” entro due settimane può ancora cercare altrove. Lo stesso “no”, se arriva dopo quattro mesi, le è già costato l’evento. Se ci si impegna pubblicamente a rispettare un determinato tempo di risposta, il rifiuto fa parte di quella promessa, non ne costituisce un’eccezione.

Registra il rifiuto indicando il motivo. Spesso la stessa organizzazione ricontatta l'anno successivo, a volte rivolgendosi a un altro membro del tuo team e, occasionalmente, con la stessa lacuna nel fascicolo. Senza una registrazione, dovrai ricominciare la conversazione da zero e rischierai di contraddire quanto affermato da un collega in precedenza.

Una precisazione che vale la pena sottolineare. Un’offerta al ribasso non costituisce un’apertura negoziale. Se c’è davvero la possibilità di concordare un importo inferiore o una formula diversa, è bene dirlo esplicitamente. In caso contrario, un “no” cortese ma vago invita a un seguito che costa a entrambe le parti ulteriore tempo.

Una piattaforma di gestione delle sponsorizzazioni applica le regole di ammissibilità al momento dell'invio, in modo che le richieste che non soddisfano i requisiti vengano individuate prima ancora che un revisore le apra, e conserva la decisione, la motivazione e il nome del revisore in un unico record che rimane disponibile anche quando la stessa organizzazione presenta una nuova richiesta.