In che modo il team ha centralizzato la valutazione delle sponsorizzazioni per i propri clienti con Optimy
Il team
The Team è leader mondiale nella rappresentanza e nella consulenza nei settori dello sport, dell’intrattenimento, della musica e della cultura. In qualità di agenzia, The Team gestisce le richieste di sponsorizzazioni e partnership ricevute per conto dei propri clienti nelle divisioni Sport, Intrattenimento, Musica e Cultura. Per gestire questo elevato volume di opportunità con coerenza e rigore, i team di The Team avevano bisogno di una piattaforma strutturata e scalabile che consentisse di centralizzare la raccolta, la valutazione e il monitoraggio di ogni richiesta. Optimy funge da sistema centrale su cui The Team fa affidamento per standardizzare i processi di valutazione dei propri clienti, automatizzare la valutazione basata su criteri multipli e garantire la completa tracciabilità delle decisioni — consentendo agli esperti di The Team di concentrarsi sulla creazione delle partnership più adatte a ciascun cliente, anziché sulla gestione delle complessità amministrative.
ambito: globale | settori: sport, intrattenimento, musica e cultura | modello: agenzia che gestisce programmi di sponsorizzazione per i propri clienti
Valutazione frammentaria e incoerente delle sponsorizzazioni nelle divisioni Sport, Intrattenimento e Musica
Prima dell’introduzione di Optimy, le richieste di sponsorizzazioni e partnership ricevute da The Team venivano gestite tramite una combinazione di e-mail, fogli di calcolo e procedure specifiche per ciascuna divisione, senza un quadro di valutazione unificato. Ogni team applicava i propri criteri, rendendo impossibile il confronto tra le opportunità, la giustificazione coerente delle decisioni o il consolidamento dei report a livello di portafoglio.
- Mancanza di una piattaforma centralizzata per raccogliere le richieste in arrivo relative a sponsorizzazioni e partnership
- Criteri di valutazione non uniformi tra le divisioni Sport, Intrattenimento e Musica
- Mancanza di un sistema di valutazione strutturato che consenta di confrontare le opportunità in modo oggettivo
- Mancanza di una traccia di controllo che indichi i motivi per cui le richieste sono state accettate o respinte
- Reportistica manuale e dispendiosa in termini di tempo che richiede il consolidamento dei dati tra i vari team
- Opportunità di grande valore che rischiano di andare perse a causa della mancanza di visibilità
Un'unica piattaforma. Valutazione uniforme per ogni cliente. Ogni decisione supportata dai dati.
Optimy è stata implementata come piattaforma centrale per i clienti di The Team, con lo scopo di raccogliere, valutare e gestire tutte le richieste in entrata relative a sponsorizzazioni e partnership nelle divisioni Sport, Intrattenimento, Musica e Cultura — dalla presentazione iniziale, passando per la valutazione automatizzata basata su criteri multipli, fino alla decisione finale e alla rendicontazione.
- Processo strutturato di acquisizione per le diverse divisioni: tutte le richieste di sponsorizzazione e partnership vengono inviate tramite un unico portale brandizzato, con moduli personalizzati per ciascuna divisione, garantendo dati completi e coerenti sin dal primo punto di contatto.
- Valutazione automatizzata basata su criteri multipli: ogni opportunità viene valutata in base a una scheda di valutazione predefinita per ciascuna divisione, tenendo conto del tipo di pubblico, dell’allineamento strategico e degli obiettivi aziendali. I punteggi sono immediatamente disponibili nella scheda del progetto, mentre la decisione finale spetta ai team.
- Piena tracciabilità delle decisioni: ogni valutazione, punteggio e decisione viene registrato con una traccia di audit completa, aiutando il Team a giustificare le proprie scelte agli stakeholder e a mantenere gli standard di governance in tutti i programmi.
- Reportistica in tempo reale sul portafoglio: i dashboard in tempo reale monitorano il volume, la distribuzione dei punteggi e i tassi di approvazione per divisione, senza necessità di consolidamento manuale dei dati.
Dal caos causato dalla posta in arrivo a un portafoglio di sponsorizzazioni globale, strutturato e basato sui dati
Da quando ha implementato Optimy, il team ha trasformato radicalmente il modo in cui gestisce il flusso di opportunità di sponsorizzazione in entrata dei propri clienti, sostituendo i processi frammentati a livello di divisione con un’unica piattaforma pronta per gli audit che garantisce che ogni opportunità venga valutata in modo coerente, monitorata in modo trasparente e riportata con precisione.
3 divisioni clienti
Sport, intrattenimento e musica gestiti tramite un'unica piattaforma
Punteggio calcolato automaticamente al 100%
Ogni richiesta viene valutata in base a criteri di suddivisione predefiniti
1 piattaforma centrale
Un unico sistema di registrazione per tutte le richieste di sponsorizzazione e partnership
0 fogli di calcolo
Tutti i dati relativi alle sponsorizzazioni centralizzati in un unico sistema verificabile
Prima di Optimy, la valutazione delle richieste di sponsorizzazione in arrivo era un processo manuale e non uniforme. Ogni divisione disponeva dei propri fogli di calcolo, delle proprie conversazioni via e-mail e dei propri criteri decisionali, rendendo difficile confrontare le opportunità o giustificare le decisioni agli stakeholder. Ora, ogni richiesta passa attraverso un’unica piattaforma con un processo di valutazione strutturato, dall’invio iniziale alla valutazione finale. I nostri team possono valutare le opportunità nei settori dello sport, dell’intrattenimento e della musica utilizzando gli stessi criteri, monitorare lo stato di ogni richiesta in tempo reale e generare report con un semplice clic. Optimy ha cambiato radicalmente il modo in cui gestiamo il nostro portafoglio di sponsorizzazioni.
Vicepresidente aggiunto
Il Team valuta ogni richiesta di sponsorizzazione in arrivo per i propri clienti attraverso un’unica piattaforma, con un sistema di valutazione automatizzato per ogni divisione e una tracciabilità completa.
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