Come Mutuelle Intégrance ha trasformato il proprio processo di erogazione delle sovvenzioni grazie a Optimy
Mutua Intégrance
Da oltre 40 anni, Mutuelle Intégrance sostiene le persone vulnerabili, con disabilità o in condizioni di dipendenza, e le loro famiglie. Impegnata a promuovere la loro autonomia e a difendere i loro diritti, offre prodotti e servizi innovativi nei settori dell’assicurazione sanitaria, dell’assistenza, della previdenza e del risparmio. La sua missione consiste anche nel contribuire alla creazione di una società più equa insieme agli attori dell’Economia Sociale e Solidale, garantendo che le soluzioni apportino benefici a tutti nel corso della loro vita, anche attraverso un programma strutturato di sovvenzioni a sostegno delle richieste degli iscritti.
Paese: Francia | Norma: Certificazione ISO 9001
Un pesante onere amministrativo sia per i beneficiari che per il personale
Prima del passaggio al digitale, le richieste di assistenza comportavano complesse formalità amministrative che risultavano particolarmente gravose per le persone con disabilità. Gli standard di qualità ISO 9001 richiedevano un’elaborazione più rapida e l’organizzazione si era impegnata a eliminare l’uso della carta, ma un primo tentativo di sviluppare una soluzione interna si era rivelato troppo dispendioso in termini di tempo per il team IT.
- Le complesse procedure cartacee creano ostacoli per i soci con disabilità
- Conformità alla norma ISO 9001 che richiede procedure accelerate e semplificate
- Sviluppo interno fallito — troppo oneroso in termini di risorse per il team IT
- Non esiste un sistema centralizzato per gestire, smistare o monitorare le richieste di assistenza degli iscritti
Una piattaforma intuitiva e conforme al GDPR, selezionata tramite gara d'appalto
A seguito di una gara d’appalto, Mutuelle Intégrance ha scelto Optimy la sua facilità d’uso, la rapidità, il design intuitivo, la conformità al GDPR e l’assistenza clienti multilingue. Le richieste di assistenza individuali sono ora centralizzate e presentate mensilmente a un comitato di assistenza sociale composto da membri volontari del consiglio di amministrazione.
- Gestione centralizzata delle richieste: tutte le richieste di assistenza presentate dai membri vengono registrate, monitorate ed esaminate su un’unica piattaforma, accessibile agli assistenti sociali e ai membri del comitato.
- Invio assistito per i soci in condizioni di vulnerabilità: un sistema basato su password consente agli assistenti sociali di inviare richieste per conto dei soci che non sono in grado di farlo autonomamente.
- Stati personalizzati e modelli di documenti: strumenti di monitoraggio su misura che automatizzano la creazione dei riepiloghi delle richieste e migliorano le operazioni di ordinamento, raggruppamento e preparazione per le commissioni.
- Archivio back-office resiliente: tutti i file, le e-mail e i riepiloghi sono archiviati centralmente, garantendo la continuità operativa in caso di assenze, avvicendamenti del personale o pensionamenti.
Un notevole risparmio di tempo e una maggiore inclusione dei soci
Il passaggio a Optimy miglioramenti tangibili nell’intero ciclo di gestione delle sovvenzioni, dalla presentazione della domanda alla valutazione da parte della commissione. Il team incaricato di gestire le richieste di sostegno opera ora con maggiore efficienza, una migliore collaborazione e un solido sistema di back-office che garantisce la continuità operativa.
40+
Anni di attività (Assistenza a persone con disabilità e in condizioni di dipendenza)
Mensile
Esame delle richieste da parte della commissione (Richieste centralizzate presentate alla commissione del consiglio dei volontari)
GDPR
Conforme (piena conformità agli standard di protezione dei dati e di qualità)
Zero
Documenti cartacei (completa transizione verso l’uso esclusivo di documenti digitali per tutte le richieste dei membri)
La scelta di Optimy una svolta per Mutuelle Intégrance. La sua semplicità, rapidità e interfaccia intuitiva hanno migliorato notevolmente i nostri processi relativi alle richieste di assistenza, garantendo un supporto tempestivo ai nostri iscritti.
Responsabile dell'Assistenza Sociale — Mutua Intégrance
Un sistema completamente digitale e conforme al GDPR che facilita l’accesso al supporto da parte delle persone vulnerabili, consentendo al contempo un notevole risparmio di tempo al team incaricato di gestire le loro richieste.
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