Come la Merck Family Foundation ha modernizzato la gestione delle sovvenzioni grazie a Optimy
Fondazione di famiglia Merck
La Merck Family Foundation è un’organizzazione filantropica impegnata a sostenere progetti innovativi nei settori dell’istruzione, della sanità e dello sviluppo comunitario. Con la missione di generare un impatto sostenibile e misurabile, la fondazione opera sia a livello nazionale che internazionale, collaborando con una vasta gamma di organizzazioni. Essendo un piccolo team che gestisce un portafoglio in continua crescita, la fondazione aveva bisogno di modernizzare i propri processi per stare al passo con le proprie ambizioni strategiche, senza aumentare l’organico.
Un piccolo team sopraffatto dalla complessità delle operazioni manuali
Prima di Optimy, la Merck Family Foundation gestiva oltre 100 richieste di sovvenzione all’anno con un team composto da sole due persone, affidandosi esclusivamente a fogli di calcolo, catene di e-mail e inserimento manuale dei dati.
- Oltre 100 richieste all'anno gestite manualmente da un team di due persone
- Gestione dei dati dispendiosa in termini di tempo e soggetta a errori su più fogli di calcolo
- Mancanza di un sistema trasparente per il monitoraggio e la rendicontazione dell'impatto dei progetti finanziati
- Il turnover del personale ha messo a rischio il patrimonio di conoscenze e la continuità dell'istituzione
Una piattaforma centralizzata e automatizzata adottata dal 2020
La fondazione ha scoperto Optimy consultazioni con altre fondazioni e con esperti del settore. L'implementazione è iniziata nel 2020, con il pieno sostegno del Optimy durante l'intero processo di onboarding.
- Dati di progetto centralizzati: tutte le informazioni relative alle applicazioni e ai progetti sono archiviate in un’unica piattaforma, accessibile a tutto il team in qualsiasi momento.
- Gestione automatizzata delle richieste: flussi di lavoro ottimizzati per la ricezione, l'inserimento dei dati e la revisione, che eliminano le attività manuali ripetitive per il piccolo team.
- Monitoraggio dell'impatto rispetto a indicatori predefiniti: gli strumenti integrati consentono al team di monitorare e visualizzare i risultati dei progetti finanziati con coerenza e chiarezza.
- Continuità delle conoscenze nonostante i cambiamenti di personale: la centralizzazione dei dati garantisce che nessuna conoscenza istituzionale vada persa in occasione del avvicendamento dei membri del team.
Ristabilita la focalizzazione strategica — alleggerito l'onere amministrativo
Da quando ha adottato Optimy, la Merck Family Foundation ha trasformato le proprie operazioni interne. Il team dedica ora meno tempo alle attività amministrative e più tempo a ciò che conta davvero: instaurare relazioni significative con i partner finanziati e valutare l’impatto reale.
100+
Richieste all'anno (gestite in modo efficiente da un team di due persone)
2020
Attivo dal (Implementazione fluida con Optimy pieno Optimy )
Accesso ai dati in tempo reale
(Massima trasparenza su ogni progetto finanziato)
Zero
Perdita di conoscenze (Continuità garantita nonostante i cambiamenti di personale)
Crediamo fermamente nell'importanza di mantenere rapporti personalizzati con ciascun partner finanziato, e il sistema ci aiuta a garantire che nessun dettaglio venga trascurato. La facilità con cui è possibile accedere alle informazioni e condividerle ha reso le nostre operazioni molto più efficienti.
Responsabile delle sovvenzioni — Fondazione della Famiglia Merck
Il team è passato dall'essere sommerso dalle pratiche amministrative a concentrarsi interamente sui rapporti con i partner e sulla valutazione dell'impatto strategico.
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