Come la Fondazione Hatt-Bucher ha digitalizzato i propri processi di gestione delle sovvenzioni con Optimy
Fondazione Hatt-Bucher
La Fondazione Hatt-Bucher si impegna a migliorare la qualità della vita delle persone di età pari o superiore a 65 anni che si trovano in condizioni di disagio economico. La fondazione offre una serie di servizi di sostegno, tra cui apparecchi acustici, aiuti finanziari per le spese quotidiane e finanziamenti per attività ricreative e vacanze. Alleviando lo stress finanziario, la fondazione mira a portare felicità e serenità alla comunità degli anziani, gestendo centinaia di richieste individuali all’anno con un piccolo team dedicato.
risultato chiave: riduzione del carico di lavoro del 40%
1.000 domande cartacee all’anno — e nessuna infrastruttura digitale
Prima Optimy, la fondazione gestiva circa 1.000 domande cartacee all’anno. Il volume dei documenti cartacei, della documentazione di supporto dettagliata e della gestione manuale dei dati stava mettendo a dura prova il team.
- circa 1.000 domande cartacee all’anno che richiedono l’elaborazione manuale e l’archiviazione fisica
- Un intenso lavoro manuale per la gestione e l'archiviazione di voluminosi documenti giustificativi
- Non esiste un sistema unificato per monitorare le richieste o comunicare le decisioni su larga scala
- Elevata impronta ambientale derivante da attività che comportano un elevato consumo di carta
Una piattaforma flessibile ed economica, scelta al termine di un rigoroso confronto
La fondazione ha scelto Optimy delle calde raccomandazioni di altri enti erogatori di sovvenzioni e di un’approfondita valutazione comparativa con altre soluzioni. Optimy distinta per la sua flessibilità, facilità d’uso e convenienza economica. Una formazione completa e un’assistenza continua hanno garantito una transizione senza intoppi.
- Gestione completamente digitale delle domande: eliminati i moduli cartacei e l’archiviazione fisica — i richiedenti presentano ora le domande online, riducendo così gli errori e l’inserimento manuale dei dati.
- Registrazione automatizzata dei dati e dei pagamenti: i riepiloghi forniti dai richiedenti vengono inseriti direttamente nella piattaforma, alleggerendo notevolmente il carico amministrativo a carico del personale.
- Gestione centralizzata delle richieste: tutte le richieste vengono monitorate su un’unica piattaforma digitale, il che semplifica il monitoraggio dello stato e il recupero immediato delle informazioni.
- Comunicazioni automatizzate relative alle decisioni: circa 1.000 e-mail di notifica inviate ogni anno tramite la piattaforma, a garanzia di una comunicazione tempestiva e coerente con i candidati.
Riduzione del carico di lavoro del 40% — più tempo per ciò che conta davvero
L'implementazione di Optimy risultati notevoli in termini di efficienza, sostenibilità e capacità del team. I candidati hanno espresso grande apprezzamento per la praticità del nuovo sistema e il personale ha segnalato un notevole miglioramento nelle operazioni quotidiane.
40%
Riduzione del carico di lavoro (riduzione degli oneri amministrativi, che consente al personale di dedicarsi a nuove iniziative)
1,000
E-mail relative alle decisioni/anno (inviate automaticamente, per garantire una comunicazione tempestiva ai candidati)
Zero
Domande cartacee (digitalizzazione completa, riduzione dell'impatto ambientale)
Altro
Capacità di impatto (il team è ora in grado di intraprendere nuovi progetti e iniziative comunitarie)
Grazie a Optimy, abbiamo ridotto il nostro carico di lavoro del 40%, il che ci ha permesso di intraprendere nuovi progetti e di servire meglio la nostra comunità.
Amministratore delegato — Fondazione Hatt-Bucher
Un sistema completamente digitale in grado di gestire 1.000 richieste all’anno, con una riduzione del 40% del carico amministrativo e una maggiore capacità di assistere la comunità degli anziani.
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