Come la Fondation Charcot ha trasformato la propria attività di erogazione di sovvenzioni grazie a Optimy
Fondazione Charcot
Fondata nel 1987, la Fondazione Charcot ha come missione quella di sostenere la ricerca scientifica sulla sclerosi multipla. La Fondazione finanzia ogni anno diversi progetti di ricerca, alcuni dei quali prevedono sovvenzioni pluriennali destinate a programmi scientifici a lungo termine. La sua attività mette in contatto università, ricercatori ed esperti valutatori in tutto il Belgio e oltre.
Paese: Belgio | Anno di fondazione: 1987
Un processo interamente manuale, basato su documenti cartacei, che comporta rischi operativi concreti
Fino a poco tempo fa, ogni fase del bando di gara indetto dalla Fondazione veniva gestita per posta — dalla pubblicazione delle opportunità alla ricezione delle candidature e alla loro distribuzione ai valutatori. Questo approccio comportava notevoli rischi logistici e costi finanziari sia per la Fondazione che per i candidati.
- Domande presentate esclusivamente per posta — rischio di smarrimento della documentazione durante il trasporto
- Spese postali sostenute sia dai ricercatori che dalla Fondazione per l’invio e la distribuzione delle copie
- È difficile far rispettare le regole di formattazione (limiti di pagine, numero di copie, ecc.)
- Non esiste un metodo semplificato per distribuire le candidature ai membri della giuria affinché le valutino
Moduli digitali, collaborazione online e valutazione standardizzata
La Fondazione Charcot ha scelto Optimy digitalizzare l'intero ciclo del bando di concorso, dalla pubblicazione dei moduli online alla gestione delle candidature, dei promemoria e della valutazione della giuria. La piattaforma ha sostituito tutte le fasi postali con un flusso di lavoro digitale sicuro e accessibile.
- Moduli di candidatura online: pubblicati direttamente sul sito web della Fondazione — accessibili ai ricercatori, con campi standardizzati che garantiscono automaticamente il rispetto di tutte le regole di presentazione.
- Invio graduale e promemoria: i candidati preparano i propri contributi in modo graduale, grazie a promemoria automatici sulle scadenze che riducono il numero di invii incompleti all’ultimo minuto.
- Distribuzione digitale dei documenti per la giuria: le domande vengono inviate online ai membri della giuria in formato PDF — niente più copie cartacee, né ritardi postali né costi.
- Rendicontazione finanziaria e scientifica armonizzata: i beneficiari presentano le relazioni sullo stato di avanzamento tramite un Optimy standardizzato, con la possibilità di esportare i dati in Excel per l’analisi e la rendicontazione ai donatori.
Meno lavoro amministrativo, zero file persi, maggiore sicurezza dei dati
Optimy alla Fondazione Charcot di risparmiare molto tempo durante l'intero ciclo di gestione delle sovvenzioni — dalla pubblicazione del bando al monitoraggio dei progetti — riducendo al contempo drasticamente i rischi associati al precedente processo cartaceo.
Fondata nel 1987
Da quasi 40 anni a sostegno della ricerca sulla sclerosi multipla
Nessun file perso
Tutte le richieste vengono inviate in modo sicuro per via digitale — nessun rischio legato alla spedizione postale
Procedura di valutazione online
Le candidature vengono condivise istantaneamente in formato digitale con tutti i valutatori
Maggiore sicurezza dei dati
Dati di ricerca sensibili protetti in un’unica piattaforma sicura
Optimy rivoluzionato il nostro processo di assegnazione delle sovvenzioni, garantendo efficienza, una collaborazione senza intoppi e un percorso più agevole verso risultati innovativi. Tra i suoi valori aggiunti figurano l’armonizzazione delle candidature e la riduzione del rischio di smarrimento dei fascicoli.
Amministratore delegato — Fondazione Charcot
Una procedura di concessione delle sovvenzioni di ricerca interamente cartacea è stata sostituita da un flusso di lavoro digitale e sicuro, che ha eliminato la perdita di documenti, ridotto i costi e consentito una collaborazione senza intoppi tra i membri della giuria.
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