Come la Merck Family Foundation ha gestito la propria trasformazione digitale nella gestione delle sovvenzioni

Sfide

La fondazione ha dovuto affrontare diverse sfide. La gestione di un volume elevato di progetti, che superava le 100 domande all'anno, era una sfida per il piccolo team di due persone. La gestione manuale dei dati in diversi elenchi e fogli di calcolo richiedeva molto tempo ed era soggetta a errori. Inoltre, la mancanza di trasparenza nel tracciare e riportare l'impatto dei progetti finanziati ha complicato ulteriormente le operazioni. I cambiamenti nelle risorse umane hanno aggravato le difficoltà nel mantenere la continuità e la conoscenza istituzionale, evidenziando la necessità di un sistema più efficiente e sostenibile.

Soluzione

Per affrontare queste sfide, la Merck Family Foundation ha implementato Optimy. La fondazione ha scoperto Optimy attraverso consultazioni con altre fondazioni ed esperti del settore, che hanno condiviso le loro esperienze positive con la piattaforma. Il processo di implementazione è iniziato nel 2020 ed è stato fluido e ben supportato dal team di Optimy . Il software ha fornito una piattaforma centralizzata per tutti i dati del progetto, accessibile a tutti i membri del team, e ha automatizzato molti processi, semplificando la gestione delle domande, l'inserimento dei dati e la rendicontazione. Sono stati inclusi strumenti integrati per il monitoraggio e la misurazione dei risultati del progetto rispetto a indicatori predefiniti e la sua interfaccia user-friendly ha facilitato una rapida adozione da parte del team.

Risultati

L'adozione di Optimy da parte della Merck Family Foundation ha snellito le operazioni e ha apportato notevoli benefici. I processi automatizzati hanno ridotto il carico amministrativo, consentendo al personale di concentrarsi sulle attività strategiche. L'accesso in tempo reale ai dati ha migliorato la trasparenza e la responsabilità nella rendicontazione dei progetti. La capacità di tracciare e visualizzare i dati sull'impatto ha consentito una valutazione più efficace dei progetti finanziati. L'archiviazione centralizzata dei dati ha garantito la continuità e ha facilitato le transizioni durante i cambi di personale.

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