Einhaltung der Förderbedingungen: Nachweisen, dass die Mittel wie vereinbart verwendet wurden, und dies belegen können

Was versteht man unter der Einhaltung von Förderbedingungen?

Die Einhaltung der Fördervorschriften ist die Vorgehensweise, die sicherstellt, dass jede Förderzusage vertretbar ist: Der Empfänger war förderungsberechtigt, die Entscheidung erfolgte gemäß dem festgelegten Verfahren, die Mittel wurden ausschließlich für den vereinbarten Zweck verwendet, und die Ausgaben wurden gemeldet und überprüft.

Dies gilt für den Geldgeber ebenso wie für den Fördermittelempfänger. Eine Stiftung ist gegenüber ihrem Vorstand und ihrer Aufsichtsbehörde dafür rechenschaftspflichtig, wie sie die Empfänger ausgewählt hat, und nicht nur dafür, ob sich die Empfänger ordnungsgemäß verhalten haben.

‍

Was ein Förderer nachweisen können muss

In der Praxis sind vier Punkte zu beachten: Dass der Fördermittelempfänger vor der Bewilligung überprüft wurde – die Due-Diligence-Unterlagen. Dass die Entscheidung den veröffentlichten Kriterien entsprach und von Personen getroffen wurde, bei denen kein Interessenkonflikt vorlag. Dass die Verwendung der Mittel schriftlich in der Fördervereinbarung festgelegt wurde. Und dass der Fördermittelempfänger über die Ausgaben Bericht erstattete und die Berichte aufbewahrt wurden.

Jedes dieser Dokumente wird für einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt und lässt sich abrufen, ohne dass es aus dem Gedächtnis oder aus dem Posteingang einer anderen Person rekonstruiert werden muss.

Europäische Förderer unterliegen einer zusätzlichen Ebene. Förderanträge enthalten in der Regel personenbezogene Daten, wodurch das Vergabeverfahren den datenschutzrechtlichen Verpflichtungen unterliegt, und die dem Markt gemeldeten Wirkungsdaten können unter Nachhaltigkeitsberichterstattungsvorschriften wie die CSRD fallen.

‍

Wo es in der Regel zu Verstößen gegen die Vorschriften kommt

Selten bei der Entscheidung. Es bricht an allen Ecken und Enden auseinander: eine per E-Mail durchgeführte Berechtigungsprüfung, die nie archiviert wurde, eine mündlich vereinbarte Budgetkorrektur, ein Abschlussbericht, der zwar eingegangen ist, aber entgegen der Zusage nie gelesen wurde.

Länderübergreifende Programme scheitern auf unterschiedliche Weise. Dieselbe Vergabe kann in einem Rechtsraum Routine sein, während sie in einem anderen zusätzliche Überprüfungen erfordert, und ein einziger, weltweit einheitlich angewandter Prozess wird an den meisten Orten zu aufwendig und an einigen wenigen unzureichend sein.

Ein weiterer häufiger Fehler ist der Faktor Zeit. Compliance-Verpflichtungen bestehen auch nach dem Ausscheiden der Personen fort, die das Programm geleitet haben; daher hat ein Prozess, der sich eher auf das individuelle Gedächtnis als auf dokumentierte Aufzeichnungen stützt, ein eingebautes Verfallsdatum.

‍

Einhaltung der Förderbedingungen in einer Förderplattform

Eine Softwareplattform für das Fördermittelmanagement macht die Einhaltung von Vorschriften zu einem Nebenprodukt des Arbeitsablaufs und nicht zu einem separaten Vorgang. Bei jedem Antrag werden die Förderkriterien geprüft, Vereinbarungen werden anhand genehmigter Vorlagen erstellt, und jede Entscheidung, Genehmigung und Änderung wird mit einem Zeitstempel versehen und dem entsprechenden Datensatz zugeordnet.

Das Ergebnis ist ein Prüfpfad, der dadurch entsteht, dass die Arbeit im System ausgeführt wurde – und nicht, weil jemand ihn nachträglich zusammengestellt hat. Wenn die Aufsichtsbehörde nachfragt, ist die Antwort eine Abfrage und kein Projekt.