Come possiamo gestire le donazioni aziendali e i contributi di corrispondenza in un unico posto?

I programmi di donazione e di “matching gift” crescono quasi sempre per effetto di un processo graduale piuttosto che per scelta deliberata.

Un anno viene creato un modulo per le richieste di donazione. L’anno successivo viene aggiunto un sistema di donazioni con contributo integrativo. I pagamenti vengono registrati in un foglio di calcolo del reparto finanziario. Le approvazioni avvengono tramite e-mail.

Ogni documento è a sé stante. Tuttavia, non esiste alcuna documentazione che indichi cosa abbia versato l'azienda, a chi, né se il contributo corrispondente da parte del dipendente sia mai stato effettivamente approvato ed erogato.

Sentiamo le tensioni da entrambe le parti:

• I dipendenti perdono fiducia nel programma di contributo integrativo, perché presentano una richiesta e non ricevono mai risposta. La partecipazione cala.
• L'azienda non è in grado di rispondere facilmente a una domanda fondamentale posta dalla dirigenza, ovvero "quanto abbiamo donato in totale quest'anno e a quali cause?", senza dover mettere insieme manualmente diverse fonti.

C'è anche un aspetto legato alla conformità, poiché le donazioni a determinate organizzazioni potrebbero richiedere una verifica prima dell'erogazione dei fondi.

Le squadre che riescono a gestire al meglio questa situazione creano un unico punto di accesso per l’intero processo: un unico canale per le richieste di donazioni e le richieste di contributo da parte dei dipendenti, con le approvazioni gestite e registrate, e ogni donazione registrata a fronte di un budget.

Le donazioni diventano automaticamente tracciabili e rendicontabili. I dipendenti ricevono effettivamente un riscontro sulle loro richieste. E il totale di fine anno è oggetto di una semplice richiesta di informazioni, piuttosto che di un’indagine.