Come possiamo incoraggiare i dipendenti a partecipare alle attività di volontariato?

Una scarsa partecipazione viene solitamente interpretata come un problema di comunicazione. Più spesso, invece, si tratta di un problema di autorizzazione.

I dipendenti che vorrebbero fare volontariato spesso non lo fanno perché l’attività si svolge di martedì pomeriggio, il loro responsabile non ha detto che è accettabile partecipare e non c’è nulla di scritto che indichi che faccia parte del loro lavoro. Nessuna campagna interna, per quanto intensa, può risolvere la questione.

Gli interventi che stimolano la partecipazione, indicati approssimativamente in ordine di efficacia:

1. Un diritto sancito per iscritto. Il congedo per volontariato stabilisce un numero di ore retribuite all’anno. In questo modo, il volontariato passa dall’essere qualcosa che il dipendente deve giustificare a qualcosa che gli spetta di diritto.
2. L'approvazione del responsabile è integrata nella richiesta e non viene richiesta separatamente. Se la partecipazione richiede un colloquio privato con il proprio responsabile diretto, il sistema tiene traccia di quanto le persone si sentano a proprio agio nel richiederla.
3. Formati compatibili con una giornata lavorativa, comprese opzioni da remoto e di breve durata. Un intervento in sede della durata di quattro ore esclude il personale part-time, gli assistenti familiari e chiunque risieda in un’altra città.
4. Un lavoro che le persone riconoscono come proprio. Il volontariato basato sulle competenze riscuote maggiore successo tra i dirigenti, che rappresentano il gruppo più difficile da coinvolgere e quello più visibile quando partecipa.

Ecco la parte che di solito viene tralasciata in questa discussione.

Negli Stati Uniti, l’entità dell’impegno richiesto è una questione giuridica, non solo culturale. Ai sensi del Fair Labor Standards Act, i dipendenti non possono prestare servizi di volontariato a un datore di lavoro del settore privato a scopo di lucro, e le linee guida del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti in materia di salari e orari di lavoro considerano tale tempo come ore lavorative retribuite in diverse situazioni: quando il lavoro di volontariato è dello stesso tipo di servizio per cui il dipendente viene retribuito, quando il datore di lavoro dirige o controlla l’attività e quando il servizio non viene offerto liberamente senza coercizione o pressioni indebite, dirette o implicite.

La conseguenza è chiara. Considerare il volontariato come un’aspettativa, collegarlo a un colloquio sulle prestazioni o lasciare che i dipendenti credano che la mancata partecipazione verrebbe notata, fa sì che l’attività esca dalla categoria del volontariato. L’entusiasmo manifesto da parte della dirigenza non è il problema. Lo è invece l’obbligo implicito.

Vale la pena apportare contemporaneamente una modifica al metodo di misurazione: contare i completamenti, non le iscrizioni. Il tasso di registrazione lusinga un programma in cui metà delle iscrizioni non si traduce mai in ore di partecipazione, e il divario tra i due dati rappresenta l’indicatore diagnostico più utile di cui il programma disponga.

Una piattaforma software dedicata al volontariato aziendale elimina gli ostacoli proprio nel punto in cui comportano i costi maggiori. I dipendenti trovano opportunità in linea con le loro competenze in un portale personalizzato con il marchio aziendale, si iscrivono autonomamente e registrano lì le ore prestate, mentre il percorso di approvazione e le e-mail di promemoria vengono gestiti automaticamente, senza dipendere dalla memoria di qualcuno. Il divario tra le iscrizioni e le ore effettivamente prestate viene quindi riportato nello stesso report relativo alla partecipazione, ed è proprio questo che lo rende risolvibile.