Nach der Bewilligung: Verwaltung einer Förderung nach der Mittelzusage

Was versteht man unter der Phase nach der Vergabe?

Die Phase nach der Bewilligung beginnt mit der Bestätigung der Bewilligung und endet mit dem offiziellen Abschluss des Fördervorhabens. Zwischen diesen beiden Zeitpunkten liegen die Vertragsabschlüsse, die Auszahlungen, die Überwachung und die Berichterstattung.

Es handelt sich um die längste Phase des Lebenszyklus, für die in der Regel die geringsten Ressourcen zur Verfügung stehen. Eine Auswahlrunde ist ein zeitlich begrenztes Verfahren; die Phase nach der Bewilligung ist eine fortlaufende Verpflichtung, die sich auf alle Förderungen erstreckt, die ein Förderer jemals gewährt hat und die noch nicht abgeschlossen sind.

‍

Was geschieht nach der Auftragsvergabe?

Die Fördervereinbarung wird unterzeichnet, wobei der Zweck, der Betrag, der Zeitplan und die Berichtspflichten festgelegt werden. Die Zahlungen erfolgen anschließend gemäß diesem Zeitplan, sei es in einer einzigen Rate oder in Abhängigkeit von Meilensteinen.

Die Ausgaben werden anhand des genehmigten Budgets überwacht, und Abweichungen werden explizit behandelt – genehmigt, abgelehnt oder neu verhandelt –, anstatt erst im Abschlussbericht festgestellt zu werden.

Der Fördermittelempfänger erstattet Bericht über Aktivitäten, Ausgaben und Ergebnisse. Diese Berichte fließen in die Wirkungsberichterstattung an einen Vorstand, einen Geldgeber oder eine Aufsichtsbehörde ein, und der Förderfall wird mit der Vervollständigung der Akte abgeschlossen.

‍

Warum die Phase nach der Förderzusage von den Förderern vernachlässigt wird

Denn nichts zwingt dazu. Eine versäumte Bewerbungsfrist ist sofort erkennbar; ein Förderungsbericht, der nie eintrifft, fällt nur demjenigen auf, der sich darum kümmern wollte – und oft nicht einmal dem.

Die Folge zeigt sich auf zweierlei Weise. Extern kann ein Geldgeber nicht nachweisen, was mit seinem Geld erreicht wurde – und genau das wird heute in der Nachhaltigkeits- und Wirkungsberichterstattung verlangt. Intern wird über die nächste Förderrunde entschieden, ohne zu wissen, welche Fördermittel der letzten Runde Wirkung gezeigt haben.

Mehrjährige und länderübergreifende Portfolios erschweren die Situation noch weiter. Die Berichtszyklen laufen nicht mehr synchron, die Währungskurse ändern sich zwischen Mittelzusage und Auszahlung, und die Zahl der offenen Verpflichtungen steigt mit jeder Runde.

‍

Nach der Bewilligung auf einer Förderplattform

Eine Softwareplattform für das Fördermittelmanagement plant Auszahlungen und Berichtstermine, sobald die Bewilligung bestätigt ist, und verfolgt diese anschließend automatisch, sodass offene Verpflichtungen sichtbar werden, ohne dass jemand eine Liste führen muss.

Zudem schließt dies die Lücke, die durch manuelle Prozesse entsteht: Die von den Förderempfängern gemeldeten Ergebnisse werden den in der ersten Phase des Förderzyklus festgelegten Zielen gegenübergestellt – wodurch ein Förderer nicht nur feststellen kann, wohin die Mittel geflossen sind, sondern auch, was sich dadurch verändert hat.