Wie die Stanley Thomas Johnson Foundation ihre Fördermittelverwaltung mit Optimy optimiert hat
Stanley Thomas Johnson Stiftung
Die Stanley Thomas Johnson Foundation ist eine in der Schweiz ansässige, unabhängige Stiftung, die Projekte in den Bereichen Kultur, Bildung, humanitäre Hilfe und medizinische Forschung fördert. Ihr Ziel ist es, die Lebensqualität der Menschen zu verbessern und das gegenseitige kulturelle Verständnis zu fördern. Als unabhängige Stiftung verfolgt sie eine langfristige Perspektive und unterstützt Bereiche, die vom öffentlichen Sektor und kommerziellen Sponsoren vernachlässigt werden – dabei bevorzugt sie innovative Ansätze und Partnerschaften mit langfristigem Potenzial unter den jährlich eingehenden 750 Anträgen.
Land: Schweiz | Bewilligte Fördermittel: ca. 150 pro Jahr
750 Bewerbungen, vielfältige Kriterien und ein komplexer Bewertungsprozess
Die Bearbeitung von Förderanträgen in vier unterschiedlichen Bereichen – jeder mit eigenen Förderkriterien – sowie die Durchführung eines strengen dreistufigen Bewertungsverfahrens stellten enorme operative Anforderungen an das Verwaltungsteam der Stiftung.
- 750 Anträge pro Jahr aus den Bereichen Kultur, Bildung, humanitäre Hilfe und medizinische Forschung
- Unterschiedliche Zulassungskriterien je nach Art des Antrags (Organisationen, Einzelpersonen, Sonderprojekte)
- Ein dreistufiger Bewertungsprozess (Vorabbewertung, Begutachtung durch Experten, Validierung durch den Vorstand), der digitale Unterstützung erfordert
- Es ist erforderlich, eine Anbindung an das Bankensystem der Stiftung herzustellen, um Zahlungen halbautomatisch freizugeben
Maßgeschneiderte Formulare, Bankintegration und eine nahtlose Migration
Optimy als umfassende Lösung für die komplexen Anforderungen der Stiftung im Bereich des Fördermittelmanagements ausgewählt. Es wurden drei unterschiedliche Antragsformulare eingerichtet – für Organisationen, Einzelpersonen und das Sonderprojekt „Zweite Chance für eine Erstausbildung“ –, die jeweils auf die spezifischen Kriterien zugeschnitten sind.
- Drei maßgeschneiderte Antragsformulare: Separate Formulare für Organisationen, Einzelpersonen und Sonderinitiativen – jedes mit eigenen Feldern und einer eigenen Zulassungslogik.
- Integration des Bankensystems: Ein „Datenaustausch“ mit der Hausbank der Stiftung ermöglicht eine halbautomatische Zahlungsfreigabe und reduziert so den manuellen Dateneingabeaufwand auf ein Minimum.
- Integrierte dreistufige Bewertung: Vorabbewertung, Begutachtung durch externe Experten und Validierung durch den Vorstand Optimy alles innerhalb von Optimy verwaltet Optimy für alle Benutzertypen zugänglich.
- Nahtlose Migration mit vollständiger Historie: Sechs Jahre Projekthistorie wurden erfolgreich von der bisherigen Plattform migriert – ohne Datenverlust und ohne Betriebsunterbrechung.
Jährlich werden 150 Förderanträge unter vollständiger Kontrolle und mit höchster Präzision bewilligt
Seit der Umstellung auf Optimy verfügt die Stanley Thomas Johnson Foundation über ein zuverlässiges und skalierbares Fördermittelmanagement. Die Berichts- und Controlling-Tools der Plattform erfüllen die umfassenden Anforderungen der Stiftung an die Überwachung, und das Team baut die Nutzung von Vorlagen und Berichten kontinuierlich aus.
750
Bewerbungen pro Jahr (in vier verschiedenen Fachbereichen und für drei Bewerbergruppen)
150
Bewilligte Fördermittel (jährlich, mit vollständiger Rückverfolgbarkeit und Berichterstattung)
6
Jahre Historie migriert (Die gesamte Projekthistorie aus dem vorherigen Tool wurde beibehalten)
3-stufig
Bewertung (Vorabbewertung, Expertenprüfung, Validierung durch den Vorstand – alles in Optimy)
Optimy unseren komplexen dreistufigen Bewertungsprozess Optimy und damit die Zugänglichkeit für alle Nutzer gewährleistet – vom Büropersonal bis hin zu den Vorstandsmitgliedern. Die benutzerfreundliche Oberfläche hat unsere Abläufe vereinfacht und ist damit zu einem unverzichtbaren Werkzeug für den Erfolg unserer Stiftung geworden.
Leiter der Verwaltung – Stanley Thomas Johnson Foundation
Ein komplexer, bereichsübergreifender Fördermittelprozess mit 750 Anträgen pro Jahr wird nun präzise, mit vollständiger Historie und bankintegrierten Zahlungen verwaltet – alles auf einer einzigen Plattform.
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