Wie Mutuelle Intégrance ihren Fördermittelprozess mit Optimy umgestaltet hat
Mutuelle Intégrance
Mutuelle Intégrance unterstützt seit über 40 Jahren schutzbedürftige Menschen, Menschen mit Behinderungen oder Pflegebedürftigkeit sowie deren Familien. Mit dem Ziel, deren Selbstständigkeit zu stärken und ihre Rechte zu wahren, bietet das Unternehmen innovative Produkte und Dienstleistungen in den Bereichen Krankenversicherung, Assistance, Vorsorge und Sparen an. Zu seiner Mission gehört es zudem, gemeinsam mit Akteuren der Sozial- und Solidarwirtschaft eine gerechtere Gesellschaft zu gestalten und sicherzustellen, dass die Lösungen allen Menschen während ihres gesamten Lebens zugutekommen – unter anderem durch ein strukturiertes Förderprogramm für Unterstützungsanträge von Mitgliedern.
Land: Frankreich | Norm: ISO 9001-zertifiziert
Hoher Verwaltungsaufwand sowohl für die Begünstigten als auch für die Mitarbeiter
Vor der Digitalisierung waren Supportanfragen mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden, der für Menschen mit Behinderungen besonders belastend war. Die Qualitätsstandards nach ISO 9001 erforderten eine schnellere Bearbeitung, und die Organisation hatte sich zur papierlosen Arbeitsweise verpflichtet – doch ein erster Versuch, eine eigene Lösung zu entwickeln, erwies sich für das IT-Team als zu zeitaufwendig.
- Komplexe, papierbasierte Verfahren, die für Mitglieder mit Behinderungen Hindernisse darstellen
- Die Einhaltung der Norm ISO 9001 erfordert eine beschleunigte und vereinfachte Abwicklung
- Gescheiterte Eigenentwicklung – zu ressourcenintensiv für das IT-Team
- Es gibt kein zentrales System zur Verwaltung, Sortierung oder Nachverfolgung von Supportanfragen der Mitglieder
Eine DSGVO-konforme, benutzerfreundliche Plattform, die im Rahmen einer Ausschreibung ausgewählt wurde
Nach einer Ausschreibung entschied sich Mutuelle Intégrance Optimy der Benutzerfreundlichkeit, der Schnelligkeit, des intuitiven Designs, der DSGVO-Konformität und des mehrsprachigen Kundensupports Optimy . Einzelne Supportanfragen werden nun zentral erfasst und monatlich einem ehrenamtlichen Sozialausschuss des Vorstands vorgelegt.
- Zentralisierte Anfrageverwaltung: Alle Supportanfragen von Mitgliedern werden auf einer einzigen Plattform eingereicht, nachverfolgt und geprüft – zugänglich für Sozialarbeiter und Ausschussmitglieder.
- Unterstützte Antragstellung für schutzbedürftige Mitglieder: Ein Passwortsystem ermöglicht es Sozialarbeitern, Anträge im Namen von Mitgliedern einzureichen, die dazu selbst nicht in der Lage sind.
- Benutzerdefinierte Status und Dokumentvorlagen: Maßgeschneiderte Nachverfolgungswerkzeuge automatisieren die Zusammenfassung von Anträgen und verbessern die Sortierung, Gruppierung und Vorbereitung für Ausschusssitzungen.
- Ausfallsicheres Backoffice-Archiv: Alle Dateien, E-Mails und Zusammenfassungen werden zentral gespeichert – dies gewährleistet die Kontinuität bei Abwesenheiten, Personalwechseln oder Pensionierungen.
Erhebliche Zeitersparnis und eine verbesserte Einbindung der Mitglieder
Die Umstellung auf Optimy messbaren Verbesserungen über den gesamten Förderzyklus hinweg – von der Einreichung bis zur Prüfung durch den Ausschuss. Das für die Bearbeitung von Förderanträgen zuständige Team arbeitet nun effizienter, kooperiert besser und verfügt über eine robuste Backoffice-Infrastruktur, die die Kontinuität gewährleistet.
40+
Langjährige Arbeit (Unterstützung von Menschen mit Behinderungen und Abhängigkeiten)
Monatlich
Ausschussprüfungen (Zentralisierte Anträge, die dem ehrenamtlichen Vorstandsausschuss vorgelegt werden)
GDPR
Vorgabenkonform (vollständige Einhaltung der Datenschutz- und Qualitätsstandards)
Null
Papier (Vollständige Umstellung auf papierloses Arbeiten bei allen Mitgliederanfragen erreicht)
Die Entscheidung für Optimy ein Wendepunkt für Mutuelle Intégrance. Dank der Einfachheit, Schnelligkeit und der intuitiven Bedienung des Systems konnten wir unsere Abläufe im Zusammenhang mit Supportanfragen erheblich verbessern und so eine zeitnahe Unterstützung unserer Mitglieder gewährleisten.
Leiter der Sozialabteilung – Krankenkasse Intégrance
Ein vollständig papierloses, DSGVO-konformes System, das schutzbedürftigen Mitgliedern den Zugang zu Unterstützung erleichtert – und gleichzeitig dem Team, das ihre Anfragen bearbeitet, erhebliche Zeitersparnisse ermöglicht.
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