Wie die Merck Family Foundation ihr Fördermittelmanagement mit Optimy modernisiert hat
Merck-Familienstiftung
Die Merck Family Foundation ist eine gemeinnützige Organisation, deren Schwerpunkt auf der Förderung innovativer Projekte in den Bereichen Bildung, Gesundheitswesen und Gemeindeentwicklung liegt. Mit dem Ziel, nachhaltige und messbare Wirkung zu erzielen, ist die Stiftung sowohl im Inland als auch international tätig und arbeitet dabei mit einer Vielzahl unterschiedlicher Organisationen zusammen. Als kleines Team, das ein wachsendes Portfolio verwaltet, musste die Stiftung ihre Prozesse modernisieren, um mit ihren strategischen Zielen Schritt zu halten – ohne zusätzliches Personal einzustellen.
Ein kleines Team, das von der Komplexität der manuellen Arbeitsabläufe überfordert ist
Vor der Einführung von Optimy bearbeitete die Merck Family Foundation jährlich über 100 Förderanträge mit einem Team von nur zwei Mitarbeitern – wobei man sich ausschließlich auf Tabellenkalkulationen, E-Mail-Korrespondenz und die manuelle Dateneingabe stützte.
- Über 100 Anträge pro Jahr, die von einem zweiköpfigen Team manuell bearbeitet werden
- Zeitaufwändige und fehleranfällige Datenbearbeitung über mehrere Tabellenkalkulationen hinweg
- Es gibt kein transparentes System zur Erfassung und Berichterstattung über die Auswirkungen der geförderten Projekte
- Die Fluktuation des Personals gefährdete das institutionelle Wissen und die Kontinuität
Eine zentralisierte, automatisierte Plattform, die seit 2020 im Einsatz ist
Die Stiftung wurde Optimy Beratungen mit anderen Stiftungen und Branchenexperten auf Optimy aufmerksam. Die Umsetzung begann im Jahr 2020, wobei das Optimy den gesamten Einarbeitungsprozess über umfassend unterstützte.
- Zentralisierte Projektdaten: Alle Anwendungs- und Projektinformationen werden auf einer einzigen Plattform gespeichert und stehen dem gesamten Team jederzeit zur Verfügung.
- Automatisierte Antragsbearbeitung: Optimierte Arbeitsabläufe bei der Entgegennahme, Dateneingabe und Prüfung – wodurch sich wiederholende manuelle Aufgaben für das kleine Team entfallen.
- Wirkungsmessung anhand vordefinierter Indikatoren: Dank integrierter Tools kann das Team die Ergebnisse der geförderten Projekte einheitlich und übersichtlich nachverfolgen und visualisieren.
- Wissenskontinuität trotz Personalwechsel: Zentralisierte Aufzeichnungen stellen sicher, dass bei einem Wechsel von Teammitgliedern kein institutionelles Wissen verloren geht.
Strategischer Fokus wiederhergestellt – Verwaltungsaufwand verringert
Seit der Einführung Optimy hat die Merck Family Foundation ihre internen Abläufe grundlegend umgestaltet. Das Team verwendet nun weniger Zeit auf Verwaltungsaufgaben und mehr Zeit auf das Wesentliche: den Aufbau sinnvoller Beziehungen zu den geförderten Partnern und die Bewertung der tatsächlichen Wirkung.
100+
Anträge pro Jahr (effizient bearbeitet von einem zweiköpfigen Team)
2020
Seitdem live (reibungslose Implementierung mit umfassender Optimy )
Echtzeit-Datenzugriff
(Vollständige Transparenz bei jedem geförderten Projekt)
Null
Wissensverlust (Gewährleistung der Kontinuität trotz Personalwechsel)
Wir legen großen Wert darauf, individuelle Beziehungen zu jedem geförderten Partner zu pflegen, und das System trägt dazu bei, dass kein Detail übersehen wird. Der einfache Zugriff auf Informationen und deren Austausch haben unsere Arbeitsabläufe deutlich effizienter gestaltet.
Fördermittelmanager — Merck Family Foundation
Das Team hat den Schwerpunkt von der Flut an Verwaltungsaufgaben auf die intensive Pflege der Partnerbeziehungen und die strategische Wirkungsanalyse verlagert.
Fordern Sie eine Demo an und steigern Sie Ihre gesellschaftliche und geschäftliche Wirkung.
