Wie die Hatt-Bucher-Stiftung ihre Fördermittelverwaltung mit Optimy digitalisiert hat
Hatt-Bucher-Stiftung
Die Hatt-Bucher-Stiftung hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Lebensqualität von Menschen ab 65 Jahren zu verbessern, die in finanziellen Nöten sind. Die Stiftung bietet eine Reihe von Unterstützungsleistungen an, darunter Hörgeräte, finanzielle Hilfe für den Lebensunterhalt sowie die Finanzierung von Freizeitaktivitäten und Urlaubsreisen. Durch die Entlastung in finanziellen Belangen möchte die Stiftung den älteren Menschen Freude und Trost spenden – und bearbeitet mit einem kleinen, engagierten Team jährlich Hunderte von Einzelanträgen.
Wichtigstes Ergebnis: 40 %ige Verringerung des Arbeitsaufwands
1.000 Anträge in Papierform pro Jahr – und keine digitale Infrastruktur
Vor der Einführung von Optimy bearbeitete die Stiftung jährlich etwa 1.000 Anträge in Papierform. Das Volumen an physischen Dokumenten, ausführlichen Begleitunterlagen und der manuelle Datenaufwand belasteten das Team bis an seine Grenzen.
- ~1.000 Anträge in Papierform pro Jahr, die eine manuelle Bearbeitung und physische Aufbewahrung erfordern
- Umfangreiche manuelle Arbeit bei der Bearbeitung und Archivierung umfangreicher Belege
- Es gibt kein einheitliches System zur Nachverfolgung von Anfragen oder zur Kommunikation von Entscheidungen in großem Maßstab
- Hoher ökologischer Fußabdruck durch papierintensive Betriebsabläufe
Eine flexible, kosteneffiziente Plattform, die nach einem gründlichen Vergleich ausgewählt wurde
Die Stiftung entschied sich für Optimy nachdrücklicher Empfehlungen von anderen Förderorganisationen sowie eines gründlichen Vergleichs mit anderen Lösungen. Optimy durch seine Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Kosteneffizienz aus. Umfassende Schulungen und kontinuierlicher Support sorgten für einen reibungslosen Übergang.
- Vollständig digitale Antragserfassung: Keine Papierformulare und keine Archivierung mehr – Antragsteller reichen ihre Anträge nun online ein, wodurch Fehler und die manuelle Dateneingabe reduziert werden.
- Automatisierte Daten- und Zahlungserfassung: Die von den Antragstellern bereitgestellten Übersichten werden direkt in die Plattform übernommen, wodurch sich der Verwaltungsaufwand für die Mitarbeiter erheblich verringert.
- Zentralisiertes Antragsmanagement: Alle Anträge werden auf einer digitalen Plattform erfasst, sodass sich der Status leicht überwachen und Informationen sofort abrufen lassen.
- Automatisierte Benachrichtigungen über Entscheidungen: Jährlich werden über die Plattform etwa 1.000 E-Mails mit Entscheidungsmitteilungen versendet, wodurch eine zeitnahe und einheitliche Kommunikation mit den Bewerbern gewährleistet wird.
40 % weniger Arbeitsaufwand – mehr Zeit für das Wesentliche
Die Einführung von Optimy beeindruckenden Ergebnissen in den Bereichen Effizienz, Nachhaltigkeit und Teamkapazität. Die Antragsteller äußerten große Zufriedenheit mit der Benutzerfreundlichkeit des neuen Systems, und die Mitarbeiter berichteten von einer deutlichen Verbesserung der täglichen Arbeitsabläufe.
40%
Reduzierung des Arbeitsaufwands (Abbau des Verwaltungsaufwands, Entlastung der Mitarbeiter für neue Initiativen)
1,000
Entscheidungs-E-Mails pro Jahr (werden automatisch versendet, um eine zeitnahe Kommunikation mit den Bewerbern zu gewährleisten)
Null
Anträge in Papierform (vollständige Digitalisierung erreicht, Verringerung des ökologischen Fußabdrucks)
Mehr
Handlungsspielraum (Das Team ist nun in der Lage, neue Projekte und gemeinnützige Initiativen zu übernehmen)
Dank Optimy konnten wir unseren Arbeitsaufwand um 40 % reduzieren, sodass wir nun neue Projekte übernehmen und unserer Gemeinschaft besser dienen können.
Geschäftsführer — Hatt-Bucher-Stiftung
Ein vollständig papierloser Betrieb, der jährlich 1.000 Anträge bearbeitet – mit 40 % weniger Verwaltungsaufwand und mehr Kapazitäten für die Betreuung älterer Menschen.
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