Wie die EM Normandie ihre Bildungsprojekte mit Optimy verwaltet
EM Normandie
Die EM Normandie ist eine der ältesten Wirtschaftshochschulen Frankreichs mit Standorten in Frankreich (Caen, Le Havre, Paris), Oxford und Dublin – in den kommenden Jahren sollen weitere Standorte in Dubai und Vietnam eröffnet werden. Die Hochschule konzentriert sich auf drei zentrale gesellschaftliche Themen: Inklusion von Menschen mit Behinderung, Bekämpfung sexueller und geschlechtsspezifischer Gewalt sowie LGBT-Politik. Die Studierenden werden dazu ermutigt, im Rahmen von Vereinigungen Projekte zu entwickeln und zu leiten, wobei sie von einem engagierten Team fachlich betreut werden. Diese Projekte setzen das im Unterricht Gelernte in praktische Erfahrungen um – und die Hochschule benötigte eine Plattform, um sowohl die Vergabe von Stipendien als auch die Aktivitäten zur Studienberatung durchgängig zu verwalten.
Land: Frankreich (+ Oxford, Dublin) | Anwendungsfall: Stipendien und studentische Projekte | optimy : Fördermittel- und Projektmanagement
Zu viele Aufgaben, zu wenig Zeit – und dabei geht die persönliche Note verloren
Das Team von EM Normandie verwaltete die Stipendienunterlagen der Studierenden und die Projektüberwachung manuell – über verschiedene Tools und E-Mail-Verläufe hinweg. Mit dem Wachstum des Teams wurde der Informationsaustausch uneinheitlich, und es bestand die Gefahr, dass die persönliche Beziehung zu den einzelnen Studierenden verloren ging.
- Es gibt kein einheitliches Tool für den Austausch von Schülerdateien innerhalb des Teams – was gerade in Übergangsphasen von entscheidender Bedeutung ist
- Einmalige E-Mails konnten die persönliche, auf Vertrauen basierende Beziehung, die die Schule zu ihren Schülern aufbauen wollte, nicht fördern
- Für die einzelnen Phasen des Stipendienverfahrens (Bewerbung → Prüfung → Auszahlung) gab es kein einheitliches Nachverfolgungssystem
- Durch den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben blieb weniger Zeit für die sinnvolle Betreuung der Studierenden
Eine Plattform für die gesamte Abwicklung – von der Datei bis zur Zahlung
Die EM Normandie hat Optimy ihre All-in-One-Plattform für die Verwaltung sowohl von Stipendienprojekten als auch von Aktivitäten im Bereich der Studienberatung eingeführt. Das Optimy bot engagierte Unterstützung und einen transparenten Einrichtungsprozess, wodurch die Hochschule schnell erhebliche Zeiteinsparungen erzielen konnte.
- Zentrale Verwaltung der Schülerakten: Alle Schülerdaten werden in Echtzeit im gesamten Team ausgetauscht – so entstehen keine Informationslücken bei Personalwechseln oder Abwesenheiten.
- Detaillierte, individuell anpassbare Antragsformulare: Strukturierte Formulare ermöglichen eine sinnvolle, personalisierte Interaktion mit den Studierenden – und ersetzen damit allgemeine, einmalige E-Mails.
- Umfassendes Management des gesamten Stipendienzyklus: Von der Einreichung des Antrags über die Prüfung durch den Ausschuss bis hin zur Auszahlung – alle Phasen werden auf einer intuitiven Plattform nachverfolgt.
- Budgetverwaltung und integrierte Nachrichtenfunktion: Budgetüberwachung und direkter Nachrichtenaustausch mit den Studierenden in einem Tool vereint – wodurch eine verstreute Kommunikation vermieden wird.
Mehr Zeit für die Studierenden, weniger Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben
Mit Optimy verwaltet das Team der EM Normandie nun alle Aktivitäten im Bereich Stipendien und Studienberatung wesentlich effizienter – wodurch mehr Zeit für die Pflege der persönlichen, vertrauensvollen Beziehungen zu den Studierenden bleibt, die im Mittelpunkt des Leitbilds der Hochschule stehen.
5 oder mehr Standorte
Frankreich, Oxford, Dublin, Dubai, Vietnam
Stipendienverwaltung von A bis Z
Von der Studentenakte bis zur Zahlung auf einer einzigen Plattform
Echtzeit-Austausch im Team
Alle Schülerdaten sind für das gesamte Team sofort einsehbar
Mehr Zeit für die Studierenden
Durch den Abbau von Verwaltungsaufgaben wird Personal für eine sinnvolle Betreuung der Studierenden freigesetzt
All die kleinen Funktionen ermöglichen es Ihnen, wirklich alles von A bis Z zu verwalten – von der Akte der Studierenden bis hin zur Validierung und tatsächlichen Auszahlung des Stipendiums.
Leiter des Bereichs „Balance & Inclusion“ — EM Normandie
Die EM Normandie hat die bisher verstreuten Instrumente zur Studierendenverwaltung durch eine einzige Plattform ersetzt, die Stipendien, Beratungsprojekte und Zahlungen abdeckt – und dabei die persönliche Beziehung zu jedem einzelnen Studierenden gewahrt.
Fordern Sie eine Demo an und steigern Sie Ihre gesellschaftliche und geschäftliche Wirkung.
